Što dobivate
- Komercijaliste koji rade na svojim karticama, a ne mogu preuzeti bazu klijenata ili kontakata.
- Izvoz rezerviran za osobe koje odredite, ograničen na njihov vlastiti opseg klijenata.
- Trag izrada, izmjena i brisanja, s autorom i datumom.
- U slučaju incidenta, vraćanje zatraženo od podrške iz sigurnosnih kopija Klytic iz posljednjih 30 dana, uključeno ili naplaćeno ovisno o uzroku.
- Klytic CRM nema zadani koš za smeće. Kao opcija, proširenje „koš za smeće“ omogućuje vam da sami vratite izbrisanu karticu. Ono također pridonosi potpori projektu otvorenog koda na kojem se Klytic CRM temelji.
Glavni korak: odvojiti pregled i izvoz
Administrator vaše usluge, ili podrška Klytic na vaš zahtjev, postavlja prava svake grupe. I za kartice klijenata i za kontakte pravo izvoza odvojeno je od prava pregleda, izrade i izmjene.
- Ukinite pravo izvoza grupi komercijalista.
- Provjerite da ga nijedan komercijalist ne dobiva preko druge grupe: osoba zbraja prava svih svojih grupa.
- Ukinite ga vanjskim suradnicima, bez iznimke.
- Dodijelite ga poimence jednoj ili dvjema osobama, primjerice prodajnom direktoru i administraciji prodaje.
Izvoz prati opseg osobe. Komercijalist koji vidi samo svoje klijente, a kojem biste ostavili pravo izvoza, izvezao bi samo svoje klijente. Cijelu bazu može izvesti samo osoba koja ima i prošireni pristup svim klijentima i pravo izvoza. Upravo tu kombinaciju treba ograničiti. Postavljanje opsega opisano je u Tko vidi koje klijente u Klytic CRM-u.
Što nije izvoz baze
Ukidanje prava izvoza ne blokira svakodnevni rad:
- izrada PDF-a ponude, narudžbe ili računa, u bojama vašeg društva, i slanje klijentu;
- slanje e-računa na ovlaštenu platformu;
- pregled prodajne nadzorne ploče.
Ti se izlazi odnose na jedan dokument ili jednog klijenta. Izvoz o kojem je ovdje riječ stvara datoteku koja sadrži cijelu ili dio baze klijenata ili kontakata. Upravo on omogućuje odnošenje portfelja.
Prava sprječavaju masovno preuzimanje. Ne sprječavaju ovlaštenu osobu da prepiše ono što vidi na zaslonu. Najbolja zaštita ostaje opseg pregleda ograničen na klijente koji su osobi potrebni.
Što dnevnik bilježi
Klytic CRM može automatski bilježiti događaje u povijest odgovarajuće kartice, s autorom i datumom:
- izradu, izmjenu i brisanje kartice klijenta ili kontakta;
- potvrdu, izmjenu i brisanje ponude, narudžbe ili računa.
Zasebno, sigurnosni dnevnik može bilježiti prijave, neuspjele prijave te izradu, izmjenu i deaktivaciju korisničkih računa i grupa.
Što dnevnik ne govori:
- Ne bilježi preglede. Nećete vidjeti tko je otvorio karticu, a da je nije izmijenio.
- Označava izmjenu, ali ne vraća nužno staru vrijednost. Za povrat izgubljenog sadržaja potrebno je vraćanje iz sigurnosne kopije.
Događaji koji se bilježe biraju se u konfiguraciji usluge. Zamolite podršku da provjeri koji su aktivni na vašoj usluzi prije nego što vam zatrebaju. Sprječavanje izvoza ostvaruje se pravima, unaprijed, a ne dnevnikom.
Odlazak komercijalista
Pripremite odlazak prije vraćanja opreme, a ne nakon.
- Ukinite izvoz čim je odlazak najavljen, ako ga je imao, i uklonite prošireni pristup.
- Preraspodijelite kartice kojima je bio dodijeljeni komercijalist na kolegu, kako nijedan klijent ne bi ostao bez sugovornika.
- Zatvorite korisnički račun posljednjeg dana. Njegove ponude, narudžbe i računi ostaju u bazi, s njegovim imenom kao autorom.
- Pregledajte nedavnu povijest njegovih kartica: neuobičajena brisanja ili izmjene u posljednjim tjednima.
Ako je izmijenjen ili izbrisan velik broj kartica, zatražite vraćanje od podrške. Ako je brisanje namjerno, pri odlasku komercijalista, to je vraćanje uključeno, do 3 zahtjeva mjesečno. Slučajno brisanje rješava se plaćenim zahtjevom za podršku. S opcijskim proširenjem „koš za smeće“ izbrisane se kartice mogu vratiti i izravno. Klytic CRM sigurnosno se kopira svakih sat vremena, a kopije se čuvaju 30 dana. Navedite približan datum incidenta. To nije nadzor u stvarnom vremenu: sigurnosna kopija popravlja, ne sprječava. Pogledajte Sigurnost i sigurnosno kopiranje.
Vaša baza ostaje izvoziva
Ograničavanje izvoza unutar tima ne mijenja ništa u pravima vašeg poduzeća. Baza pripada vama: osobe koje ovlastite mogu je izvesti, a na kraju ugovora vaši podaci ostaju dostupni u standardnim formatima, uz podršku. Pitanje ove stranice samo je: tko u timu ima to pravo.
Za opći okvir pročitajte Čiji su podaci u CRM-u.
Česta pitanja
Mogu li saznati tko je pregledao karticu?
Ne, dnevnik bilježi izrade, izmjene i brisanja, ne preglede. Radije ograničite opseg svakog korisnika: Tko vidi koje klijente.
Može li komercijalist bez prava izvoza i dalje poslati ponudu u PDF-u?
Da, slanje dokumenta klijentu nije izvoz baze.
Jučer su izbrisane kartice, što učiniti?
Ako ste ugovorili opcijsko proširenje „koš za smeće“, najprije ih vratite iz koša. U suprotnom zatražite vraćanje od podrške, uz približan datum. Vraćanje je uključeno u slučaju kvara usluge te za namjerno brisanje od strane zaposlenika, primjerice pri odlasku komercijalista, do 3 zahtjeva mjesečno. Slučajno brisanje ili pogrešna radnja rješava se plaćenim zahtjevom za podršku. Pogledajte Sigurnost i sigurnosno kopiranje.
Zašto štititi CRM kao računovodstvo?
Pogledajte Čiji su podaci u CRM-u.
