Lo que obtiene
- Comerciales que trabajan con sus fichas sin poder descargar el fichero de clientes o de contactos.
- Una exportación reservada a las personas que usted designe y limitada a su propio alcance de clientes.
- Una traza de las creaciones, modificaciones y eliminaciones, con el autor y la fecha.
- En caso de incidente, una restauración solicitada al soporte a partir de las copias de seguridad de Klytic de los últimos 30 días, incluida o facturada según la causa.
- Klytic CRM no tiene papelera por defecto. Como opción, la extensión «papelera» le permite recuperar usted mismo una ficha eliminada. También contribuye a sostener el proyecto de código abierto en el que se basa Klytic CRM.
La medida principal: separar lectura y exportación
El administrador de su cuenta, o el soporte de Klytic a petición suya, define los permisos de cada grupo. Tanto para las fichas de clientes como para los contactos, el permiso de exportar es distinto de los permisos de consultar, crear y modificar.
- Retire el permiso de exportación al grupo de comerciales.
- Compruebe que ningún comercial lo recibe a través de otro grupo: una persona acumula los permisos de todos sus grupos.
- Retíreselo a los proveedores externos, sin excepción.
- Concédalo de forma nominativa a una o dos personas, por ejemplo la dirección comercial y la administración de ventas.
La exportación sigue el alcance de la persona. Un comercial que solo ve sus clientes, y al que dejara el permiso de exportación, solo exportaría sus clientes. El fichero completo solo puede exportarlo una persona que tenga a la vez el acceso ampliado a todos los clientes y el permiso de exportación. Es esa combinación la que hay que reservar. La configuración de los alcances se describe en Quién ve qué clientes en Klytic CRM.
Lo que no es una exportación del fichero
Retirar el permiso de exportación no bloquea el trabajo diario:
- generar el PDF de un presupuesto, un pedido o una factura, con la imagen de su empresa, y enviarlo al cliente;
- enviar una factura electrónica a la plataforma autorizada;
- consultar un panel de control comercial.
Estas salidas se refieren a un documento o a un cliente. La exportación de la que se habla aquí produce un archivo que contiene toda o parte de la base de clientes o de contactos. Es la que permite llevarse una cartera.
Los permisos impiden la descarga masiva. No impiden que una persona autorizada copie lo que ve en pantalla. La mejor barrera sigue siendo un alcance de consulta limitado a los clientes que la persona necesita.
Lo que registra el historial
Klytic CRM puede registrar automáticamente eventos en el historial de la ficha correspondiente, con el autor y la fecha:
- creación, modificación y eliminación de una ficha de cliente o de un contacto;
- validación, modificación y eliminación de un presupuesto, un pedido o una factura.
Por separado, un registro de seguridad puede anotar los inicios de sesión, los intentos fallidos y la creación, modificación y desactivación de cuentas y grupos.
Lo que el historial no indica:
- No registra las consultas. No verá quién abrió una ficha sin modificarla.
- Señala una modificación, sin restituir necesariamente el valor anterior. Para recuperar un contenido perdido hace falta una restauración.
Los eventos registrados se eligen en la configuración del servicio. Pida al soporte que compruebe cuáles están activos en su cuenta antes de necesitarlos. La prevención de la exportación pasa por los permisos, de antemano, no por el historial.
Salida de un comercial
Prepare la salida antes de la devolución del equipo, no después.
- Corte la exportación en cuanto se anuncie la salida, si la tenía, y retire el acceso ampliado.
- Reasigne las fichas de las que era comercial asignado a un compañero, para que ningún cliente se quede sin interlocutor.
- Cierre la cuenta el último día. Sus presupuestos, pedidos y facturas permanecen en la base, con su nombre como autor.
- Revise el historial reciente de sus fichas: eliminaciones o modificaciones inusuales en las últimas semanas.
Si se ha modificado o eliminado un gran número de fichas, solicite una restauración al soporte. Si la eliminación es voluntaria, con motivo de la salida de un comercial, esta restauración está incluida, con un límite de 3 solicitudes al mes. Una eliminación accidental da lugar a un ticket de asistencia de pago. Con la extensión «papelera», opcional, las fichas eliminadas también se recuperan directamente. Klytic CRM se respalda cada hora y las copias de seguridad se conservan 30 días. Indique la fecha aproximada del incidente. No es un control en tiempo real: la copia de seguridad repara, no impide. Consulte Seguridad y copias de seguridad.
Su fichero sigue siendo exportable
Restringir la exportación dentro del equipo no cambia en nada los derechos de su empresa. El fichero le pertenece: las personas que usted habilite pueden exportarlo y, al final del contrato, sus datos siguen siendo recuperables en formatos estándar, con acompañamiento. La única cuestión de esta página es: quién, dentro del equipo, tiene ese permiso.
Para el marco general, lea A quién pertenecen los datos de un CRM.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber quién ha consultado una ficha?
No, el historial registra las creaciones, modificaciones y eliminaciones, no las consultas. Limite más bien el alcance de cada persona: Quién ve qué clientes.
¿Un comercial sin permiso de exportación puede seguir enviando un presupuesto en PDF?
Sí, enviar un documento a un cliente no es una exportación de la base.
Ayer se eliminaron fichas, ¿qué hago?
Si ha contratado la extensión «papelera», opcional, recupérelas primero desde la papelera. Si no, solicite una restauración al soporte, indicando la fecha aproximada. Está incluida en caso de fallo del servicio y, con un límite de 3 solicitudes al mes, en caso de eliminación voluntaria por un empleado, por ejemplo con motivo de la salida de un comercial. Una eliminación accidental o un error de manipulación da lugar a un ticket de asistencia de pago. Consulte Seguridad y copias de seguridad.
¿Por qué proteger el CRM como la contabilidad?
Consulte A quién pertenecen los datos de un CRM.
