Vad ni får
- Säljare som arbetar med sina kundkort utan att kunna ladda ner kund- eller kontaktregistret.
- Export som är förbehållen de personer ni utser, och begränsad till deras egen kundomfattning.
- Spårbarhet för skapanden, ändringar och raderingar, med upphovsperson och datum.
- Vid en incident: återställning via supporten från Klytics säkerhetskopior för de senaste 30 dagarna, ingår eller debiteras beroende på orsak.
- Klytic CRM har ingen papperskorg som standard. Som tillval gör tillägget ”papperskorg” att ni själva kan återställa ett raderat kundkort. Det bidrar också till att stödja det öppen källkods-projekt som Klytic CRM bygger på.
Huvudåtgärden: skilj läsning från export
Administratören för ert konto, eller Klytics support på er begäran, ställer in behörigheterna för varje grupp. För både kundkort och kontakter är rätten att exportera skild från rätten att visa, skapa och ändra.
- Ta bort exporträtten för gruppen säljare.
- Kontrollera att ingen säljare får den via en annan grupp: en person har behörigheterna från alla sina grupper.
- Ta bort den för externa konsulter, utan undantag.
- Ge den till en eller två namngivna personer, till exempel försäljningsledningen och säljadministrationen.
Exporten följer personens omfattning. En säljare som bara ser sina kunder, och som ni lät behålla exporträtten, skulle bara exportera sina kunder. Hela registret kan bara exporteras av en person som har både utökad åtkomst till alla kunder och exporträtt. Det är den kombinationen som ska vara förbehållen. Inställningen av omfattningar beskrivs i Vem ser vilka kunder i Klytic CRM.
Vad som inte är en export av registret
Att ta bort exporträtten hindrar inte det dagliga arbetet:
- att skapa en PDF av en offert, en order eller en faktura med ert företags grafiska profil och skicka den till kunden;
- att skicka en e-faktura till den godkända plattformen;
- att titta på en säljinstrumentpanel.
Dessa utdata gäller ett dokument eller en kund. Den export som avses här skapar en fil som innehåller hela eller delar av kund- eller kontaktdatabasen. Det är den som gör det möjligt att ta med sig en kundstock.
Behörigheterna förhindrar massnedladdning. De hindrar inte en behörig person från att skriva av det hen ser på skärmen. Det bästa skyddet är fortfarande en visningsomfattning som är begränsad till de kunder personen behöver.
Vad loggen registrerar
Klytic CRM kan automatiskt registrera händelser i historiken för det berörda kundkortet, med upphovsperson och datum:
- skapande, ändring och radering av ett kundkort eller en kontakt;
- validering, ändring och radering av en offert, en order eller en faktura.
Separat kan en säkerhetslogg registrera inloggningar, misslyckade inloggningar samt skapande, ändring och inaktivering av konton och grupper.
Vad loggen inte visar:
- Den registrerar inte visningar. Ni ser inte vem som har öppnat ett kundkort utan att ändra det.
- Den visar att en ändring gjorts, men inte nödvändigtvis det tidigare värdet. För att få tillbaka förlorat innehåll krävs en återställning.
Vilka händelser som registreras väljs i tjänstens konfiguration. Be supporten kontrollera vilka som är aktiva på ert konto innan ni behöver dem. Att förhindra export sker genom behörigheterna, i förväg, inte genom loggen.
När en säljare slutar
Förbered avgången innan utrustningen lämnas tillbaka, inte efteråt.
- Stäng av exporten så fort avgången är känd, om personen hade den, och ta bort den utökade åtkomsten.
- Tilldela om de kundkort där personen var utsedd säljare till en kollega, så att ingen kund står utan kontaktperson.
- Stäng kontot den sista dagen. Personens offerter, order och fakturor finns kvar i databasen, med hens namn som upphovsperson.
- Gå igenom den senaste historiken för personens kundkort: ovanliga raderingar eller ändringar under de senaste veckorna.
Om ett stort antal kundkort har ändrats eller raderats, begär en återställning via supporten. Om raderingen är avsiktlig, när en säljare slutar, ingår återställningen, med högst 3 begäranden per månad. En oavsiktlig radering hanteras som ett avgiftsbelagt supportärende. Med tillägget ”papperskorg”, som tillval, kan raderade kundkort också återställas direkt. Klytic CRM säkerhetskopieras varje timme och säkerhetskopiorna sparas i 30 dagar. Ange ungefärligt datum för incidenten. Det är ingen kontroll i realtid: säkerhetskopian reparerar, den förhindrar inte. Se Säkerhet och säkerhetskopiering.
Ert register kan fortfarande exporteras
Att begränsa exporten inom teamet ändrar ingenting i företagets rättigheter. Registret tillhör er: de personer ni ger behörighet kan exportera det, och när avtalet upphör kan era data hämtas i standardformat, med stöd. Frågan på den här sidan är bara: vem i teamet har den rätten.
För den allmänna ramen, läs Vem äger data i ett CRM.
Vanliga frågor
Kan jag se vem som har tittat på ett kundkort?
Nej, loggen registrerar skapanden, ändringar och raderingar, inte visningar. Begränsa i stället var och ens omfattning: Vem ser vilka kunder.
Kan en säljare utan exporträtt fortfarande skicka en offert som PDF?
Ja, att skicka ett dokument till en kund är ingen export av databasen.
Kundkort raderades i går, vad gör jag?
Om ni har tecknat tillägget ”papperskorg”, som tillval, återställ dem först från papperskorgen. Annars begär ni en återställning via supporten, med ungefärligt datum. Den ingår vid fel i tjänsten, och vid avsiktlig radering av en anställd, till exempel när en säljare slutar, med högst 3 begäranden per månad. En oavsiktlig radering eller ett felgrepp hanteras som ett avgiftsbelagt supportärende. Se Säkerhet och säkerhetskopiering.
Varför skydda CRM:et som bokföringen?
Se Vem äger data i ett CRM.
