Che cosa ottiene
- Commerciali che lavorano sulle proprie schede senza poter scaricare l’archivio clienti o contatti.
- Un’esportazione riservata alle persone che Lei designa, e limitata al loro perimetro di clienti.
- Una traccia di creazioni, modifiche ed eliminazioni, con autore e data.
- In caso di incidente, un ripristino richiesto al supporto a partire dai backup Klytic degli ultimi 30 giorni, incluso o a pagamento a seconda della causa.
- Klytic CRM non ha un cestino per impostazione predefinita. Come opzione, l’estensione «cestino» Le permette di recuperare autonomamente una scheda eliminata. Contribuisce anche a sostenere il progetto open source su cui si basa Klytic CRM.
L’operazione principale: separare lettura ed esportazione
L’amministratore del Suo account, o il supporto Klytic su Sua richiesta, imposta i permessi di ogni gruppo. Sia per le schede clienti sia per i contatti, il permesso di esportare è distinto da quelli di consultare, creare e modificare.
- Tolga il permesso di esportazione al gruppo dei commerciali.
- Verifichi che nessun commerciale lo riceva tramite un altro gruppo: una persona somma i permessi di tutti i suoi gruppi.
- Lo tolga ai fornitori esterni, senza eccezioni.
- Lo conceda nominativamente a una o due persone, per esempio la direzione commerciale e l’amministrazione vendite.
L’esportazione segue il perimetro della persona. Un commerciale che vede solo i propri clienti, e a cui lasciasse il permesso di esportazione, esporterebbe solo i propri clienti. L’intero archivio è esportabile solo da una persona che ha sia l’accesso esteso a tutti i clienti sia il permesso di esportazione. È questa combinazione che va riservata. L’impostazione dei perimetri è descritta in Chi vede quali clienti in Klytic CRM.
Che cosa non è un’esportazione dell’archivio
Togliere il permesso di esportazione non blocca il lavoro quotidiano:
- generare il PDF di un preventivo, di un ordine o di una fattura, con la grafica della Sua società, e inviarlo al cliente;
- inviare una fattura elettronica alla piattaforma accreditata;
- consultare un cruscotto commerciale.
Questi output riguardano un documento o un cliente. L’esportazione di cui si parla qui produce un file che contiene tutta o parte della base clienti o contatti. È questa che permette di portarsi via un portafoglio.
I permessi impediscono il download massivo. Non impediscono a una persona autorizzata di ricopiare ciò che vede sullo schermo. La migliore difesa resta un perimetro di consultazione limitato ai clienti di cui la persona ha bisogno.
Che cosa traccia il log
Klytic CRM può registrare automaticamente eventi nella cronologia della scheda interessata, con autore e data:
- creazione, modifica ed eliminazione di una scheda cliente o di un contatto;
- convalida, modifica ed eliminazione di un preventivo, di un ordine o di una fattura.
Separatamente, un log di sicurezza può registrare gli accessi, i tentativi di accesso falliti, la creazione, la modifica e la disattivazione degli account e dei gruppi.
Che cosa il log non dice:
- Non registra le consultazioni. Non vedrà chi ha aperto una scheda senza modificarla.
- Segnala una modifica, senza necessariamente restituire il valore precedente. Per recuperare un contenuto perso serve un ripristino.
Gli eventi registrati si scelgono nella configurazione del servizio. Chieda al supporto di verificare quelli attivi sul Suo account prima di averne bisogno. La prevenzione dell’esportazione passa dai permessi, a monte, non dal log.
Uscita di un commerciale
Prepari l’uscita prima della restituzione dell’attrezzatura, non dopo.
- Disattivi l’esportazione appena l’uscita è annunciata, se ne disponeva, e tolga l’accesso esteso.
- Riassegni le schede di cui era il commerciale assegnato a un collega, perché nessun cliente resti senza interlocutore.
- Chiuda l’account l’ultimo giorno. I suoi preventivi, ordini e fatture restano nella base, con il suo nome come autore.
- Rilegga la cronologia recente delle sue schede: eliminazioni o modifiche insolite nelle ultime settimane.
Se una gran quantità di schede è stata modificata o eliminata, chieda un ripristino al supporto. Se l’eliminazione è volontaria, all’uscita di un commerciale, il ripristino è incluso, nel limite di 3 richieste al mese. Un’eliminazione accidentale è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento. Con l’estensione «cestino», come opzione, le schede eliminate si recuperano anche direttamente. Klytic CRM viene salvato ogni ora e i backup sono conservati 30 giorni. Indichi la data approssimativa dell’incidente. Non è un controllo in tempo reale: il backup ripara, non impedisce. Veda Sicurezza e backup.
Il Suo archivio resta esportabile
Limitare l’esportazione all’interno del team non cambia nulla ai diritti della Sua azienda. L’archivio Le appartiene: le persone che Lei abilita possono esportarlo e, a fine contratto, i Suoi dati restano recuperabili in formati standard, con un accompagnamento. La domanda di questa pagina è solo: chi, nel team, ha questo permesso.
Per il quadro generale, legga A chi appartengono i dati di un CRM.
Domande frequenti
Posso sapere chi ha consultato una scheda?
No, il log traccia creazioni, modifiche ed eliminazioni, non le consultazioni. Limiti piuttosto il perimetro di ciascuno: Chi vede quali clienti.
Un commerciale senza permesso di esportazione può ancora inviare un preventivo in PDF?
Sì, l’invio di un documento a un cliente non è un’esportazione della base.
Ieri sono state eliminate delle schede, che cosa fare?
Se ha sottoscritto l’estensione «cestino», come opzione, le recuperi prima dal cestino. Altrimenti chieda un ripristino al supporto, indicando la data approssimativa. È incluso in caso di malfunzionamento del servizio e, per un’eliminazione volontaria da parte di un dipendente, per esempio all’uscita di un commerciale, nel limite di 3 richieste al mese. Un’eliminazione accidentale o un errore di manipolazione è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento. Veda Sicurezza e backup.
Perché proteggere il CRM come la contabilità?
Veda A chi appartengono i dati di un CRM.
