Wat u krijgt
- Verkopers die aan hun fiches werken zonder het klanten- of contactenbestand te kunnen downloaden.
- Een export die voorbehouden is aan de personen die u aanwijst, en beperkt tot hun eigen klantenscope.
- Een spoor van aanmaak, wijzigingen en verwijderingen, met de auteur en de datum.
- Bij een incident een herstel dat u bij de support aanvraagt op basis van de back-ups van Klytic van de laatste 30 dagen, inbegrepen of gefactureerd naargelang de oorzaak.
- Klytic CRM heeft standaard geen prullenbak. Als optie laat de extensie ‘prullenbak’ u een verwijderde fiche zelf terughalen. Ze draagt ook bij aan de ondersteuning van het opensourceproject waarop Klytic CRM steunt.
De belangrijkste handeling: lezen en exporteren scheiden
De beheerder van uw account, of de support van Klytic op uw verzoek, stelt de rechten van elke groep in. Zowel voor klantfiches als voor contactpersonen staat het exportrecht los van de rechten om in te zien, aan te maken en te wijzigen.
- Trek het exportrecht in bij de groep van de verkopers.
- Controleer dat geen enkele verkoper het via een andere groep krijgt: een persoon combineert de rechten van al zijn groepen.
- Trek het in bij externe dienstverleners, zonder uitzondering.
- Ken het op naam toe aan één of twee personen, bijvoorbeeld de commerciële directie en de verkoopadministratie.
De export volgt de scope van de persoon. Een verkoper die alleen zijn eigen klanten ziet en bij wie u het exportrecht zou laten, zou alleen zijn eigen klanten exporteren. Het hele bestand kan alleen worden geëxporteerd door iemand die zowel uitgebreide toegang tot alle klanten als het exportrecht heeft. Die combinatie moet u voorbehouden. Het instellen van de scopes wordt beschreven in Wie ziet welke klanten in Klytic CRM.
Wat geen export van het bestand is
Het exportrecht intrekken blokkeert het dagelijkse werk niet:
- de pdf van een offerte, bestelling of factuur aanmaken, in de huisstijl van uw onderneming, en naar de klant sturen;
- een elektronische factuur naar het erkende platform sturen;
- een commercieel dashboard raadplegen.
Deze uitvoer betreft één document of één klant. De export waarover het hier gaat, levert een bestand op dat de klanten- of contactendatabase geheel of gedeeltelijk bevat. Dát maakt het mogelijk een portefeuille mee te nemen.
Rechten verhinderen massaal downloaden. Ze verhinderen niet dat een bevoegde persoon overneemt wat hij op het scherm ziet. De beste bescherming blijft een raadpleegscope die beperkt is tot de klanten die de persoon nodig heeft.
Wat het logboek registreert
Klytic CRM kan gebeurtenissen automatisch registreren in de historiek van de betrokken fiche, met de auteur en de datum:
- aanmaak, wijziging en verwijdering van een klantfiche of contactpersoon;
- validatie, wijziging en verwijdering van een offerte, bestelling of factuur.
Daarnaast kan een beveiligingslogboek de aanmeldingen, mislukte aanmeldingen, en het aanmaken, wijzigen en deactiveren van accounts en groepen registreren.
Wat het logboek niet zegt:
- Het registreert geen raadplegingen. U ziet niet wie een fiche heeft geopend zonder ze te wijzigen.
- Het meldt een wijziging, zonder noodzakelijk de oude waarde terug te geven. Om verloren inhoud terug te vinden, is een herstel nodig.
De geregistreerde gebeurtenissen kiest u in de configuratie van de dienst. Vraag de support na te gaan welke er op uw account actief zijn, vóór u ze nodig hebt. Export voorkomt u via de rechten, vooraf, niet via het logboek.
Vertrek van een verkoper
Bereid het vertrek voor vóór het materiaal wordt ingeleverd, niet erna.
- Schakel de export uit zodra het vertrek bekend is, als hij die had, en trek de uitgebreide toegang in.
- Wijs de fiches opnieuw toe waarvoor hij de aangewezen verkoper was, aan een collega, zodat geen enkele klant zonder aanspreekpunt blijft.
- Sluit het account af op de laatste dag. Zijn offertes, bestellingen en facturen blijven in de database, met zijn naam als auteur.
- Lees de recente historiek van zijn fiches na: ongebruikelijke verwijderingen of wijzigingen in de laatste weken.
Is een groot aantal fiches gewijzigd of verwijderd, vraag dan een herstel aan bij de support. Is de verwijdering opzettelijk, bij het vertrek van een verkoper, dan is dit herstel inbegrepen, binnen de grens van 3 aanvragen per maand. Voor een onopzettelijke verwijdering wordt een betaald supportticket aangemaakt. Met de optionele extensie ‘prullenbak’ kunt u verwijderde fiches ook rechtstreeks terughalen. Van Klytic CRM wordt elk uur een back-up gemaakt en de back-ups worden 30 dagen bewaard. Vermeld de geschatte datum van het incident. Dit is geen realtime controle: de back-up herstelt, ze voorkomt niet. Zie Beveiliging en back-up.
Uw bestand blijft exporteerbaar
De export binnen het team beperken verandert niets aan de rechten van uw onderneming. Het bestand is van u: de personen die u machtigt, kunnen het exporteren, en aan het einde van het contract blijven uw gegevens terug te halen in standaardformaten, met begeleiding. De vraag van deze pagina is alleen: wie in het team heeft dat recht.
Voor het algemene kader leest u Van wie zijn de gegevens in een CRM.
Veelgestelde vragen
Kan ik weten wie een fiche heeft geraadpleegd?
Nee, het logboek registreert aanmaak, wijzigingen en verwijderingen, geen raadplegingen. Beperk liever ieders scope: Wie ziet welke klanten.
Kan een verkoper zonder exportrecht nog een offerte als pdf versturen?
Ja, een document naar een klant sturen is geen export van de database.
Gisteren zijn er fiches verwijderd, wat nu?
Hebt u de optionele extensie ‘prullenbak’ afgesloten, haal ze dan eerst terug uit de prullenbak. Anders vraagt u een herstel aan bij de support, met de geschatte datum. Het herstel is inbegrepen bij een storing van de dienst, en bij een opzettelijke verwijdering door een werknemer, bijvoorbeeld bij het vertrek van een verkoper, binnen de grens van 3 aanvragen per maand. Voor een onopzettelijke verwijdering of een verkeerde handeling wordt een betaald supportticket aangemaakt. Zie Beveiliging en back-up.
Waarom het CRM beschermen zoals de boekhouding?
Zie Van wie zijn de gegevens in een CRM.
