Come leggere questa lista
Ogni voce descrive una funzione, poi il guasto quotidiano che evita. Se una voce non corrisponde a nessuna situazione che lei vive, non ha posto nel suo capitolato. Se corrisponde, chieda al fornitore di mostrarla su una casella di prova, non di spuntarla su una brochure.
Le funzioni davvero secondarie per una PMI sono raggruppate alla fine. Non sono inutili: rispondono a un rischio particolare, che non tutti hanno.
1. L’identità: indirizzi che le appartengono
- Un dominio a suo nome. I suoi indirizzi terminano con il suo dominio, e questo dominio è registrato a suo nome. Guasto evitato: un fornitore che mantiene il controllo del dominio mantiene anche il controllo della sua posta il giorno in cui lei vuole andarsene.
- Alias. Un altro indirizzo che arriva in una casella esistente: nome.cognome@ e iniziali@, o il vecchio indirizzo di un dipendente che ha cambiato cognome. Guasto evitato: un messaggio rifiutato perché l’indirizzo scritto dal cliente non esiste più.
- Più domini. Un gruppo con più insegne o società gestisce tutti i suoi domini nello stesso posto, ciascuno con i propri indirizzi. Guasto evitato: due sistemi di posta da amministrare, due procedure di uscita, due fatture.
2. L’uso: ciò che i team fanno ogni giorno
- Caselle condivise con delega. Una casella comune, contact@ o fatture@, letta da più persone, con diritti distinti: leggere, rispondere, gestire. Guasto evitato: la password della casella collettiva che circola tra gli uffici e resta nota a chi se n’è andato.
- L’invio a nome di un altro. Un’assistente scrive «per conto di» un socio, o «come» la casella del reparto. Guasto evitato: il cliente che riceve una risposta firmata da un nome che non conosce.
- Liste di distribuzione. Un indirizzo che distribuisce a più caselle. Guasto evitato: un messaggio indirizzato al «team» che raggiunge solo metà del team.
- Calendari e contatti sincronizzati. Calendari condivisi, disponibilità dei colleghi, sale riunioni, rubrica aziendale, sulla webmail, su Outlook e sul telefono. IMAP trasporta solo la posta; calendari e contatti passano per altri protocolli, come Exchange ActiveSync. Guasto evitato: l’appuntamento preso sul telefono che non compare in Outlook.
- La risposta automatica di assenza. Impostata dall’utente, e dall’amministratore quando l’utente non può più farlo. Guasto evitato: un cliente senza risposta durante tre settimane di malattia.
- Gli strumenti già in uso. Browser, Outlook per Windows, Outlook per Mac, iPhone, Android. Faccia la dimostrazione su ciascuno, separatamente. Guasto evitato: scoprire dopo il passaggio che la direzione, dotata di Mac, non ha più i suoi calendari.
3. La sicurezza di base
- SPF, DKIM e DMARC configurati per il suo dominio. Questi tre record indicano chi ha il diritto di inviare a suo nome e permettono di verificare che un messaggio non sia stato modificato. Guasto evitato: le sue fatture classificate come indesiderate dai suoi clienti. Il loro funzionamento è spiegato in SPF, DKIM e DMARC.
- L’autenticazione a due fattori. Guasto evitato: una password rubata tramite phishing che basta per aprire la casella e inviare false coordinate bancarie ai suoi clienti.
- La cifratura delle connessioni. Webmail, app e sincronizzazione passano per connessioni cifrate. Guasto evitato: una password letta sul Wi-Fi di un albergo.
- La cancellazione remota di un dispositivo. Guasto evitato: un telefono smarrito che conserva tre anni di posta leggibile.
- Un filtraggio della posta in arrivo. Almeno antispam e antivirus. La frode del CEO e i link malevoli richiedono un livello superiore, che non tutti i piani includono. I dettagli sono nella sezione Sicurezza delle e-mail.
4. Il ripristino dopo un errore
- Il recupero di un messaggio cancellato da parte dell’utente. Una cartella di recupero, oltre il cestino svuotato. Guasto evitato: un ticket al supporto per ogni errore di manipolazione.
- Un backup indipendente dal server. Copie al di fuori della piattaforma, che una cancellazione o un ransomware non possono raggiungere. Guasto evitato: una cancellazione che si replica su tutte le copie.
- Un ripristino documentato. Chi lo avvia, fino a quale data, per un messaggio, una cartella o una casella. Guasto evitato: scoprire durante l’incidente che il backup esiste ma nessuno sa ripristinarlo.
Le differenze tra cestino, backup e ripristino della piattaforma sono approfondite in backup, cancellazione e continuità.
5. L’uscita
Un servizio di posta che non si può lasciare è sotto controllo solo in apparenza. I protocolli standard ne sono la migliore garanzia. Per esempio, IMAP dà accesso ai messaggi e alle cartelle sul server, CalDAV ai calendari in formato iCalendar, CardDAV ai contatti in formato vCard. Un servizio che li espone, o che fornisce un’esportazione completa equivalente, permette di riprendere lo storico presso un altro gestore.
Chieda anche i tempi di esportazione, la durata di conservazione dopo la disdetta e la procedura di cancellazione. Guasto evitato: uno storico di dieci anni che esiste ormai solo in webmail presso un fornitore che lei sta lasciando.
Che cosa è secondario per molte PMI
Queste funzioni rispondono a un rischio preciso. Le scelga se ha quel rischio, non perché compaiono in un confronto.
| Funzione | Utile quando |
|---|
| Indirizzo IP dedicato | Lei invia molto, oppure la sua reputazione di invio non deve dipendere da altri clienti della piattaforma. |
| Nome host personalizzato | Vuole che i server, la webmail o le impostazioni delle postazioni portino il suo nome anziché quello del fornitore. |
| Archiviazione legale | Un obbligo, un contenzioso o un committente impone di conservare i messaggi a lungo, al riparo dalle cancellazioni. |
| Firma e cifratura S/MIME | Alcuni scambi devono essere firmati, o restare illeggibili per qualsiasi intermediario, compreso il gestore. |
| Videoconferenza integrata | Non ha già uno strumento per le riunioni, oppure vuole che sia presso lo stesso gestore. |
La durata di conservazione in sé non è una funzione della posta elettronica: è una policy. La guida conservare e archiviare i documenti ne fornisce il metodo.
Domande frequenti
La posta elettronica aziendale deve includere calendario e contatti?
Per un team, sì. Gli appuntamenti, le sale e la rubrica aziendale vivono insieme alla posta. Verifichi la loro sincronizzazione su ogni tipo di dispositivo.
IMAP basta?
Per leggere e classificare la posta, spesso sì. Non per calendari e contatti condivisi. La differenza è descritta nella guida alla scelta di una posta elettronica europea.
L’archiviazione legale è obbligatoria?
Non esiste una regola unica per tutte le aziende. Diventa necessaria quando un obbligo o un rischio di contenzioso impone di provare ciò che è stato scambiato. Veda archiviare i messaggi.
Come gestire gli indirizzi collettivi?
Alias, lista o casella condivisa a seconda dell’esigenza. La scelta e la configurazione in Klytic Mail sono descritte in caselle condivise, alias e più entità.
Dove si colloca Klytic
Klytic Mail esiste in due formule, Standard e Pro, che offrono le stesse funzioni: cambia solo lo spazio di archiviazione, 5 GB o 15 GB per casella, estendibile su richiesta. Le due formule possono essere combinate nella stessa organizzazione.
| Blocco | Incluso in Standard e Pro | In opzione o su preventivo |
|---|
| Identità | Indirizzi con il suo dominio, alias, più domini in una console di amministrazione, nome host personalizzato | Indirizzo IP dedicato (opzione) |
| Uso | Webmail, liste di distribuzione, cartelle condivise, delega, calendari e contatti, rubrica globale, attività, risposte automatiche, chat; Exchange ActiveSync ed EWS, Outlook per Windows | Connettore Outlook per Mac, videochat e riunioni online (opzioni) |
| Sicurezza | Antispam e antivirus perimetrale, SPF, DKIM e DMARC, autenticazione a due fattori, cancellazione remota di un dispositivo | S/MIME, certificato fornito su preventivo (opzione) |
| Ripristino | Cartella degli elementi eliminati, backup cifrato ogni ora, conservato 30 giorni, ripristino da parte del supporto in caso di malfunzionamento del servizio, di cancellazione volontaria da parte di un dipendente o di casella eliminata troppo presto in occasione di un’uscita (3 richieste al mese), o di attacco nonostante postazioni protette | Archiviazione legale (opzione); ripristino dopo una cancellazione accidentale, un errore di manipolazione o con postazioni protette in modo insufficiente (ticket di assistenza a pagamento) |
| Infrastruttura | Hosting nell’architettura condivisa di Klytic | Estensioni e server dedicato (su preventivo) |
Per l’uscita, Klytic si basa su standard aperti, tra cui IMAP, CalDAV e CardDAV, e assiste nel recupero dei dati prima di cancellarli su richiesta. La migrazione da un altro servizio di posta è realizzata su preventivo; i consigli per prepararla sono gratuiti. I prezzi sono nella pagina Prezzi, i dettagli dell’offerta nella pagina Klytic Mail.
Che cosa l’offerta non pretende di fare: riprodurre tutte le funzioni di Microsoft 365 o di Google Workspace. Il filtraggio avanzato contro la frode del CEO spetta a Klytic MTA, descritto nella sezione Sicurezza delle e-mail.
Questa pagina propone una checklist generale. Non sostituisce una prova sulle sue caselle.
Fonti
Consultate a ottobre 2026.
- Klytic, Posta elettronica: funzioni incluse, opzioni ed elementi su preventivo delle formule Standard e Pro. klytic.com
- Klytic, Domande frequenti: recupero dei dati tramite standard aperti (IMAP, CalDAV, CardDAV). klytic.com
- RFC 9051, IMAP4rev2: protocollo che consente a un client di accedere ai messaggi e di gestirli su un server. ietf.org
- RFC 4791, CalDAV: accesso, gestione e condivisione dei calendari in formato iCalendar. ietf.org
- RFC 6352, CardDAV: accesso, gestione e condivisione dei contatti in formato vCard. ietf.org
