Che cosa ottiene
Tre oggetti rispondono agli indirizzi collettivi. Visti dall’esterno si assomigliano; non si comportano allo stesso modo.
Alias: un altro indirizzo che arriva in una casella esistente. Lista di distribuzione: un indirizzo che distribuisce una copia a più caselle. Casella condivisa: una casella comune, con il proprio indirizzo, che più persone aprono con il proprio account, secondo i diritti loro assegnati.
| Esigenza | Oggetto | Esempio |
|---|
| Una sola persona gestisce l’indirizzo | Alias | direzione@ che arriva alla titolare |
| Ognuno deve ricevere la propria copia | Lista di distribuzione | team-vendite@ per informare tutti i commerciali |
| Un team gestisce i messaggi, e ognuno deve vedere che cosa è stato fatto | Casella condivisa | contatti@, fatture@, la casella dell’ufficio contabilità |
La regola pratica: se due persone rischiano di rispondere allo stesso cliente senza saperlo, serve una casella condivisa anziché una lista. In una casella condivisa, un messaggio letto, archiviato o gestito lo è per tutti.
Chi può farlo
- L’amministratore del suo account, nella console di amministrazione: creazione delle caselle, degli alias e delle liste, scelta dei domini, diritti sulle caselle condivise, quote.
- Ogni utente, nella sua webmail: le proprie risposte automatiche, i propri filtri e la condivisione delle proprie cartelle e dei propri calendari con i colleghi.
- Il supporto Klytic: l’aggiunta di un dominio, i record SPF, DKIM e DMARC di tale dominio, e le richieste che vanno oltre la console, come un cambio di modalità di hosting.
Un utente non crea alias né caselle per sé, salvo delega esplicita decisa dall’amministratore. Questa regola evita indirizzi che nessuno sorveglia.
Configurare una casella condivisa
- Creare la casella. L’amministratore crea una casella con l’indirizzo collettivo, per esempio fatture@. È una casella a tutti gli effetti, con il proprio spazio di archiviazione.
- Assegnare i diritti, persona per persona. Per ogni collaboratore, l’amministratore sceglie un livello: solo consultazione; gestione del contenuto (leggere, archiviare, creare cartelle, cancellare); oppure amministrazione, cioè gestire anche i diritti degli altri su questa casella. Riservi quest’ultimo livello al responsabile dell’ufficio.
- Configurare l’invio. Esistono due diritti distinti. «Invia come»: il destinatario vede solo l’indirizzo della casella condivisa. «Invia per conto di»: vede la casella e il nome della persona che ha scritto. Per fatture@ è in genere preferibile il primo; per un’assistente che scrive per un socio, il secondo è più trasparente.
- Verificare sulle postazioni. Le persone autorizzate ritrovano la casella condivisa nella loro webmail, accanto alla propria. La visualizzazione può essere diversa in Outlook e sul telefono: faccia una prova su una postazione di ogni tipo prima di annunciarla a tutto il team.
Non comunichi mai la password di una casella condivisa. Ognuno la apre con il proprio account: in questo modo, quando una persona lascia l’azienda basta revocare un diritto, e ogni azione resta attribuita a qualcuno.
Più domini nella stessa console
Un gruppo che mantiene una gestione unica può riunire tutti i suoi domini in un’unica console di amministrazione: gruppo.it, insegna-a.it, filiale-b.com. Ogni dominio ha i propri indirizzi e i propri record SPF, DKIM e DMARC.
Una persona che lavora per due società ha due possibilità. O una casella in ciascun dominio, se le due attività devono restare separate. Oppure una sola casella, con un alias nell’altro dominio, se deve gestire tutto nello stesso posto. Nel secondo caso, verifichi che l’indirizzo scelto per rispondere sia proprio quello della società giusta.
Indichi a Klytic, all’attivazione, se le società devono vedersi nella rubrica aziendale o restare separate.
Separare entità
Esistono tre livelli di separazione, dal più leggero al più forte.
- Domini distinti nella stessa piattaforma: gli indirizzi sono separati, ma un solo amministratore, o un solo team, gestisce l’insieme.
- Diritti di amministrazione limitati a un dominio: la piattaforma prevede questo principio, che consente a un responsabile di filiale di gestire le caselle del proprio dominio senza vedere quelle degli altri. La sua attivazione si decide con Klytic, in base alla sua modalità di hosting; non lo consideri acquisito prima di una conferma scritta.
- Un’istanza o un server dedicato per entità: quando gli amministratori non devono vedersi affatto, o quando una società potrebbe essere ceduta domani, è il livello adatto. Si attiva su preventivo.
Il ragionamento è lo stesso per i documenti: si veda più società nella piattaforma.
Calendari, sale e rubrica aziendale
I calendari e la rubrica sono oggetti condivisi distinti dalle caselle. Klytic Mail include i calendari personali e condivisi, la consultazione delle disponibilità, la prenotazione delle sale riunioni e la rubrica globale dell’azienda. Dare accesso a una casella condivisa non dà necessariamente accesso al suo calendario: ogni oggetto ha i propri diritti. Per un’assistente che gestisce il calendario di un dirigente, configuri entrambi.
Limiti del servizio
- Klytic non promette una delega «per filiale» oltre quanto è stato confermato per il suo account.
- La ripresa di un’organizzazione esistente (alias, liste, caselle condivise di un altro sistema di posta) fa parte di una migrazione, realizzata su preventivo.
- Le funzioni da esigere da un sistema di posta in generale sono descritte nella guida che cosa deve fare una posta elettronica aziendale.
Domande frequenti
Un utente può creare da solo un alias?
No, è l’amministratore dell’account a crearlo nella console. L’utente può invece condividere le proprie cartelle e i propri calendari.
Che fine fa l’indirizzo di un dipendente che lascia l’azienda?
Può restare attivo, diventare un alias o essere chiuso con una risposta automatica. Si veda casella di un dipendente che lascia l’azienda.
È possibile isolare completamente due filiali?
Sì, con un’istanza o un server dedicato per entità. Le modalità sono descritte nella pagina hosting e sovranità.
Un messaggio cancellato in una casella condivisa è perso?
No. Si recupera prima nella cartella degli elementi eliminati, senza costi. Oltre, il supporto lo ripristina dai backup degli ultimi 30 giorni, con un intervento incluso o fatturato a seconda della causa. Si veda ripristinare un messaggio o una casella.
