Migrazione
La migrazione da Google Workspace è spesso più semplice di quella da Microsoft 365 per la posta e i file, e più ardua per tutto ciò che è specifico di Google: Chat, Sites, Forms collegati a script, condivisioni molto aperte. Il progetto si valuta su questo secondo elenco.
In Gmail, un messaggio esiste una sola volta e porta zero, una o più etichette. Visto in IMAP, ogni etichetta diventa una cartella, e lo stesso messaggio compare in ciascuna di esse. Vi si aggiungono cartelle speciali, tra cui «Tutti i messaggi», che contiene tutto, compresi i messaggi archiviati senza alcuna etichetta. I nomi di queste cartelle speciali dipendono dalla lingua dell’account.
Due errori opposti sono quindi in agguato. Copiare tutte le cartelle, «Tutti i messaggi» compresa, moltiplica i duplicati. Copiare solo le etichette dimentica i messaggi archiviati, che alcuni dipendenti usano come unica forma di classificazione. La regola si sceglie prima della prima copia: una cartella per etichetta, e una cartella di recupero per i messaggi senza etichetta, ad esempio. Le cartelle «Importanti», «Spam» e «Cestino» sono in genere escluse. Una volta fissata, la regola si applica a tutte le caselle, compreso il secondo passaggio.
Un documento Word depositato in Drive resta un file Word e si copia così com’è. Un Google Doc, uno Sheet o uno Slides esiste solo in Google: occorre convertirlo in un formato d’ufficio per portarlo fuori. La conversione conserva il testo e i dati. Perde o degrada la cronologia delle versioni, una parte della formattazione, e le funzioni di Sheets che interrogano altre cartelle di lavoro o servizi Google. Gli script associati al documento non seguono.
Un team che scrive a più mani in Docs tutto il giorno deve testare l’editor della destinazione per due settimane, sui propri documenti, prima di qualsiasi passaggio. Se il test fallisce, restare su Google Workspace è una decisione razionale. La pagina Google Workspace a confronto con una soluzione sovrana serve a questa scelta, e la panoramica delle alternative europee a Google Workspace aiuta a scegliere la destinazione.
Immaginiamo uno studio di commercialisti di 25 persone. La posta e il calendario passano senza sorprese. Il Drive, invece, contiene Sheets condivisi tramite link con i clienti, che vi inseriscono i propri documenti ogni mese, e un modulo di raccolta collegato a uno script. La migrazione di questi elementi non è una copia: è una revisione del modo di scambiare informazioni con i clienti. Lo studio ha tutto l’interesse a trattarla come un cantiere distinto, con il proprio calendario, anziché scoprirla il giorno del passaggio.
Durante la copia, i dipendenti continuano a scrivere in Gmail. Un secondo passaggio, subito prima dell’MX, recupera il delta. Senza questo passaggio, mancano gli ultimi giorni. Il metodo generale è lo stesso che per una posta elettronica senza interruzioni.
Il TTL si abbassa in anticipo perché i resolver DNS conservano la vecchia risposta fino alla scadenza della vecchia durata. Dopo il passaggio, Google si considera ancora responsabile del dominio: un dipendente che scrive a un collega da Gmail vede il proprio messaggio consegnato in Google, senza passare per il nuovo MX. Per questo la fase 7 chiude l’invio, non solo la ricezione.
Il proprietario di un file di Drive è una persona. Se ha lasciato l’azienda senza trasferimento di proprietà, il file è più difficile da riprendere. Effettui questo trasferimento prima della copia. La console di amministrazione lo consente; l’importante è farlo prima di eliminare l’account, altrimenti i file di cui era proprietario scompaiono con esso. I drive condivisi, invece, appartengono all’organizzazione e non a una persona: si migrano per team.
Un file che compare in «Condivisi con me» non appartiene all’utente che lo vede. Copiato casella per casella, sarà ripreso una sola volta, dall’account del suo proprietario. Se appartiene a un cliente o a un partner esterno, non sarà ripreso affatto: è normale, ma occorre saperlo.
I gruppi Google servono spesso da liste di distribuzione e da elenchi di diritti. Li esporti. Li ricrei sulla destinazione. Non dia per scontato che un gruppo di venti persone «si ricreerà da solo». Uno stesso gruppo può al tempo stesso ricevere la posta di un indirizzo commerciale e dare accesso a un drive condiviso: questi due ruoli si ricreano separatamente.
La convalida del dominio (SPF, DKIM, DMARC) si rifà il giorno dell’MX. Una dimenticanza su DMARC si traduce in email respinte presso i corrispondenti, mentre l’invio «funziona» nei test interni. La ragione è semplice: DMARC chiede che il messaggio sia autenticato da SPF o da DKIM a nome del suo dominio. I record della destinazione possono essere pubblicati prima del giorno X (un solo record SPF che autorizza entrambe le piattaforme durante la transizione, una chiave DKIM sotto un nuovo selettore); il giorno dell’MX, si verifica il risultato su un messaggio reale inviato verso l’esterno.
Per quanto riguarda le postazioni, due casi richiedono attenzione. Su Android, l’account Google aziendale è spesso quello del telefono: si aggiunge il nuovo account, si verificano posta, calendario e contatti, poi si rimuove il vecchio. I dipendenti che utilizzavano Outlook collegato a Google tramite lo strumento di sincronizzazione di Google devono ricreare un profilo Outlook, anziché modificare il vecchio.
Il dettaglio riga per riga si trova nella checklist di migrazione, la maggior parte dei cui punti vale anche per Google.
Sì, nella maggior parte degli strumenti di copia, un’etichetta diventa una cartella. Un messaggio che porta più etichette viene allora copiato in ciascuna cartella oppure collocato in una sola, a seconda della regola scelta. Questa scelta si fa prima della prima copia e si verifica sul campione di cinque caselle.
No. Questo formato esiste solo all’interno di Google. All’uscita, ogni documento diventa un file d’ufficio, modificabile nell’editor della destinazione. Il testo e i dati seguono; la cronologia delle versioni e i commenti in corso non sempre.
I link di Google smettono di funzionare quando l’account o il Drive viene chiuso. Occorre ricreare le condivisioni sulla destinazione e avvisare i clienti interessati. È anche l’occasione per chiudere le condivisioni aperte a «chiunque abbia il link» che non hanno più ragione di esistere.
No. Mantenga Google in lettura per il tempo del controllo, poi esporti ciò che deve essere conservato prima della chiusura. Disdire troppo presto impedisce di correggere una discrepanza scoperta in seguito. Il costo di questo periodo va previsto nel budget, come spiegato in quanto costa una migrazione.
Klytic riceve la posta su un servizio di posta elettronica Zimbra che gestisce, ospitato nella propria architettura di posta, in un’istanza dedicata o presso il cliente, e i file su un’istanza Nextcloud dedicata al cliente. I Google Docs diventano file. Lì si possono condividere, modificare online da soli o in più persone, e ritrovarne la cronologia delle versioni. Non è l’editor di Google. La consulenza per la migrazione della posta è gratuita. Klytic garantisce che nessuna email vada persa. La copia eseguita da Klytic è su preventivo, dopo l’inventario delle caselle e dei volumi.
La posta elettronica è accessibile via web, tramite i software di posta, su dispositivi mobili, in EAS e in EWS. I servizi si acquistano separatamente: si può migrare solo la posta, o solo i file. Gli abbonamenti si trovano nella pagina Tariffe, distinta dal preventivo di migrazione.
Questa pagina descrive un metodo. Non promette il recupero dei servizi specifici di Google.
Consultate a ottobre 2026.
Consigli gratuiti, nessuna email persa. La migrazione eseguita da Klytic è su preventivo, dopo un inventario.
Offerta di benvenuto
Offerta di prova senza impegno. Un consulente la ricontatterà per comprendere le sue esigenze e preparare il suo spazio Klytic.
