Che cosa esce quando un documento parte verso un servizio di IA
Inviare un file a un assistente online, o collegare uno strumento di IA a uno spazio documentale, fa uscire più del testo del documento:
- il contenuto, per intero o per estratti;
- i metadati: nome del file, autore, percorso della cartella. «Clienti/Rossi/Contenzioso 2026» dice già molto;
- la richiesta stessa: «trova i contratti in cui possiamo recedere senza penale» rivela un’intenzione;
- i log del fornitore: richieste e risposte, conservate secondo le sue condizioni;
- un indice derivato: per cercare per significato, uno strumento costruisce una rappresentazione del contenuto, che ne è una forma di copia;
- l’uso successivo: a seconda del contratto, i dati possono servire a migliorare il modello.
A questo si aggiunge la questione del diritto applicabile al fornitore, trattata in proteggere un’azienda dal CLOUD Act.
Le condizioni di un trattamento locale o nell’istanza
Per implementare un’IA generativa, la CNIL raccomanda di scegliere una modalità di implementazione sicura, per esempio privilegiando sistemi locali, sicuri e specializzati. In mancanza, chiede di determinare in quale misura il fornitore possa riutilizzare i dati forniti, e di adattare l’uso di conseguenza. In concreto, sei domande:
- Dove gira il modello? Sulla postazione, su un server dell’azienda, nell’istanza del fornitore della gestione documentale, o presso un fornitore di IA terzo.
- Chi lo gestisce? La società che fa girare il modello ha accesso a ciò che legge.
- Le richieste e gli estratti vengono registrati nei log? Per quanto tempo, e chi può leggere questi log?
- I documenti servono a migliorare il modello? La risposta deve essere scritta nel contratto.
- L’indice rispetta i diritti? Una persona non deve ottenere, con una domanda all’IA, il contenuto di una cartella che non può aprire.
- Che fine fa l’indice quando un documento viene cancellato? Altrimenti la durata di conservazione si applica solo al file, non alla sua copia.
La CNIL raccomanda anche di inquadrare gli usi con un elenco di ciò che è consentito e vietato, per esempio non fornire dati personali al sistema quando non è previsto.
Che cosa fa l’IA, e che cosa non decide
Se ben inquadrata, un’IA può proporre etichette, estrarre una data, un importo o il nome di un fornitore, o rispondere a una ricerca formulata in linguaggio corrente. Sono suggerimenti. A volte sbagliano, e raramente in modo visibile.
Non esonera da tre decisioni:
- la struttura delle cartelle: chi possiede quale cartella, dove si archivia un contratto. Una classificazione automatica in una struttura che nessuno ha deciso resta disordine;
- i diritti: l’IA non sa chi deve vedere le buste paga;
- la durata di conservazione: deriva da un testo o da una politica, si veda conservare e archiviare i documenti.
Per i documenti che impegnano l’azienda, convalida una persona. È il ruolo del circuito di approvazione, non del modello.
Il limite: un modello gestito dal suo fornitore resta un accesso
Far girare il modello presso il fornitore della gestione documentale evita di inviare i documenti a un terzo. Non significa per questo assenza di accesso. Per leggere un documento, il modello deve vederlo in chiaro. Il gestore che fa girare il modello accede quindi tecnicamente al contenuto, come quando ripristina un backup o interviene per il supporto.
La cifratura rende visibile questo compromesso. Un documento cifrato alla fonte, con una chiave derivata dall’account dell’utente, è illeggibile per il gestore. Lo è anche per un modello che gira sul server. A seconda della modalità di cifratura della cartella, si ottiene la riservatezza o i trattamenti lato server, raramente entrambi. La questione della detenzione delle chiavi è approfondita in che cos’è un cloud sovrano?
Esempio: ritrovare clausole nei contratti
Caso ipotetico. Uno studio di quindici persone vuole ritrovare tutti i contratti che contengono una clausola di non concorrenza. Tre opzioni.
Un assistente online per il grande pubblico. Vi si caricano i contratti. Il contenuto, i nomi dei clienti e la richiesta escono dall’azienda. La loro conservazione e il loro riutilizzo dipendono dalle condizioni del servizio.
Un modello su un server dell’azienda. Indicizza solo la cartella «Contratti», con i diritti della cartella. I log sono limitati e letti dall’amministratore. Il contenuto non lascia l’infrastruttura, ma occorre far funzionare e aggiornare questo server.
Nessuna IA. Un’etichetta «non concorrenza» viene apposta al momento del deposito, nel circuito di approvazione. La ricerca per etichetta ritrova i contratti in pochi secondi. Per un’esigenza ricorrente e ben definita, spesso basta.
La scelta giusta dipende dalla frequenza della domanda e dalla sensibilità dei documenti, non dall’attrattiva dello strumento.
Da non confondere con la trascrizione delle riunioni
Una videoconferenza può produrre una trascrizione e un riassunto. È un trattamento della riunione, non una classificazione di file. Il riassunto diventa un documento come un altro: si archivia, si condivide e si conserva secondo le stesse regole. Non rende «intelligente» la gestione documentale.
Domande frequenti
È possibile usare un assistente IA per il grande pubblico su documenti interni?
Solo dopo averne letto le condizioni: conservazione delle richieste, riutilizzo dei dati, diritto applicabile. La CNIL raccomanda di inquadrarne l’uso.
Un’IA installata in locale è necessariamente sicura?
No. Evita l’uscita dei dati, ma occorre ancora regolare i diritti dell’indice, i log e la cancellazione.
L’IA può fissare le durate di conservazione?
No. Derivano dai testi e dalla sua politica. Si veda conservare e archiviare i documenti.
E per il filtraggio delle e-mail tramite IA?
L’argomento ha una sua guida: IA e riservatezza del filtraggio.
È possibile aggiungere un’IA a Klytic Docs?
Sì, tramite un’estensione che lei aggiunge alla sua istanza. Prima di attivarla, verifichi dove gira il modello e che cosa conserva, con le domande di questa guida.
Come classificare senza IA?
Con cartelle di team, etichette e un circuito. Si veda ritrovare, etichettare e far circolare un documento.
Dove si colloca Klytic
Klytic Docs non integra l’IA per impostazione predefinita: la classificazione si basa sulle cartelle di team, sulle etichette, sui circuiti di approvazione e sulla ricerca. Se lo desidera, può aggiungere un’estensione di IA alla sua istanza, di cui è amministratore. Le domande di questa guida si applicano allora a questa estensione: dove gira il modello, chi lo gestisce, che cosa viene conservato e che cosa esce dall’istanza.
La videoconferenza inclusa in Klytic Docs consente la registrazione, la trascrizione, la traduzione e il riassunto delle riunioni, nell’istanza del cliente. È un servizio di riunione, non una gestione documentale intelligente. È fornita per un numero limitato di utenti; il supporto di un numero elevato di utenti in videoconferenza è oggetto di un preventivo specifico.
Per i documenti cifrati alla fonte, la chiave è generata a partire dall’account del cliente: Klytic non può leggerne il contenuto. I dati che il servizio deve trattare sono cifrati a riposo con chiavi gestite da Klytic. Lato Klytic, gli accessi tecnici sono nominativi e registrati nei log.
Per le e-mail, Klytic MTA utilizza un modello gestito da Klytic, o nell’istanza del cliente, e non da un servizio per il grande pubblico, per valutare solo i messaggi con un punteggio ambiguo. I dettagli sono nella guida sul filtraggio.
L’hosting è possibile in qualsiasi area geografica corrispondente alla giurisdizione applicabile, fatta salva la disponibilità dei servizi, in particolare in Europa o a Mauritius, oppure sui server del cliente. Klytic non è un’offerta qualificata SecNumCloud.
Questa pagina descrive un quadro generale. Non sostituisce l’analisi delle condizioni di uno specifico servizio di IA.
Fonti
Consultate nell’ottobre 2026.
- CNIL, «Comment déployer une IA générative ? La CNIL apporte de premières précisions» (Come implementare un’IA generativa? La CNIL fornisce i primi chiarimenti), 18 luglio 2024: privilegiare sistemi locali, sicuri e specializzati; in mancanza, valutare il riutilizzo dei dati da parte del fornitore; inquadrare gli usi, per esempio non fornire dati personali. cnil.fr
- Klytic, Che cos’è un cloud sovrano?: chiave dei documenti cifrati alla fonte generata a partire dall’account del cliente e illeggibile per Klytic; dati trattati dal servizio cifrati a riposo con chiavi gestite da Klytic. klytic.com
- Klytic, pagina Klytic Docs: classificazione per cartelle ed etichette, circuiti di approvazione, ricerca. klytic.com
- Klytic, Hosting e sovranità: accessi tecnici limitati alla gestione operativa e al supporto, nominativi e registrati nei log. klytic.com
