Che cosa ottiene
Ogni collaboratore vede tre cose: il proprio spazio personale, le cartelle di team aperte ai suoi gruppi e gli elementi che un collega ha condiviso con lui. Nient’altro. I permessi si impostano per utente, per gruppo e per cartella, in un’istanza dedicata alla Sua azienda.
L’impostazione corretta sta in una frase: una cartella di team per perimetro stabile (reparto, sede, società), un gruppo per insieme di persone, e condivisioni individuali riservate ai casi occasionali.
Due livelli: l’account e la cartella
L’account decide chi entra. Viene creato, disattivato o eliminato da un amministratore della Sua istanza. L’autenticazione a due fattori è disponibile per rafforzare l’accesso.
La cartella decide che cosa la persona può fare una volta entrata. Tre livelli bastano nella maggior parte dei casi:
| Permesso | Che cosa consente | Esempio |
|---|
| Lettura | Aprire e consultare | Procedure qualità per tutto il personale |
| Modifica | Creare, modificare, eliminare file | Cartella di lavoro dell’ufficio commerciale |
| Ricondivisione | Dare a propria volta l’accesso ad altre persone | Responsabile di un progetto che coinvolge dei colleghi |
Il permesso di ricondivisione è il più delicato: è quello che fa uscire un documento dal perimetro previsto. Lo conceda solo a chi ne ha bisogno.
Ragionare per gruppi, non per nomi
Non appena il team supera poche persone, assegni i permessi a gruppi: «Contabilità», «Officina Lione», «Direzione». Un gruppo si gestisce con un solo gesto:
- un arrivo: la persona viene aggiunta al gruppo e vede subito le cartelle del suo reparto;
- un cambio di ruolo: cambia gruppo e i suoi accessi seguono;
- l’uscita da un team: lascia il gruppo e l’accesso scompare senza toccare le cartelle.
I permessi assegnati nome per nome finiscono sempre per divergere dall’organizzazione reale. Nessuno sa più perché un ex stagista veda ancora la cartella dei preventivi.
La cartella di team: un reparto, una sede, una società
Una cartella di team appartiene all’organizzazione, non a una persona. Un amministratore la crea, le associa uno o più gruppi e stabilisce il livello di permesso di ciascuno. I file che vi sono depositati restano al loro posto quando il loro autore cambia ruolo o lascia l’azienda.
Per un contenuto più sensibile all’interno di un reparto, per esempio le buste paga all’interno delle risorse umane, la soluzione più semplice è una cartella di team distinta, aperta a un gruppo più ristretto. Permessi più granulari su una sottocartella possono anche essere impostati quando questa funzione è attivata sulla Sua istanza: la richieda al supporto Klytic.
Società o controllata: in una stessa istanza la leva è la stessa, un gruppo e delle cartelle di team per società. Se le società devono essere isolate al punto che nessun amministratore comune veda l’altra, si tratta di un’altra architettura, descritta in Più società in Klytic Docs. Vi è trattato anche il caso di una persona che lavora per due controllate.
Chi amministra che cosa
- L’amministratore della Sua istanza, una persona della Sua organizzazione: crea gli account e i gruppi, apre le cartelle di team, stabilisce le regole di condivisione per tutti.
- Un amministratore di gruppo, se delega: gestisce gli account del proprio gruppo (creazione, password, quota), senza accesso alle impostazioni generali. Utile per una sede o una controllata che gestisce i propri arrivi.
- Ogni utente: condivide i propri file, nei limiti stabiliti dall’amministratore.
- Il supporto Klytic: La aiuta a mettere in piedi questa organizzazione, garantisce la manutenzione e i ripristini, inclusi o a pagamento a seconda della causa (veda Ritrovare una versione di un documento). I tecnici Klytic intervengono solo per le esigenze del servizio, in modo tracciato. Non decidono al posto Suo chi vede che cosa.
Verificare chi ha accesso a un file
Il pannello dei dettagli di un file o di una cartella mostra con chi è condiviso. Indica anche le persone che vi hanno accesso perché è stata loro condivisa una cartella superiore. Questa informazione è visibile al proprietario e alle persone che hanno il permesso di ricondivisione. È il primo controllo da fare prima di depositare un documento sensibile in una cartella esistente.
Rivedere gli accessi: il log
Klytic Docs tiene un log degli accessi e dell’attività delle cartelle: creazioni, modifiche, eliminazioni, condivisioni. Permette di rispondere a domande come «chi ha condiviso questa cartella?» o «chi ha eliminato questo file, e quando?». I log di accesso e di amministrazione possono anche essere esportati verso i Suoi strumenti di monitoraggio.
Se Le serve una traccia più dettagliata, per esempio la semplice consultazione di un file preciso, verifichi con il supporto Klytic che cosa registra la Sua istanza prima di farne una regola interna.
Esempio: una PMI di 40 persone
| Cartella di team | Gruppo in modifica | Gruppo in lettura |
|---|
| Commerciale | Commerciali | Direzione |
| Contabilità | Contabilità | Direzione |
| HR | HR | nessuno |
| Procedure | Qualità | Tutto il personale |
La ricondivisione è concessa solo ai responsabili di reparto. Un nuovo commerciale viene aggiunto al gruppo «Commerciali»: non c’è nient’altro da fare.
Domande frequenti
Un dipendente lascia l’azienda: che cosa fare dei suoi accessi?
Lo tolga dai suoi gruppi, recuperi i suoi file personali, poi disattivi il suo account. La procedura è in Documenti all’uscita di un dipendente o di un team.
Posso impedire a un gruppo di condividere verso l’esterno?
Sì, l’amministratore può escludere alcuni gruppi dalla creazione di condivisioni. Veda Link di condivisione, partner e download.
Due controllate devono avere due istanze?
Solo se nessun amministratore comune deve vedere l’altra società. I due regimi sono messi a confronto in Più società in Klytic Docs.
Un file è stato cancellato per errore: chi può recuperarlo?
L’utente, dal cestino, senza costi. Se il cestino non basta più, il supporto Klytic ripristina a partire dai backup degli ultimi 30 giorni. Una cancellazione per errore è un errore di manipolazione: questo ripristino è oggetto di un ticket di assistenza a pagamento. Veda Ritrovare una versione di un documento.
