Ką gaunate
Suteikiate prieigą prie failo ar aplanko nesiųsdami jo priedu. Dokumentas lieka savo vietoje, jūsų instancijoje. Žinote, kas turi prieigą, bet kada galite sumažinti teises ar nutraukti prieigą, o asmuo visada mato naujausią versiją.
Bendrinti viduje
Failo ar aplanko bendrinimo skydelyje pasirinkite savo organizacijos kolegą ar grupę. Nustatote jo teises: skaitymą, keitimą, pakartotinį bendrinimą. Elementas atsiranda jo erdvėje.
Visam skyriui geriau naudoti grupei atvertą komandos aplanką, o ne daug individualių bendrinimų. Grupių nustatymas paaiškintas puslapyje Nustatyti, kas mato kuriuos dokumentus.
Siųsti nuorodą į išorę
Bendrinimo nuoroda suteikia prieigą prie failo ar aplanko asmeniui, neturinčiam paskyros jūsų instancijoje. Adrese yra atsitiktinis identifikatorius, kurio neįmanoma atspėti. Kiekvienai nuorodai nustatote:
- teises: tik skaitymą arba įkėlimą ir keitimą. Aplankui režimas „tik įkėlimas“ leidžia gauti failus nerodant, kas jau yra aplanke;
- slaptažodį, kurį reikia perduoti kitu kanalu nei nuoroda, pavyzdžiui, telefonu;
- galiojimo pabaigos datą, po kurios nuoroda automatiškai nustoja veikti;
- pastabą gavėjui, jei reikia.
Tam pačiam aplankui galite sukurti kelias nuorodas su skirtingomis teisėmis ir pašalinti kiekvieną atskirai. Iš Klytic Mail siųskite šią nuorodą vietoj didelio priedo: gavėjas mato naujausią versiją.
Išvengti atsitiktinio bendrinimo
Dauguma nutekėjimų kyla dėl nuorodos, sukurtos ne tam aplankui, arba nuorodos be laiko apribojimo. Jūsų instancijos administratorius gali nustatyti taisykles visiems:
- reikalauti slaptažodžio visoms išorės nuorodoms;
- nustatyti numatytąją galiojimo pabaigos datą ir didžiausią trukmę, kurios naudotojas negali viršyti;
- leisti arba neleisti pakartotinai bendrinti gautą elementą;
- apriboti vidinius bendrinimus asmens grupių nariais;
- neleisti tam tikrų grupių nariams kurti bendrinimų, bet leisti juos gauti.
Naudotojui pakanka dviejų įpročių. Bendrinti reikiamą poaplankį, niekada dėl patogumo tėvinio aplanko. Ir prieš įkeliant jautrų dokumentą bendrinimo skydelyje patikrinti, kas jau turi prieigą, įskaitant per tėvinį aplanką.
Darbas su partneriu
Tinkamas įrankis priklauso nuo bendradarbiavimo trukmės ir krypties.
| Situacija | Veiksmas |
|---|
| Vienkartinis dokumento siuntimas | Tik skaitymo nuoroda, slaptažodis, trumpas galiojimas |
| Dokumentų gavimas iš kliento | Tik įkėlimo nuoroda atskirame aplanke |
| Reguliarus keitimasis abiem kryptimis | Partneriui skirtas aplankas, keitimo nuoroda, slaptažodis, galiojimo data peržiūrima kiekvieną kartą jai baigiantis |
| Ilgalaikis bendradarbiavimas | Administratoriaus jūsų instancijoje sukurta paskyra, įtraukta į grupę, kuri mato tik bendrą aplanką |
Partnerio aplankas laikomas už jūsų jautrios struktūros ribų. Taip per plačios nuorodos negali atskleisti nieko kito. Dėl paskyrų kūrimo išorės asmenims pasitarkite su Klytic, kaip tai paveiks jūsų plano apimtį.
Susitikimams išorės svečiai prisijungia prie Klytic Docs vaizdo konferencijos paprasta nuoroda, be paskyros. Ši prieiga prie susitikimo neatveria jūsų aplankų: skambučio metu rodomas dokumentas bendrinamas atskirai, nuoroda.
Vaizdo konferencijų funkcija teikiama ribotam naudotojų skaičiui. Didelio naudotojų skaičiaus vaizdo konferencijoms rengiama atskira sąmata.
Jautrūs dokumentai ir atsisiuntimai
Ekrane rodomą dokumentą visada galima nukopijuoti ar nufotografuoti. Todėl kontrolė remiasi keliomis derinamomis priemonėmis:
- suteikti skaitymą be keitimo;
- nuorodoje paslėpti atsisiuntimo mygtuką. Tai apsunkina failo gavimą, bet jo nepadaro neįmanomo;
- nustatyti trumpą galiojimą ir pašalinti nuorodą, kai tik ji nebereikalinga;
- stėbėti aplanko veiklą žurnale;
- nesinchronizuoti jautraus aplanko išoriniame ar bendrai naudojamame kompiuteryje;
- tam, kas niekada neturi išeiti, nekurti jokių nuorodų ir neleisti atitinkamai grupei kurti bendrinimų.
Ryšys su jūsų instancija yra šifruojamas. Tačiau priklausomai nuo aplanko šifravimo režimo siūlomos bendrinimo parinktys gali skirtis: patikrinkite jas prieš šifruodami aplanką, skirtą išorės asmenims.
Pavyzdys: aplankas „Klientai“ ir aplankas „Darbo užmokestis“
Paslaugų įmonė sukuria du komandų aplankus.
- Klientai: kiekvienas klientas turi savo poaplankį. Projektų vadovai jame kuria slaptažodžiu apsaugotas nuorodas, galiojančias ne ilgiau kaip trisdešimt dienų, kaip reikalauja administratorius.
- Darbo užmokestis: atvertas tik grupei „Darbo užmokestis“, su keitimo teise, be pakartotinio bendrinimo teisės. Grupei neleidžiama kurti bendrinimų. Algalapiai niekada nesiunčiami nuoroda.
Ribos
- Pašalinus nuorodą prieiga nutraukiama, bet gavėjo jau atsisiųsta kopija neištrinama.
- Trečiajam asmeniui perduota nuoroda lieka jam naudojama, jei ji neturi slaptažodžio. Todėl verta jį padaryti privalomą.
- Sprendimas integruoti Klytic Docs su kitais įmonės įrankiais aptariamas gide Dokumentų valdymo sistemos susiejimas su ERP, CRM ir el. paštu.
