Mida te saate
Annate juurdepääsu failile või kaustale ilma seda manusena saatmata. Dokument jääb oma kohale teie instantsis. Te teate, kellel on sellele juurdepääs, saate igal ajal õigusi vähendada või juurdepääsu katkestada ja inimene näeb alati viimast versiooni.
Sisemine jagamine
Valige faili või kausta jagamispaneelilt kolleeg või grupp oma organisatsioonist. Määrate tema õigused: lugemine, muutmine, edasijagamine. Element ilmub tema alasse.
Terve osakonna jaoks eelistage grupile avatud meeskonnakausta üksikjagamiste rea asemel. Gruppide seadistamist selgitab leht Seadistage, kes näeb milliseid dokumente.
Lingi saatmine väljapoole
Jagamislink annab juurdepääsu failile või kaustale inimesele, kellel pole teie instantsis kontot. Aadress sisaldab juhuslikku, äraarvamatut identifikaatorit. Iga lingi puhul seadistate:
- õigused: ainult lugemine või üleslaadimine ja muutmine. Kausta puhul võimaldab ainultüleslaadimise režiim ka faile vastu võtta, näitamata kausta olemasolevat sisu;
- parooli, mis edastatakse lingist erineva kanali kaudu, näiteks telefoni teel;
- lõppkuupäeva, pärast mida link automaatselt töötamast lakkab;
- vajaduse korral märkuse adressaadile.
Samale kaustale saate luua mitu eri õigustega linki ja eemaldada igaühe eraldi. Saatke Klytic Mailist mahuka manuse asemel see link: adressaat vaatab ajakohast versiooni.
Juhusliku jagamise vältimine
Enamik lekkeid tuleneb valele kaustale loodud lingist või ilma ajapiiranguta avatud lingist. Teie instantsi administraator saab kõigile reeglid kehtestada:
- nõuda parooli kõigil välistel linkidel;
- määrata vaikimisi lõppkuupäev ja maksimaalne kestus, mida kasutaja ületada ei saa;
- lubada või keelata saadud elemendi edasijagamine;
- piirata sisemisi jagamisi inimese gruppide liikmetega;
- takistada teatud gruppide liikmetel jagamisi luua, lubades neil siiski jagamisi vastu võtta.
Kasutaja poolel piisab kahest harjumusest. Jagage vajalikku alamkausta, mitte kunagi mugavuse pärast ülemkausta. Ja kontrollige enne tundliku dokumendi paigutamist jagamispaneelilt, kellel on juba juurdepääs, ka ülemkausta kaudu.
Koostöö partneriga
Õige tööriist sõltub vahetuse kestusest ja suunast.
| Olukord | Tegevus |
|---|
| Dokumendi ühekordne saatmine | Lugemislink, parool, lühike lõppkuupäev |
| Kliendilt dokumentide vastuvõtmine | Ainultüleslaadimise link eraldi kaustale |
| Regulaarne kahesuunaline vahetus | Partnerile eraldatud kaust, muutmislink, parool, lõppkuupäev, mis vaadatakse üle iga tähtaja saabudes |
| Pikaajaline koostöö | Administraatori loodud konto teie instantsis, paigutatud gruppi, mis näeb ainult ühist kausta |
Partnerikaust paigutatakse väljapoole teie tundlikku kaustastruktuuri. Nii ei saa liiga lai link midagi muud paljastada. Välisisikutele mõeldud kontode loomise puhul arutage Klyticuga mõju teie paketi mõõtmetele.
Koosolekute puhul liituvad välised külalised Klytic Docsi videokonverentsiga lihtsa lingi kaudu, ilma kontota. See juurdepääs koosolekule ei ava neile teie kaustu: kõne ajal näidatud dokument jagatakse eraldi, lingi kaudu.
Videokonverents on ette nähtud piiratud arvule kasutajatele. Suure kasutajate arvu toetamiseks videokonverentsis koostatakse eraldi pakkumine.
Tundlikud dokumendid ja allalaadimised
Ekraanil kuvatud dokumenti saab alati kopeerida või pildistada. Kontroll põhineb seega mitme hoova kombinatsioonil:
- anda lugemisõigus ilma muutmisõiguseta;
- peita lingil allalaadimisnupp. See muudab faili kättesaamise raskemaks, kuid mitte võimatuks;
- määrata lühike lõppkuupäev ja eemaldada link kohe, kui seda enam ei vajata;
- jälgida kausta tegevusi logis;
- mitte sünkroonida tundlikku kausta välisesse või jagatud tööjaama;
- selle jaoks, mis ei tohi kunagi väljuda, mitte luua ühtegi linki ja jätta asjaomane grupp jagamiste loomisest välja.
Suhtlus teie instantsiga on krüpteeritud. Sõltuvalt kausta krüpteerimisviisist võivad pakutavad jagamisvõimalused siiski erineda: kontrollige neid enne välisisikutele mõeldud kausta krüpteerimist.
Näide: kaust „Kliendid“ ja kaust „Palk“
Teenindusettevõte avab kaks meeskonnakausta.
- Kliendid: igal kliendil on oma alamkaust. Projektijuhid loovad sinna paroolikaitsega linke, mis kehtivad kuni kolmkümmend päeva, nagu administraator nõuab.
- Palk: avatud ainult grupile Palk, muutmisõigusega, ilma edasijagamisõiguseta. Grupp on jagamiste loomisest välja jäetud. Palgalehed ei liigu kunagi lingi kaudu.
Piirangud
- Lingi eemaldamine katkestab juurdepääsu, kuid ei kustuta adressaadi juba alla laaditud koopiat.
- Kolmandale isikule edastatud link jääb tema jaoks kasutatavaks, kui sellel pole parooli. Seetõttu tasub see kohustuslikuks muuta.
- Klytic Docsi integreerimist ettevõtte teiste tööriistadega käsitleb juhend Dokumendihaldussüsteemi ühendamine ERP, CRM-i ja e-postiga.
