X’tiksbu
Tagħtu aċċess għal fajl jew folder mingħajr ma tibagħtuh bħala attachment. Id-dokument jibqa’ f’postu, fl-istanza tagħkom. Tafu min għandu aċċess għalih, tistgħu tnaqqsu d-drittijiet jew taqtgħu l-aċċess f’kull ħin, u l-persuna dejjem tara l-aħħar verżjoni.
Kondiviżjoni interna
Mill-panew tal-kondiviżjoni ta’ fajl jew folder, agħżlu kollegħ jew grupp mill-organizzazzjoni tagħkom. Tiffissaw id-drittijiet tiegħu: qari, modifika, kondiviżjoni mill-ġdid. L-element jidher fl-ispazju tiegħu.
Għal dipartiment sħiħ, ippreferu folder tat-tim miftuħ għal grupp minflok sensiela ta’ kondiviżjonijiet individwali. L-issettjar tal-gruppi huwa spjegat f’Stabbilixxu min jara liema dokumenti.
Ibagħtu link barra
Link ta’ kondiviżjoni jagħti aċċess għal fajl jew folder lil persuna li m’għandhiex kont fl-istanza tagħkom. L-indirizz fih identifikatur arbitrarju, li ma jistax jintaqta’. Għal kull link, tissettjaw:
- id-drittijiet: qari biss, jew depożitu u modifika. Għal folder, modalità ta’ depożitu biss tippermetti wkoll li tirċievu fajls mingħajr ma turu x’fih diġà l-folder;
- password, li għandha tintbagħat minn mezz ieħor minbarra l-link, pereżempju bit-telefon;
- data ta’ tmiem, li wara tagħha l-link jieqaf jaħdem awtomatikament;
- nota għad-destinatarju, jekk meħtieġ.
Tistgħu toħolqu diversi links fuq l-istess folder, bi drittijiet differenti, u tneħħu kull wieħed separatament. Minn Klytic Mail, ibagħtu dan il-link minflok attachment tqil: id-destinatarju jikkonsulta l-verżjoni aġġornata.
Evitaw il-kondiviżjoni aċċidentali
Il-biċċa l-kbira tat-tnixxijiet jiġu minn link mogħti fuq il-folder il-ħażin, jew minn link miftuħ mingħajr limitu ta’ żmien. Amministratur tal-istanza tagħkom jista’ jiffissa regoli għal kulħadd:
- jitlob password fuq il-links esterni kollha;
- jiffissa data ta’ tmiem awtomatika, u tul massimu li l-utent ma jistax jaqbeż;
- jippermetti jew le l-kondiviżjoni mill-ġdid ta’ element riċevut;
- jillimita l-kondiviżjonijiet interni għall-membri tal-gruppi tal-persuna;
- iwaqqaf il-membri ta’ ċerti gruppi milli joħolqu kondiviżjonijiet, filwaqt li jkunu jistgħu jirċievuhom.
Min-naħa tal-utent, żewġ drawwiet huma biżżejjed. Aqsmu s-sub-folder utli, qatt il-folder ewlieni għax hu aktar faċli. U ivverifikaw fil-panew tal-kondiviżjoni min diġà għandu aċċess, inkluż permezz ta’ folder ewlieni, qabel ma tqiegħdu dokument sensittiv.
Taħdmu ma’ sieħeb
L-għodda t-tajba tiddependi mit-tul u mid-direzzjoni tal-iskambji.
| Sitwazzjoni | X’tagħmlu |
|---|
| Bgħit okkażjonali ta’ dokument | Link ta’ qari biss, password, data ta’ tmiem qasira |
| Tirċievu dokumenti minn klijent | Link ta’ depożitu biss fuq folder dedikat |
| Skambji regolari fiż-żewġ direzzjonijiet | Folder dedikat għas-sieħeb, link b’modifika, password, data ta’ tmiem riveduta f’kull skadenza |
| Kollaborazzjoni fit-tul | Kont maħluq mill-amministratur fl-istanza tagħkom, f’grupp li jara biss il-folder komuni |
Il-folder tas-sieħeb jitqiegħed barra mill-istruttura sensittiva tagħkom. B’hekk, link wiesa’ wisq ma jista’ jesponi xejn ieħor. Għall-ħolqien ta’ kontijiet għal persuni esterni, ivverifikaw ma’ Klytic l-effett fuq id-dimensjonar tal-offerta tagħkom.
Għall-laqgħat, il-mistednin esterni jingħaqdu mal-vidjokonferenza ta’ Klytic Docs b’link sempliċi, mingħajr kont. Dan l-aċċess għall-laqgħa ma jiftħilhomx il-folders tagħkom: dokument muri waqt is-sejħa jinqasam separatament, permezz ta’ link.
Il-vidjokonferenza hi pprovduta għal numru limitat ta’ utenti. L-appoġġ għal numru kbir ta’ utenti fil-vidjokonferenza jkun soġġett għal kwotazzjoni speċifika.
Dokumenti sensittivi u tniżżil
Dokument muri fuq skrin dejjem jista’ jiġi kkupjat jew ritrattat. Għalhekk il-kontroll jiddependi minn diversi għodod flimkien:
- agħtu l-qari mingħajr il-modifika;
- fuq link, kaħħlu l-buttuna tat-tniżżil. Dan jagħmel l-irkupru tal-fajl aktar diffiċli, mhux impossibbli;
- iffissaw data ta’ tmiem qasira u neħħu l-link hekk kif ma jibqax utli;
- segwu l-attività tal-folder fil-log;
- tissinkronizzawx folder sensittiv fuq kompjuter estern jew kondiviz;
- għal dak li qatt ma għandu joħroġ, toħolqu l-ebda link u eskludu l-grupp ikkonċernat mill-ħolqien ta’ kondiviżjonijiet.
L-iskambji mal-istanza tagħkom huma kriptati. Skont il-mod ta’ kriptaġġ tal-folder, madankollu, l-għażliet ta’ kondiviżjoni offruti jistgħu jvarjaw: ivverifikawhom qabel ma tikkriptaw folder maħsub għal persuni esterni.
Eżempju: folder “Klijenti” u folder “Pagi”
Kumpanija tas-servizzi tiftaħ żewġ folders tat-tim.
- Klijenti: kull klijent għandu s-sub-folder tiegħu. Il-maniġers tal-proġetti joħolqu fih links protetti b’password, validi għal massimu ta’ tletin jum, kif jimponi l-amministratur.
- Pagi: miftuħ biss għall-grupp Pagi, b’modifika, mingħajr dritt ta’ kondiviżjoni mill-ġdid. Il-grupp huwa eskluż mill-ħolqien ta’ kondiviżjonijiet. Il-payslips qatt ma jintbagħtu b’link.
Limiti
- Li tneħħu link jaqta’ l-aċċess, iżda ma jħassarx kopja li d-destinatarju diġà niżżel.
- Link mgħoddi lil terz jibqa’ jista’ jintuża minn dak it-terz jekk m’għandux password. Huwa għalhekk utli li ssir obbligatorja.
- Id-deċiżjoni li tintegraw Klytic Docs ma’ għodda oħra tal-kumpanija hi ttrattata fil-gwida Kif tikkollegaw DMS mal-ERP, mas-CRM u mal-email.
