Ko jūs iegūstat
Jūs piešķirat piekļuvi failam vai mapei, nesūtot to kā pielikumu. Dokuments paliek savā vietā, jūsu instancē. Jūs zināt, kam ir piekļuve, jebkurā brīdī varat samazināt tiesības vai pārtraukt piekļuvi, un adresāts vienmēr redz jaunāko versiju.
Iekšējā kopīgošana
Faila vai mapes kopīgošanas panelī izvēlieties kolēģi vai grupu no savas organizācijas. Jūs nosakāt viņa tiesības: lasīšana, labošana, tālāka kopīgošana. Elements parādās viņa vietā.
Visai nodaļai labāk izmantot grupai atvērtu komandas mapi, nevis virkni individuālu kopīgojumu. Grupu iestatīšana ir izskaidrota rakstā Kā noteikt, kurš redz kurus dokumentus.
Saites sūtīšana ārējiem adresātiem
Kopīgošanas saite piešķir piekļuvi failam vai mapei personai, kurai nav konta jūsu instancē. Adrese satur nejaušu identifikatoru, ko nav iespējams uzminēt. Katrai saitei jūs iestatāt:
- tiesības: tikai lasīšana vai augšupielāde un labošana. Mapei režīms „tikai augšupielāde” ļauj arī saņemt failus, neparādot, kas mapē jau ir;
- paroli, kas jānodod pa citu kanālu nekā saite, piemēram, pa tālruni;
- beigu datumu, pēc kura saite automātiski pārstāj darboties;
- piezīmi adresātam, ja vajadzīgs.
Vienai mapei varat izveidot vairākas saites ar atšķirīgām tiesībām un katru noņemt atsevišķi. No Klytic Mail sūtiet šo saiti, nevis smagu pielikumu: adresāts skatās aktuālo versiju.
Kā izvairīties no nejaušas kopīgošanas
Lielākā daļa noplūžu rodas no saites uz nepareizu mapi vai saites bez termiņa ierobežojuma. Jūsu instances administrators var noteikt noteikumus visiem:
- pieprasīt paroli visām ārējajām saitēm;
- noteikt noklusējuma beigu datumu un maksimālo termiņu, ko lietotājs nevar pārsniegt;
- atļaut vai neatļaut saņemta elementa tālāku kopīgošanu;
- ierobežot iekšējo kopīgošanu ar personas grupu dalībniekiem;
- liegt noteiktu grupu dalībniekiem veidot kopīgojumus, vienlaikus ļaujot tos saņemt.
Lietotāja pusē pietiek ar diviem ieradumiem. Kopīgot vajadzīgo apakšmapi, nekad ne virsmapi ērtības labād. Un pirms jutīga dokumenta ievietošanas kopīgošanas panelī pārbaudīt, kam jau ir piekļuve, arī caur virsmapi.
Darbs ar partneri
Piemērotais rīks ir atkarīgs no apmaiņas ilguma un virziena.
| Situācija | Darbība |
|---|
| Vienreizēja dokumenta nosūtīšana | Saite tikai lasīšanai, parole, īss beigu termiņš |
| Dokumentu saņemšana no klienta | Saite „tikai augšupielāde” uz īpaši paredzētu mapi |
| Regulāra apmaiņa abos virzienos | Partnerim paredzēta mape, saite ar labošanas tiesībām, parole, beigu datums, ko pārskata katra termiņa beigās |
| Ilgtermiņa sadarbība | Administratora izveidots konts jūsu instancē, ievietots grupā, kas redz tikai kopīgo mapi |
Partnera mapi novieto ārpus jūsu jutīgā mapju koka. Tādējādi pārāk plata saite nevar atklāt neko citu. Par kontu izveidi ārējām personām pārrunājiet ar Klytic, kā tas ietekmē jūsu piedāvājuma apjomu.
Sapulcēm ārējie viesi pievienojas Klytic Docs videokonferencei ar vienkāršu saiti, bez konta. Šī piekļuve sapulcei neatver viņiem jūsu mapes: zvana laikā rādītu dokumentu kopīgo atsevišķi, ar saiti.
Videokonference tiek nodrošināta ierobežotam lietotāju skaitam. Liela lietotāju skaita atbalstam videokonferencē tiek sagatavots atsevišķs cenu piedāvājums.
Jutīgi dokumenti un lejupielādes
Ekrānā parādītu dokumentu vienmēr var nokopēt vai nofotografēt. Tāpēc kontrole balstās uz vairākām kombinētām svirām:
- piešķirt lasīšanas, bet ne labošanas tiesības;
- saitē paslēpt lejupielādes pogu. Tas apgrūtina faila iegūšanu, bet nepadara to neiespējamu;
- noteikt īsu beigu termiņu un noņemt saiti, tiklīdz tā vairs nav vajadzīga;
- sekot mapes aktivitātei žurnālā;
- nesinhronizēt jutīgu mapi ārējā vai kopīgā datorā;
- tam, kam nekad nav jāiziet ārpus uzņēmuma, neveidot nevienu saiti un izslēgt attiecīgo grupu no kopīgojumu veidošanas.
Saziņa ar jūsu instanci ir šifrēta. Taču atkarībā no mapes šifrēšanas režīma piedāvātās kopīgošanas iespējas var atšķirties: pārbaudiet tās, pirms šifrējat mapi, kas paredzēta ārējām personām.
Piemērs: mape „Klienti” un mape „Algas”
Pakalpojumu uzņēmums atver divas komandu mapes.
- Klienti: katram klientam ir sava apakšmape. Projektu vadītāji tur veido ar paroli aizsargātas saites, kas derīgas ne ilgāk par trīsdesmit dienām, kā to nosaka administrators.
- Algas: atvērta tikai grupai „Algas”, ar labošanas tiesībām, bez tālākas kopīgošanas tiesībām. Grupa ir izslēgta no kopīgojumu veidošanas. Algas lapiņas nekad netiek sūtītas ar saiti.
Ierobežojumi
- Saites noņemšana pārtrauc piekļuvi, bet neizdzēš kopiju, ko adresāts jau lejupielādējis.
- Trešajai personai nodota saite paliek tās rīcībā, ja tai nav paroles. Tāpēc ir vērts padarīt paroli obligātu.
- Lēmums integrēt Klytic Docs ar citiem uzņēmuma rīkiem ir aplūkots rokasgrāmatā Kā savienot dokumentu pārvaldības sistēmu ar ERP, CRM un e-pastu.
