Kaj dobite
Dostop do datoteke ali mape omogočite, ne da bi jo poslali kot priponko. Dokument ostane na svojem mestu, v vaši instanci. Veste, kdo ima dostop, pravice lahko kadar koli zmanjšate ali dostop prekinete, oseba pa vedno vidi zadnjo različico.
Deljenje znotraj podjetja
V podoknu za deljenje datoteke ali mape izberite sodelavca ali skupino iz svoje organizacije. Določite pravice: branje, urejanje, nadaljnje deljenje. Element se prikaže v njegovem prostoru.
Za cel oddelek raje uporabite skupinsko mapo, odprto skupini, kot vrsto posameznih deljenj. Nastavitev skupin je pojasnjena v Določite, kdo vidi katere dokumente.
Pošiljanje povezave navzven
Povezava za deljenje omogoči dostop do datoteke ali mape osebi, ki nima računa v vaši instanci. Naslov vsebuje naključen identifikator, ki ga ni mogoče uganiti. Za vsako povezavo nastavite:
- pravice: samo branje ali nalaganje in urejanje. Za mapo način samo za nalaganje omogoča tudi prejemanje datotek, ne da bi prikazali, kaj mapa že vsebuje;
- geslo, ki ga posredujete po drugem kanalu kot povezavo, na primer po telefonu;
- datum poteka, po katerem povezava samodejno preneha delovati;
- opombo za prejemnika, po potrebi.
Na isti mapi lahko ustvarite več povezav z različnimi pravicami in vsako odstranite posebej. Iz Klytic Mail pošljite to povezavo namesto velike priponke: prejemnik si ogleda posodobljeno različico.
Preprečevanje nenamernega deljenja
Večina uhajanj izvira iz povezave na napačni mapi ali iz povezave brez časovne omejitve. Skrbnik vaše instance lahko določi pravila za vse:
- zahtevati geslo za vse zunanje povezave;
- nastaviti privzeti datum poteka in najdaljše trajanje, ki ga uporabnik ne more preseči;
- dovoliti ali prepovedati nadaljnje deljenje prejetega elementa;
- omejiti notranja deljenja na člane skupin osebe;
- članom določenih skupin preprečiti ustvarjanje deljenj, a jim dovoliti, da jih prejemajo.
Na strani uporabnika zadoščata dve navadi. Delite uporabno podmapo, nikoli nadrejene mape zaradi udobja. In preden naložite občutljiv dokument, v podoknu za deljenje preverite, kdo že ima dostop, tudi prek nadrejene mape.
Delo s partnerjem
Pravo orodje je odvisno od trajanja in smeri izmenjave.
| Položaj | Ukrep |
|---|
| Enkratno pošiljanje dokumenta | Povezava samo za branje, geslo, kratek datum poteka |
| Prejemanje dokumentov od stranke | Povezava samo za nalaganje na namenski mapi |
| Redna izmenjava v obe smeri | Namenska mapa za partnerja, povezava za urejanje, geslo, datum poteka, pregledan ob vsakem roku |
| Dolgoročno sodelovanje | Račun, ki ga skrbnik ustvari v vaši instanci, v skupini, ki vidi samo skupno mapo |
Partnerska mapa naj bo zunaj vaše občutljive drevesne strukture. Tako preveč široka povezava ne more razkriti ničesar drugega. Glede ustvarjanja računov za zunanje osebe se s Klytic posvetujte o vplivu na obseg vaše naročnine.
Na sestanke se zunanji gostje pridružijo videokonferenci Klytic Docs prek preproste povezave, brez računa. Ta dostop do sestanka jim ne odpre vaših map: dokument, prikazan med klicem, se deli posebej, po povezavi.
Videokonferenca je na voljo za omejeno število uporabnikov. Podpora za večje število uporabnikov v videokonferenci je predmet posebne ponudbe.
Občutljivi dokumenti in prenosi
Dokument, prikazan na zaslonu, je vedno mogoče kopirati ali fotografirati. Nadzor zato temelji na več združenih vzvodih:
- dodelite branje brez urejanja;
- na povezavi skrijte gumb za prenos. To prevzem datoteke oteži, ne onemogoči;
- nastavite kratek datum poteka in povezavo odstranite takoj, ko ni več potrebna;
- spremljajte dejavnost mape v dnevniku;
- občutljive mape ne sinhronizirajte na zunanji ali skupni delovni postaji;
- za tisto, kar nikoli ne sme iz podjetja, ne ustvarite nobene povezave in zadevno skupino izključite iz ustvarjanja deljenj.
Izmenjava z vašo instanco je šifrirana. Glede na način šifriranja mape se ponujene možnosti deljenja lahko razlikujejo: preverite jih, preden šifrirate mapo, namenjeno zunanjim osebam.
Primer: mapa »Stranke« in mapa »Plače«
Storitveno podjetje odpre dve skupinski mapi.
- Stranke: vsaka stranka ima svojo podmapo. Vodje projektov tam ustvarjajo z geslom zaščitene povezave, veljavne največ trideset dni, kar zahteva skrbnik.
- Plače: odprta samo skupini Plače, za urejanje, brez pravice do nadaljnjega deljenja. Skupina je izključena iz ustvarjanja deljenj. Plačilne liste nikoli ne odidejo po povezavi.
Omejitve
- Odstranitev povezave prekine dostop, ne izbriše pa kopije, ki jo je prejemnik že prenesel.
- Povezavo, posredovano tretji osebi, ta lahko uporablja, če nima gesla. Zato je smiselno, da je geslo obvezno.
- Odločitev o povezovanju Klytic Docs z drugimi orodji podjetja obravnava vodnik Povezava sistema za upravljanje dokumentov z ERP, CRM in e-pošto.
Pogosta vprašanja
Kako ugotovim, kdo ima dostop do mape?
Podokno za deljenje to pokaže, vključno z dostopi, podedovanimi iz nadrejene mape. Osnovna pravila so v Določite, kdo vidi katere dokumente.
Kaj se zgodi s povezavami, ki jih je ustvaril zaposleni, ki odhaja?
Pred zaprtjem njegovega računa jih je treba prevzeti ali zapreti. Glejte Dokumenti ob odhodu zaposlenega ali ekipe.
Partner je datoteko pomotoma spremenil. Ali se lahko vrnem nazaj?
Da, prek zgodovine različic datoteke. Glejte Obnova različice dokumenta.
Kje najdem predstavitev Klytic Docs?
Na strani Klytic Docs.
