Was Sie erhalten
- Keine Kundennachricht geht nach dem Ausscheiden verloren.
- Kein Zugriff mehr für die ausscheidende Person, weder über einen Browser noch über ihr Telefon.
- Ein Nachfolger, der mit seinem eigenen Konto nachvollziehbar liest und antwortet.
- Aktuelle Sammeladressen.
Wer macht was
- Die vorgesetzte Person entscheidet über das Postfach und benennt den Nachfolger.
- Der Administrator Ihres Klytic-Mail-Kontos nimmt die Einstellungen in der Administrationskonsole vor.
- Der Klytic-Support übernimmt eine Wiederherstellung aus den Backups (inbegriffen bei einer vorsätzlichen Löschung beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einem zu früh gelöschten Postfach, im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat; kostenpflichtig nach einer versehentlichen Löschung), die rechtssichere Archivierung, sofern sie abonniert wurde, und alle Fragen zu einem Gerät.
1. Vor der Schließung entscheiden
Am Tag des Ausscheidens gibt es drei mögliche Optionen. Sie werden vorher entschieden, nicht danach.
| Option | Wann | Wirkung |
|---|
| Das Postfach offen lassen | Kunden oder Lieferanten schreiben noch an diese Adresse | Das Postfach empfängt weiterhin; der Nachfolger liest es per Delegation |
| Mit Antwort oder Weiterleitung schließen | Das Aufkommen ist gering, der Verlauf wird anderswo übernommen | Die Absender erhalten eine Antwort mit dem neuen Ansprechpartner, oder ihre Nachrichten werden weitergeleitet |
| Die Adresse in einen Alias umwandeln | Die Adresse soll bestehen bleiben, das Postfach nicht | Die Nachrichten gehen direkt an den Nachfolger, sobald der Verlauf aufbewahrt oder archiviert ist |
In allen drei Fällen bleibt der Verlauf ein eigenes Thema: Er muss vor jeder Löschung des Postfachs aufbewahrt, übergeben oder archiviert werden.
2. Die Anmeldung der Person entfernen
- Das Passwort. Der Administrator ändert es oder sperrt die Anmeldung für das Konto. Die Sperre verhindert, dass sich die Person anmeldet, während das Postfach weiterhin E-Mails empfängt.
- Die Geräte. Synchronisierte Telefone und Tablets erscheinen in der Geräteliste des Kontos. Der Administrator kann die E-Mail-Daten eines verlorenen oder zurückgegebenen Geräts aus der Ferne löschen. Je nach Modell und Version kann die Löschung das gesamte Gerät betreffen: Bei einem privaten Telefon entfernen Sie das Gerät besser aus der Synchronisation und fragen vor dem Löschen den Support um Rat. Ein per IMAP eingerichtetes Gerät ohne Exchange-ActiveSync-Synchronisation kann auf diese Weise nicht gelöscht werden: Die Passwortänderung trennt es.
- Ihre Rechte an anderer Stelle. Hatte die Person Zugriff auf ein gemeinsames Postfach, auf den Kalender einer Führungskraft oder auf freigegebene Ordner, entziehen Sie diese Rechte. Sie werden häufiger vergessen als das Postfach selbst.
3. Dem Nachfolger Zugriff geben
Geben Sie nicht das Passwort der ausgeschiedenen Person weiter. Der Administrator gibt dem Nachfolger mit dessen eigenem Konto ein Recht auf das Postfach: lesen oder den Inhalt verwalten und bei Bedarf „im Auftrag von“ oder „als“ diese Adresse senden. Der Nachfolger findet das Postfach in seinem Webmail neben seinem eigenen. Jede Antwort bleibt einer Person zugeordnet.
Übernehmen mehrere Personen den Kundenstamm, wandeln Sie das Postfach in ein gemeinsames Postfach um und verteilen Sie die Rechte. Die Einrichtung ist in gemeinsame Postfächer, Aliasse und mehrere Gesellschaften beschrieben.
Beispiel. Eine Vertriebsmitarbeiterin verlässt ein mittelständisches Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden (hypothetischer Fall). Noch am selben Tag sperrt der Administrator ihre Anmeldung und löscht die E-Mail-Daten auf ihrem Diensttelefon. Er gibt ihrem Nachfolger das Recht, ihr Postfach zu verwalten und im Auftrag dieser Adresse zu senden, richtet eine automatische Antwort mit dem neuen Ansprechpartner ein und entfernt die ehemalige Vertriebsmitarbeiterin aus der Liste vertriebsteam@. Drei Monate später ist das Aufkommen versiegt: Die Adresse wird zu einem Alias des Postfachs des Nachfolgers.
4. Aliasse und Listen prüfen
- Entfernen Sie die Person aus den Verteilerlisten, deren Mitglied sie war.
- Gingen Aliasse in ihrem Postfach ein, zum Beispiel angebote@, ordnen Sie sie dem Postfach des Nachfolgers zu.
- Prüfen Sie die Anwendungen, die Warnungen oder Dokumente an ihre Adresse gesendet haben.
5. Das Postfach langfristig aufbewahren
Mit den Klytic-Backups können Sie auf die letzten 30 Tage zurückgreifen. Sie dienen nicht dazu, ein Postfach mehrere Jahre aufzubewahren. Muss das Postfach wegen einer Pflicht oder eines Prozessrisikos aufbewahrt werden, planen Sie die Archivierung, solange das Konto noch unter Kontrolle ist: siehe Nachrichten archivieren. Für als privat gekennzeichnete Nachrichten gelten eigene Regeln: Lassen Sie Ihre Vorgehensweise von Ihrem Rechtsberater prüfen.
Häufige Fragen
Empfängt das Postfach noch E-Mails, wenn die Anmeldung gesperrt ist?
Ja. Die Sperre der Anmeldung verhindert, dass die Person sich anmeldet; das Postfach empfängt weiterhin, und der Nachfolger liest es per Delegation.
Der Mitarbeiter hat vor seinem Ausscheiden Nachrichten gelöscht. Kann man sie wiederherstellen?
Ja, innerhalb von 30 Tagen. Schauen Sie zuerst kostenfrei im Ordner „Gelöschte Elemente“ des Postfachs nach. Darüber hinaus stellt der Support aus den Backups wieder her: Das ist im Rahmen von 3 Anfragen pro Monat inbegriffen. Siehe eine Nachricht oder ein Postfach wiederherstellen.
Wie lange sollte das Postfach offen bleiben?
So lange, bis die Absender die Adresse gewechselt haben. Danach genügen ein Alias oder eine automatische Antwort, und der Verlauf gehört zur Archivierung.
Und wenn die Adresse zu einem gemeinsamen Postfach gehört?
Dann genügt es, der Person die Rechte zu entziehen. Siehe gemeinsame Postfächer und Aliasse.
