Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Používat Klytic Docs
Klytic Docs nabízí dva kroky: interní sdílení s účtem z vaší organizace a externí odeslání odkazem, s právy, heslem a datem konce platnosti. Administrátor vaší instance může tyto ochrany učinit povinnými pro všechny, což omezuje nechtěná sdílení.
Zpřístupníte soubor nebo složku, aniž byste je posílali jako přílohu. Dokument zůstává na svém místě, ve vaší instanci. Víte, kdo k němu má přístup, můžete kdykoli omezit práva nebo přístup zrušit a daná osoba vidí vždy poslední verzi.
V panelu sdílení souboru nebo složky zvolte kolegu nebo skupinu z vaší organizace. Nastavíte jeho práva: čtení, úpravy, další sdílení. Položka se objeví v jeho prostoru.
Pro celé oddělení dávejte přednost týmové složce otevřené skupině před sérií individuálních sdílení. Nastavení skupin vysvětluje článek Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Odkaz pro sdílení zpřístupní soubor nebo složku osobě, která nemá účet ve vaší instanci. Adresa obsahuje náhodný identifikátor, který nelze uhodnout. Pro každý odkaz nastavíte:
Na stejnou složku můžete vytvořit více odkazů s různými právy a každý zrušit zvlášť. Z Klytic Mail posílejte tento odkaz místo objemné přílohy: příjemce si prohlédne aktuální verzi.
Většina úniků vzniká kvůli odkazu na špatnou složku nebo kvůli odkazu otevřenému bez časového omezení. Administrátor vaší instance může stanovit pravidla pro všechny:
Na straně uživatele stačí dva návyky. Sdílet potřebnou podsložku, nikdy z pohodlnosti nadřazenou složku. A před uložením citlivého dokumentu ověřit v panelu sdílení, kdo už má přístup, včetně přístupu přes nadřazenou složku.
Správný nástroj závisí na délce a směru výměny.
| Situace | Postup |
|---|---|
| Jednorázové odeslání dokumentu | Odkaz jen pro čtení, heslo, krátké datum konce platnosti |
| Příjem podkladů od zákazníka | Odkaz „jen nahrávání“ na vyhrazenou složku |
| Pravidelná výměna v obou směrech | Složka vyhrazená partnerovi, odkaz s právem úprav, heslo, datum konce platnosti revidované při každém termínu |
| Dlouhodobá spolupráce | Účet vytvořený administrátorem ve vaší instanci, zařazený do skupiny, která vidí jen společnou složku |
Složka pro partnera se umísťuje mimo vaši citlivou strukturu složek. Příliš široký odkaz tak nemůže zpřístupnit nic jiného. Při vytváření účtů pro externí osoby se s Klytic poraďte o dopadu na dimenzování vaší nabídky.
Na schůzky se externí hosté připojují k videokonferenci Klytic Docs jednoduchým odkazem, bez účtu. Tento přístup ke schůzce jim neotevírá vaše složky: dokument ukázaný během hovoru se sdílí zvlášť, odkazem.
Videokonference je poskytována pro omezený počet uživatelů. Podpora většího počtu uživatelů ve videokonferenci je předmětem samostatné cenové nabídky.
Dokument zobrazený na obrazovce lze vždy zkopírovat nebo vyfotografovat. Kontrola proto stojí na kombinaci několika nástrojů:
Komunikace s vaší instancí je šifrovaná. V závislosti na způsobu šifrování složky se však nabízené možnosti sdílení mohou lišit: ověřte si je dříve, než zašifrujete složku určenou externím osobám.
Servisní firma otevře dvě týmové složky.
Ukazuje to panel sdílení, včetně přístupů zděděných z nadřazené složky. Zásadní pravidla najdete v článku Nastavit, kdo vidí které dokumenty.
Musí být převzaty nebo zrušeny před uzavřením jeho účtu. Viz Dokumenty při odchodu zaměstnance nebo týmu.
Ano, přes historii verzí souboru. Viz Najít verzi dokumentu.
Na stránce Klytic Docs.
Podpora Klytic vám pomůže vybrat ochrany, které na své instanci vynutíte.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
