Įrašymas yra duomenų tvarkymas
Įraše yra darbuotojo ir jo pašnekovo balsas, dažnai jų vardai, kartais pokalbio metu pasakyta jautri informacija. Tai asmens duomenų tvarkymas, kaip apibrėžta BDAR. Tiesiogiai taikomi du 5 straipsnio principai: duomenys renkami apibrėžtais, aiškiais ir teisėtais tikslais ir saugomi ne ilgiau, nei būtina šiems tikslams.
Todėl terminas nepasirenkamas pirmas. Jis išvedamas iš tikslo. Įmonė, negalinti pasakyti, kodėl įrašinėja, negali pasakyti, kiek laiko saugo.
Leidžiami tikslai ir ką jie pateisina
CNIL apraše apie skambučių klausymąsi ir įrašymą darbo vietoje nurodomi leidžiami tikslai: darbuotojų mokymas, jų vertinimas, paslaugos kokybės gerinimas ir, ribotais teisės akto numatytais atvejais, sutarties ar sandorio įrodymas. Priemonė turi atitikti pripažintą būtinybę ir likti proporcinga tikslui.
| Tikslas | Ką reikia saugoti | Kam reikia klausytis |
|---|
| Mokymas | Kelis atrinktus skambučius, vieno užsiėmimo ar ciklo laikotarpiui | Mokytojui, atitinkamam darbuotojui |
| Vertinimas ir kokybė | Analizės lentelei reikalingus skambučius; pačią lentelę | Komandos ar kokybės skyriaus vadovui |
| Sandorio įrodymas | Skambučius, kuriais prisiimamas įsipareigojimas, kai tai numato teisės aktas | Sutartis ar ginčus tvarkančiam skyriui |
Tame pačiame apraše nustatomos ribos. Darbdavys negali įdiegti nuolatinės ar sistemingos klausymosi ar įrašymo priemonės, nebent tai numato specialus teisės aktas. Įrašinėti visus skambučius siekiant atgrasyti nuo nemandagaus elgesio neleidžiama: darbuotojo inicijuotas įrašymas laikomas mažiau invaziniu. Darbuotojai turi turėti galimybę asmeninius skambučius atlikti neįrašinėjamomis linijomis arba išjungti įrašymą; tas pats taikoma darbuotojų atstovams, vykdantiems savo įgaliojimus.
Informuoti ir apriboti klausymąsi
Informavimas vyksta prieš įjungiant.
- Darbuotojų atstovai informuojami ir su jais konsultuojamasi prieš įdiegiant priemonę.
- Darbuotojai žino, kada jų gali būti klausomasi ar jie įrašinėjami, kodėl, kas tai daro ir kiek laiko.
- Pašnekovai informuojami skambučio pradžioje, paprastai trumpu pranešimu su nuoroda į išsamią informaciją. CNIL patikslina, kad jie turi būti informuoti apie savo teisę nesutikti prieš pokalbio pabaigą.
- Duomenų tvarkymo veiklų įrašuose nurodoma priemonė, o duomenų apsaugos pareigūnas įtraukiamas, jei jis paskirtas.
Prieiga turi būti apribota su tikslu susijusiais padaliniais, su įgaliojimais ir atliktų veiksmų atsekamumu. Praktikoje: teisę klausytis turi nedaug asmenų, ši teisė yra atskira nuo teisės skambinti, o įgaliotų asmenų sąrašas reguliariai peržiūrimas. Klytic Tel atveju įgyvendinimas aprašytas puslapyje Kas gali klausytis įrašų Klytic Tel.
Terminai: ką sako CNIL
CNIL apraše pateikiami du orientyrai darbo vietoje daromiems įrašams:
- įrašus galima saugoti ne ilgiau kaip šešis mėnesius, nebent teisės aktas nustato konkretų terminą arba yra ypatingas pagrindimas;
- analizės dokumentus, ataskaitas ar vertinimo lenteles galima saugoti iki vienerių metų.
Joje taip pat rekomenduojama gerąja praktika: įrašus panaudoti per kelias dienas, parašyti analizės dokumentus, o tada įrašus greitai ištrinti. Šeši mėnesiai yra riba, o ne tikslas.
Šie orientyrai neapima visų atvejų. Kai kurie sektoriai turi savo teisės aktus, kurie skambučiams, kuriais prisiimamas įsipareigojimas, nustato ilgesnį ar trumpesnį terminą. Jei jūsų veikla reguliuojama, pirmenybė teikiama sektoriaus taisyklei: patikrinkite ją su savo duomenų apsaugos pareigūnu ar teisininku prieš nustatydami savo terminą.
Čia naudojamas CNIL puslapis yra iš 2009 m. ir pažymėtas „pasenęs, atnaujinamas“. Peržiūros dieną jis lieka institucijos paskelbta nuoroda šia tema. Prieš įtvirtindami savo taisyklę, patikrinkite, ar nėra naujesnės versijos.
Metodas savo terminui nustatyti
- Užrašykite tikslą kiekvienai linijai ar eilei: klientų aptarnavimas – kokybei, pardavimo skyrius – įrodymui ir pan.
- Apribokite aprėptį: įrašinėjamos tik tos linijos, kurioms tam yra priežastis.
- Nustatykite terminą kiekvienam tikslui, neviršydami CNIL orientyro, nebent yra teisės aktas ar raštiškas pagrindimas.
- Tvarkykite išvestinius duomenis: transkripcijos, santraukos, analizės lentelės ir į el. paštą nukopijuoti balso pranešimai turi savo terminą. Ištrynus garso failą, jo transkripcija neištrinama.
- Peržiūrėkite taisyklę ir įgaliotų asmenų sąrašą bent kartą per metus.
Atsarginė kopija nėra saugojimo terminas
Egzistuoja du laikrodžiai, kurių nereikia painioti.
Saugojimo terminas yra jūsų sprendimas: kiek laiko įrašą galima išklausyti paslaugoje. Atsarginių kopijų saugojimas yra eksploatuotojo techninė priemonė: kiek laiko saugoma visos paslaugos kopija, kad ją būtų galima atkurti po incidento.
Kai ištrinate įrašą, jis dingsta iš paslaugos. Kopija gali išlikti atsarginėse kopijose, kol jos nustos galioti. Ši kopija naudotojams neprieinama; ji naudojama tik atkūrimui. Paminėkite ją savo informacijoje ir įrašuose: tai tiksliau nei teigti, kad ištrynimas yra momentinis ir visiškas.
Dažniausi klausimai
Ar galima įrašinėti visus įmonės skambučius?
CNIL nurodo, kad nuolatinis ar sistemingas įrašymas neleidžiamas, nebent tai numato specialus teisės aktas. Įrašinėkite tas linijas, kurios turi tikslą.
Ar reikia įspėti pašnekovą?
Taip, skambučio pradžioje, suteikiant galimybę nesutikti prieš pokalbio pabaigą.
Kas turi galėti klausytis?
Tik su tikslu susiję asmenys. Žr. Kas gali klausytis įrašų Klytic Tel.
Kur saugomi įrašai?
Telefonijos platformoje, kartu su kitais skambučio pėdsakais. Žr. Ką telefonijos platforma žino apie jūsų įmonę.
Kur yra Klytic
Skambučių įrašymas yra Klytic Tel funkcija, prieinama jau nuo Paprastosios linijos. Pagal numatytuosius nustatymus jis įjungiamas ne visur: kartu su Klytic pasirenkate linijas ar eiles, kuriose jis turi tikslą. Pokalbių transkripcija ir santrauka yra Business linijos dalis; tai išvestiniai duomenys, kuriuos turi apimti jūsų taisyklė.
Įrašai saugomi jūsų organizacijai skirtame telefonijos serveryje, pasirinktoje talpinimo zonoje arba jūsų serveriuose. Saugojimo terminas nustatomas pagal jūsų taisyklę. Klytic nenustato teisinio termino už jus ir nepakeičia jūsų duomenų apsaugos pareigūno.
Telefonijos atsarginė kopija daroma kasdien ir saugoma 30 dienų. Todėl ištrinto įrašo kopija gali išlikti atsarginėse kopijose iki 30 dienų, naudotojams jų nepasiekiant. Pasirašant sutartį pateikiama duomenų tvarkymo sutartis.
Šiame puslapyje aprašytas bendrasis pagrindas. Jis nepakeičia jūsų duomenų apsaugos pareigūno ar teisininko nuomonės ir jūsų sektoriui taikomų teisės aktų.
Teisinė padėtis 2026 m. spalio 11 d. Terminų orientyrai (šeši mėnesiai įrašams, vieneri metai analizės dokumentams) pateikti CNIL apraše „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“, paskelbtame 2009 m. ir CNIL pažymėtame kaip pasenęs ir atnaujinamas. Sektoriaus teisės aktas gali nustatyti kitą terminą.
Šaltiniai
Peržiūrėta 2026 m. spalį.
- CNIL, „L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail“ (paskelbta 2009 m. gegužės 5 d., pažymėta „pasenęs ir atnaujinamas“): leidžiami tikslai, nuolatinės ar sistemingos priemonės draudimas, nebent tai numato teisės aktas, neįrašinėjamos linijos asmeniniams skambučiams, darbuotojų atstovų, darbuotojų ir pašnekovų informavimas, teisė nesutikti, ribota prieiga ir atsekamumas, įrašų saugojimas iki šešių mėnesių ir analizės dokumentų – iki vienerių metų. cnil.fr
- BDAR, 5 straipsnis: tikslo ribojimas ir saugojimo ribojimas. cnil.fr
- Klytic, Klytic Tel puslapis: skambučių įrašymas nuo Paprastosios linijos, transkripcija ir santrauka Business linijoje. klytic.com
- Klytic, dažniausi klausimai: kasdienė Klytic Tel atsarginė kopija, saugoma 30 dienų. klytic.com
