Trys veiksmai, kuriuos komandos painioja
| Veiksmas | Kas | Trukmė | Kam jis skirtas | Ko jis nedaro |
|---|
| Sudėti į aplanką | Naudotojas | Tol, kol naudotojas laiko laišką | Tvarkyti, rasti | Apsaugoti nuo ištrynimo |
| Išmestų laiškų aplankas | Naudotojas | Trumpa | Atgauti per klaidą ištrintą laišką | Saugoti ilgą laiką |
| Teisinis archyvavimas (papildoma paslauga) | Apibrėžiamas su Klytic | Pagal pasiūlyme apibrėžtą apimtį | Saugoti laiškus, kad būtų galima juos pateikti | Pakeisti atkūrimo atsarginę kopiją |
Sudėti į aplanką: pašto dėžutės tvarka
Laiškas, sudėtas į aplanką „Klientai 2025“, lieka pašto dėžutėje. Jis užima dėžutės saugojimo vietą: 5 GB Standard plane, 15 GB Pro plane, galima išplėsti pagal poreikį. Jį galima rasti paieška, perkelti, o naudotojas gali jį ištrinti.
- Klasifikuokite pagal klientą, projektą ar metus, naudodami aplankus ir filtrus, kurie automatiškai skirsto gaunamus laiškus.
- Komandai rinkitės bendrą pašto dėžutę ar bendrus aplankus, o ne kiekvienoje dėžutėje išbarstytas kopijas.
- Venkite vietinių Outlook archyvų. Outlook archyvavimo funkcija perkelia laiškus į failą kompiuteryje: jie palieka serverį, taigi ir Klytic atsargines kopijas. Pametus kompiuterį, prarandami ir jie.
Jei pašto dėžutė artima ribai, padidinkite vietą arba perkelkite dėžutę į Pro planą, užuot perkėlę istoriją į kompiuterį.
Išmestų laiškų aplankas: atgauti, o ne saugoti
Ištrintas laiškas, net ištuštinus šiukšlinę, patenka į išmestų laiškų aplanką. Naudotojas gali pats jį ten rasti ribotą laiką ir grąžinti į aplanką. Tai apsauga nuo netinkamo veiksmo, o ne saugojimo vieta. Veiksmas aprašytas puslapyje laiško ar pašto dėžutės atkūrimas.
Teisinis archyvavimas: papildoma paslauga, kurią reikia apibrėžti
Teisinis archyvavimas siūlomas kaip papildoma paslauga Standard ir Pro planams. Tai ne mygtukas, kurį įjungia kiekvienas naudotojas: tai kartu su Klytic diegiama paslauga, skirta laiškams saugoti atskirai, kad būtų galima juos pateikti, o jų įrodomoji galia priklauso nuo pasiūlyme apibrėžtos apimties.
Prieš jo prašydami, pasiruoškite atsakymus į šiuos klausimus:
- Apimtis. Visos pašto dėžutės, tam tikros funkcijos (vadovybė, buhalterija, pirkimai) ar tam tikros bendros pašto dėžutės?
- Trukmė. Kiek laiko saugoti ir kodėl: pareiga, sutartis, ginčo rizika?
- Prieiga. Kas galės ieškoti archyvuose ir išgauti laišką: vadovybė, teisininkai, auditorius?
- Istorija. Ar reikia perimti jau dėžutėse esančius laiškus, ar tik tuos, kurie ateis po įdiegimo? Šį klausimą Klytic užduokite aiškiai.
- Išėjimas. Kokia forma archyvai grąžinami pasibaigus sutarčiai?
Tikslus nustatymas atliekamas su Klytic, rengiant pasiūlymą.
Pavyzdys. 40 žmonių projektavimo biuras (hipotetinis atvejis) ginčo dėl statybos objekto atveju turi galėti pateikti susirašinėjimą su klientais ir subrangovais. Jis užsako teisinį archyvavimą projektų vadovų pašto dėžutėms ir bendrai dėžutei projets@, paiešką archyvuose palieka tik vadovybei, o trukmę nustato su savo teisiniu patarėju. Kitos pašto dėžutės lieka su 30 dienų atsarginėmis kopijomis ir išmestų laiškų aplanku.
Ko archyvavimas nepakeičia
- Atkūrimo atsarginės kopijos. Klytic atsarginės kopijos, daromos kas valandą ir saugomos 30 dienų, skirtos pašto dėžutei ar laiškui grąžinti į ankstesnę būseną. Archyvavimas tam neskirtas, ir atvirkščiai. Žr. laiško ar pašto dėžutės atkūrimas.
- Saugojimo trukmių politikos. Kiek laiko ką saugoti, nusprendžia rašytinė įmonės taisyklė, o ne el. pašto nustatymas. Metodas toks pat kaip dokumentams: svarbių dokumentų saugojimas ir archyvavimas.
- Papildomos saugojimo vietos. Teisinis archyvavimas nėra būdas ištuštinti pilną pašto dėžutę.
Darbuotojo išėjimas
Jei išeinančio asmens pašto dėžutę reikia išsaugoti, dėl archyvavimo nusprendžiama, kol paskyra dar kontroliuojama: prieš ištrinant dėžutę, prieš paverčiant ją pseudonimu ir per 30 dienų atsarginių kopijų laikotarpį, jei laiškai buvo ištrinti. Visa procedūra aprašyta puslapyje išeinančio darbuotojo pašto dėžutės išsaugojimas.
Dažniausi klausimai
Ar teisinis archyvavimas įeina į Klytic Mail?
Ne, tai papildoma paslauga, prieinama ir Standard, ir Pro planams. Išsami pasiūlymo informacija – puslapyje Klytic Mail.
Kiek laiko reikia saugoti el. laiškus?
Vienos trukmės nėra. Ji priklauso nuo laiškų pobūdžio ir jūsų pareigų. Žr. svarbių dokumentų saugojimas ir archyvavimas.
Ar naudotojas gali ištrinti į aplanką sudėtą laišką?
Taip. Sudėti nėra saugoti. Tik teisinis archyvavimas, pagal jo apimtį, apsaugo laiškus nuo ištrynimo.
Ar 30 dienų atsarginė kopija gali būti archyvas?
Ne. Ji skirta grįžti atgal. Kodėl – paaiškinta puslapyje el. pašto atsarginės kopijos, ištrynimas ir serverio gedimas.
