Ką gaunate
Kiekvienas darbuotojas mato tris dalykus: savo asmeninę erdvę, jo grupėms atvertus komandų aplankus ir elementus, kuriais su juo pasidalijo kolega. Nieko daugiau. Teisės nustatomos pagal naudotoją, grupę ir aplanką, jūsų įmonei skirtoje instancijoje.
Tinkamą nustatymą galima apibūdinti vienu sakiniu: vienas komandos aplankas stabiliai sričiai (skyriui, padaliniui, įmonei), viena grupė vienai žmonių kategorijai, o individualūs bendrinimai – tik pavieniams atvejams.
Du lygmenys: paskyra ir aplankas
Paskyra lemia, kas įeina. Ją sukuria, išjungia ar ištrina jūsų instancijos administratorius. Prisijungimui sustiprinti galimas dviejų veiksnių autentifikavimas.
Aplankas lemia, ką įėjęs asmuo gali daryti. Daugeliu atvejų pakanka trijų lygių:
| Teisė | Ką ji leidžia | Pavyzdys |
|---|
| Skaitymas | Atidaryti ir peržiūrėti | Kokybės procedūros visam personalui |
| Keitimas | Kurti, keisti, šalinti failus | Pardavimų skyriaus darbo aplankas |
| Pakartotinis bendrinimas | Savo ruožtu suteikti prieigą kitiems asmenims | Projekto vadovas, įtraukiantis kolegas |
Pakartotinio bendrinimo teisė yra jautriausia: būtent ji leidžia dokumentui išeiti už numatytos srities ribų. Suteikite ją tik tiems, kuriems jos reikia.
Mąstykite grupėmis, ne vardais
Kai komandoje daugiau nei keli žmonės, teises suteikite grupėms: „Buhalterija“, „Lyono dirbtuvės“, „Vadovybė“. Grupė prižiūrima vienu veiksmu:
- atvykimas: asmuo įtraukiamas į grupę ir iš karto mato savo skyriaus aplankus;
- pareigų pasikeitimas: jis pakeičia grupę, prieigos keliauja kartu;
- išėjimas iš komandos: jis palieka grupę, prieiga dingsta, aplankų nelietų.
Teisės, suteiktos pagal vardus, ilgainiui visada nutolsta nuo tikrosios organizacijos. Niekas nebeprisimena, kodėl buvęs praktikantas vis dar mato pasiūlymų aplanką.
Komandos aplankas: skyrius, padalinys, įmonė
Komandos aplankas priklauso organizacijai, o ne asmeniui. Administratorius jį sukuria, priskiria vieną ar kelias grupes ir nustato kiekvienos teisių lygį. Į jį įkelti failai lieka vietoje, kai jų autorius pakeičia pareigas ar palieka įmonę.
Jautresniam turiniui skyriaus viduje, pavyzdžiui, darbo užmokesčiui personalo skyriuje, paprasčiausia sukurti atskirą komandos aplanką, atvertą siauresnei grupei. Smulkesnes teises poaplankiui taip pat galima nustatyti, kai ši funkcija įjungta jūsų instancijoje: paprašykite Klytic palaikymo komandos.
Įmonė ar dukterinė įmonė: vienoje instancijoje priemonė ta pati – grupė ir komandų aplankai kiekvienai įmonei. Jei įmonės turi būti izoliuotos taip, kad joks bendras administratorius nematų kitos, tai jau kita architektūra, aprašyta puslapyje Kelios įmonės Klytic Docs. Ten taip pat aptariamas asmens, dirbančio dviem filialams, atvejis.
Kas ką administruoja
- Jūsų instancijos administratorius, jūsų organizacijos darbuotojas: jis kuria paskyras ir grupes, atveria komandų aplankus, nustato bendrinimo taisykles visiems.
- Grupės administratorius, jei deleguojate: jis tvarko savo grupės paskyras (sukūrimą, slaptažodį, kvotą), be prieigos prie bendrųjų nustatymų. Naudinga padaliniui ar filialui, kuris pats tvarko naujus darbuotojus.
- Kiekvienas naudotojas: jis bendrina savo failus administratoriaus nustatytose ribose.
- Klytic palaikymo komanda: ji padeda įdiegti šią organizaciją, užtikrina priežiūrą ir atkūrimus, įskaičiuotus arba apmokestinamus priklausomai nuo priežasties (žr. Rasti ankstesnę dokumento versiją). Klytic technikai įsikiša tik paslaugos poreikiams ir tai fiksuojama. Jie nesprendžia už jus, kas ką mato.
Patikrinti, kas turi prieigą prie failo
Failo ar aplanko informacijos skydelyje matyti, su kuo jis bendrinamas. Jame taip pat nurodomi asmenys, turintys prieigą, nes jiems buvo bendrinamas tėvinis aplankas. Ši informacija matoma savininkui ir asmenims, turintiems pakartotinio bendrinimo teisę. Tai pirmasis patikrinimas prieš įkeliant jautrų dokumentą į esamą aplanką.
Prieigų peržiūra: žurnalas
Klytic Docs veda aplankų prieigų ir veiklos žurnalą: sukūrimai, pakeitimai, ištrynimai, bendrinimai. Jis leidžia atsakyti į tokius klausimus kaip „kas bendrino šį aplanką?“ ar „kas ir kada ištrinė šį failą?“. Prieigos ir administravimo žurnalus taip pat galima eksportuoti į jūsų stėbėsenos įrankius.
Jei jums reikia detalesnių įrašų, pavyzdžiui, apie konkretaus failo peržiūrą, prieš nustatydami vidaus taisyklę pasitikslinkite su Klytic palaikymo komanda, ką jūsų instancija fiksuoja.
Pavyzdys: 40 darbuotojų įmonė
| Komandos aplankas | Grupė su keitimo teise | Grupė su skaitymo teise |
|---|
| Pardavimai | Pardavėjai | Vadovybė |
| Buhalterija | Buhalterija | Vadovybė |
| Personalas | Personalas | jokios |
| Procedūros | Kokybė | Visas personalas |
Pakartotinio bendrinimo teisė suteikiama tik skyrių vadovams. Naujas pardavėjas įtraukiamas į grupę „Pardavėjai“: daugiau nieko daryti nereikia.
Dažniausi klausimai
Darbuotojas palieka įmonę: ką daryti su jo prieigomis?
Pašalinkite jį iš grupių, atgaukite jo asmeninius failus, tada išjunkite paskyrą. Veiksmų eiga pateikta puslapyje Dokumentai išeinant darbuotojui ar komandai.
Ar galiu neleisti grupei bendrinti į išorę?
Taip, administratorius gali neleisti tam tikroms grupėms kurti bendrinimų. Žr. Bendrinimo nuorodos, partneriai ir atsisiuntimai.
Ar dvi dukterinės įmonės turi turėti dvi instancijas?
Tik tuo atveju, jei joks bendras administratorius neturi matyti kitos įmonės. Abu režimai palyginti puslapyje Kelios įmonės Klytic Docs.
Failas ištrintas per klaidą: kas gali jį atkurti?
Naudotojas, iš šiukšlinės, nemokamai. Jei šiukšlinės nebepakanka, Klytic palaikymo komanda atkuria iš paskutinių 30 dienų atsarginių kopijų. Ištrynimas per klaidą yra netinkamas veiksmas: toks atkūrimas tvarkomas mokama pagalbos užklausa. Žr. Rasti ankstesnę dokumento versiją.
