Saugojimas, archyvavimas, atsarginė kopija: trys trukmės
Šie trys žodžiai dažnai painiojami. Jie atsako į skirtingus klausimus.
| Klausimas | Įprasta trukmė |
|---|
| Atsarginė kopija | Grįžti atgal po incidento | Dienos ar savaitės |
| Archyvavimas | Išsaugoti dokumentą, kuris kasdien nebenaudojamas, nepaliestą ir prieinamą | Pagal prievolę ar naudojimą |
| Saugojimas | Kiek laiko dokumentas turi ar gali egzistuoti | Nustatyta teisės akte, sutartyje ar vidiniame sprendime |
Asmens duomenims CNIL aprašo tris etapus. Aktyvioji bazė, kol duomenys naudojami tikslui, kuriam buvo surinkti. Tarpinis archyvavimas, kai jie nebenaudojami šiam tikslui, bet dar naudingi, pavyzdžiui, ginčui ar teisinei prievolei: tada jie atskiriami ir retkarčiais peržiūrimi įgaliotų asmenų. Galiausiai galutinis archyvavimas – tam tikrai informacijai, saugomai dėl jos vertės. Šis skirstymas gerai tinka visiems dokumentams.
Atsarginėms kopijoms skirtas atskiras gidas: versijos, replikacija ir atsarginės kopijos. Trisdešimties dienų atsarginė kopija nėra archyvavimas.
Ką nustato archyvavimo politika
Politika telpa į kelis puslapius. Kiekvienai dokumentų grupei ji atsako į septynis klausimus:
- kas: dokumentų grupė (sąskaitos, sutartys, personalo bylos, protokolai);
- kiek laiko ir nuo kada: finansinių metų uždarymo, sutarties pabaigos, darbuotojo išėjimo;
- kur: koks aplankas, koks skyrius, koks talpinimas;
- kokia forma: popierinis originalas, skaitmeninė kopija, failo formatas;
- kas atsako: atsakingas asmuo kiekvienai grupei, o ne „IT skyrius“;
- kas dar turi prieigą: archyvas neatviras visiems, kurie matė aktyvią bylą;
- koks galutinis likimas: sunaikinimas, nuolatinis saugojimas ar perdavimas trečiajai šaliai, užfiksuojant sprendimą.
Viskas prasideda nuo inventorizacijos. Be jos politika yra tik šūkis: ji nustato terminus dokumentams, apie kuriuos niekas nežino, kur jie yra.
Teisės aktų nustatyti terminai
Prancūzijoje keletas terminų nustatyti įstatymu. Oficiali svetainė Service Public Entreprendre juos surenka su nuorodomis. Štai keli iš dažniausiai įmonei aktualių:
| Dokumentas | Trukmė | Pradžia | Nurodytas teisės aktas |
|---|
| Apskaitos knygos ir registrai | 10 metų | Finansinių metų uždarymas | Code de commerce, L123-22 str. |
| Pagrindžiantys dokumentai (užsakymai, važtažoraščiai, sąskaitos) | 10 metų | Finansinių metų uždarymas | Code de commerce, L123-22 str. |
| Mokesčių dokumentai (bendra taisyklė) | 6 metai | Paskutinė nurodyta operacija ar sudarymo data | Livre des procédures fiscales, L102 B str. |
| Sutartys ir komercinis susirašinėjimas | 5 metai | Pagal taikomą senatį | Code de commerce, L110-1–L110-4 str. |
| Algalapio kopija (darbdavio) | 5 metai | Apraše nenurodyta | Code du travail, L3243-1–L3243-5 str. |
| Bendrasis personalo registras | 5 metai | Darbuotojo išėjimas | Code du travail, R1221-26 str. |
Trys pastabos. Tam pačiam dokumentui gali būti taikomi keli terminai: sąskaita yra ir buhalterinis, ir mokesčių dokumentas. Mokesčių terminas pailgėja iki dešimties metų nedeklaruotos veiklos atveju. Ir ši lentelė galioja tik Prancūzijai: veiklos sektorius (sveikata, bankininkystė, draudimas) ir skaitytojo šalis keičia terminus. Nėra vienos skalės, taikomos visoms įmonėms.
Personalo bylos ir asmens duomenys
Dokumentas, kuriame yra asmens duomenų, negali būti saugomas neribotą laiką. BDAR reikalauja ribotos trukmės, kurią duomenų valdytojas nustato pagal tikslą, kaip primena CNIL.
Personalo valdymui CNIL 2026 m. balandį paskelbė saugojimo terminų gaires, suskirstytas pagal veiklą: įdarbinimas, administracinis valdymas, darbo užmokestis, nelaimingi atsitikimai darbe, pranešimai apie pažeidimus. Šios gairės yra rekomendacinio pobūdžio: jų laikytis neprivaloma. Tačiau kai kurie jose nurodyti terminai nustatyti teisės aktais, ir darbdavys negali nuo jų nukrypti. Tam pačiam duomenų tvarkymui gali būti taikomi keli terminai.
Praktikoje personalo bylai dokumentų valdymo sistemoje reikia dviejų taisyklių: kas dar gali ją atidaryti po darbuotojo išėjimo ir kada ji išvaloma. Saugoti „visam atvejui“ nėra taisyklė.
Formatas ir įskaitomumas po dešimties metų
Saugoti failą dešimt metų beprasmiška, jei niekas negali jo atidaryti. Svarbi ir vieta, ir formatas:
- rinkitės atvirus ir dokumentuotus formatus, o galiojantiems dokumentams – užfiksuotą dokumentą (PDF), o ne redaguojamą failą;
- nepriklausykite nuo programos, kuri gali išnykti ar pakeisti licenciją;
- išsaugokite metaduomenis: datą, tipą, trukmę, atsakingą asmenį, be kurių archyvas tampa failų krūva;
- numatykite pasitraukimą: galėkite eksportuoti archyvus standartiniais formatais, jei pakeisite paslaugų teikėją.
Popierinio originalo skaitmeninės kopijos vertei taikomos atskiros taisyklės. Prieš naikindami originalus, pasitikrinkite su savo buhalteriu ar teisininku.
Pavyzdys: politika per pusę dienos
Hipotetinis atvejis. Keturiasdešimties darbuotojų įmonė suburia buhalterę, personalo vadovę ir vadovą. Per pusę dienos jie išvardija šešias dokumentų grupes.
Tiekėjų sąskaitos eina per tvirtinimo procesą, tada sudėliojamos pagal metus; jos saugomos dešimt metų po finansinių metų uždarymo. Klientų sutartys laikomos pagal klientus ir saugomos penkerius metus po jų pabaigos. Personalo bylos laikomos ribotos prieigos aplanke; jų terminai atitinka CNIL gaires, patikrintas kiekvienam dokumentui. Juodraščiams ir darbo dokumentams politika netaikoma: jie gyvuoja ir išnyksta kartu su projektais.
Kasmet vasarį buhalterė nustato bylas, kurių terminas sukėjo, gauna pritarimą jų sunaikinimui ir užfiksuoja sprendimą. Politika telpa į du puslapius.
Dažnos klaidos
- Saugoti viską. Tai neapdairu asmens duomenų atžvilgiu ir lėtina paiešką.
- Laikyti atsarginę kopiją archyvu. Ji ištrinama pasibaigus jos saugojimo laikui.
- Archyvuoti el. pašte. El. laiško priedas neturi nei klasifikacijos, nei proceso, nei termino. Laiškų archyvavimas yra atskira tema.
- Pamiršti kopijas. Priedai, sinchronizuoti kompiuteriai, USB atmintukai: valymas dokumentų valdymo sistemoje jų neištrina.
Dažniausi klausimai
Ar galima saugoti viską neribotą laiką?
Dokumentams be asmens duomenų tai įmanoma, bet brangu ir nepatogu. Asmens duomenims – ne: trukmė turi būti apribota tikslu.
Ar trisdešimties dienų atsarginė kopija yra archyvavimas?
Ne. Ji skirta grįžti atgal po incidento. Žr. versijos, replikacija ir atsarginės kopijos.
Ar reikia archyvuoti el. laiškus?
Tai atskira tema su savo įrankiais. Žr. laiškų archyvavimas.
Kaip po penkerių metų rasti archyvą?
Pasitelkiant stabilią klasifikaciją ir žymas, priskirtas įkeliant. Žr. rasti, žymėti ir perduoti dokumentą.
Kur turi būti talpinami archyvai?
Vietos ir valdytojo klausimas aptariamas puslapyje kas yra suvereni debesija?
Kur yra Klytic
Klytic Docs saugo aplankus, versijas ir žymas dedikuotoje kliento instancijoje tol, kol jis jas ten laiko. Tvirtinimo procesai sudėlioja ir išsaugo patvirtintą dokumentą, kaip paskelbtame tiekėjo sąskaitos pavyzdyje. Teisės pagal grupę leidžia apriboti prieigą prie archyvo aplanko. Jūsų duomenis bet kada galima eksportuoti standartiniais formatais, o po sutarties pabaigos jie lieka eksportuojami trisdešimt dienų, tada ištrinami.
Dviejų dalykų nereikia painioti. Klytic atsarginė kopija saugoma trisdešimt dienų: ji apsaugo nuo incidento, tai nėra dešimties metų archyvavimas. Klytic Mail skelbiamas teisinis archyvavimas yra el. pašto parinktis: jis nepaverčia Klytic Docs įrodomosios galios archyvavimo sistema.
Pati politika (grupės, terminai, naikinimas) lieka įmonės sprendimas, kurį įgyvendina jos administratoriai. Talpinimas galimas bet kurioje geografinėje zonoje, atitinkančioje taikytiną jurisdikciją, jei paslaugos joje prieinamos, ypač Europoje ar Mauricijuje, arba kliento serveriuose. Klytic nėra SecNumCloud kvalifikaciją turintis pasiūlymas.
Šiame puslapyje aprašyti bendrieji rėmai. Jis nepakeičia jūsų buhalterio ar teisininko nuomonės.
Teisinė informacija 2026 m. spalio 11 d. Nurodyti terminai yra Prancūzijos teisės terminai, kaip juos pateikia oficiali svetainė Service Public Entreprendre, kuri visu pirma nurodo Code de commerce L123-22 straipsnį ir Livre des procédures fiscales L102 B straipsnį. Jie skiriasi priklausomai nuo šalies, sektoriaus ir dokumento pobūdžio.
Šaltiniai
Peržiūrėta 2026 m. spalį.
- Service Public Entreprendre (Premier ministre), dokumentų saugojimo terminai įmonėms: 10 metų apskaitos knygoms ir pagrindžiantiems dokumentams (C. com., L123-22 str.), 6 metai mokesčių dokumentams (LPF, L102 B str.), 5 metai komercinėms sutartims, personalo dokumentų terminai. service-public.gouv.fr
- CNIL, duomenų saugojimo terminai: ribota trukmė, nustatoma pagal tikslą; aktyvioji bazė, tarpinis archyvavimas, galutinis archyvavimas. cnil.fr
- CNIL, personalo valdymo duomenų saugojimo terminų gairės (2026 m. balandis): rekomendacinio pobūdžio, suskirstytos pagal veiklą; kai kurie terminai nustatyti teisės aktais. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: teisinis archyvavimas kaip parinktis. klytic.com
- Klytic, Talpinimas ir suverenumas: eksportas bet kada standartiniais formatais, duomenys eksportuojami 30 dienų po sutarties pabaigos, tada ištrinami. klytic.com
