Che cosa ottiene
- Nessun messaggio di clienti perso dopo l’uscita.
- Nessun accesso per la persona che lascia l’azienda, né da un browser, né dal suo telefono.
- Un successore che legge e risponde con il proprio account, in modo tracciabile.
- Indirizzi collettivi aggiornati.
Chi fa che cosa
- Il responsabile della persona decide che cosa fare della casella e designa il successore.
- L’amministratore del suo account Klytic Mail esegue le impostazioni nella console di amministrazione.
- Il supporto Klytic interviene per un ripristino dai backup (incluso per una cancellazione volontaria all’uscita di un dipendente o per una casella cancellata troppo presto, nel limite di 3 richieste al mese; a pagamento dopo una cancellazione accidentale), per l’archiviazione legale se è stata sottoscritta, e per qualsiasi domanda su un dispositivo.
1. Decidere prima della chiusura
Il giorno dell’uscita sono possibili tre scelte. Si decidono prima, non dopo.
| Scelta | Quando | Effetto |
|---|
| Mantenere la casella aperta | Clienti o fornitori scrivono ancora a questo indirizzo | La casella continua a ricevere; il successore la legge tramite delega |
| Chiudere con risposta o inoltro | Il flusso è scarso, la cronologia è ripresa altrove | I corrispondenti ricevono una risposta che indica il nuovo contatto, oppure i loro messaggi vengono inoltrati |
| Trasformare l’indirizzo in alias | L’indirizzo deve restare attivo, ma non la casella | I messaggi arrivano direttamente al successore, una volta conservata o archiviata la cronologia |
In tutti e tre i casi, la cronologia resta un tema a parte: deve essere conservata, trasmessa o archiviata prima di qualsiasi cancellazione della casella.
2. Revocare l’accesso della persona
- La password. L’amministratore la cambia, oppure blocca l’accesso all’account. Il blocco impedisce alla persona di accedere lasciando che la casella continui a ricevere la posta.
- I dispositivi. I telefoni e i tablet sincronizzati figurano nell’elenco dei dispositivi dell’account. L’amministratore può cancellare a distanza i dati di posta di un dispositivo smarrito o restituito. A seconda del modello e della versione, la cancellazione può riguardare l’intero dispositivo: per un telefono personale, rimuova piuttosto il dispositivo dalla sincronizzazione e chieda consiglio al supporto prima di cancellare. Un dispositivo configurato in IMAP, senza sincronizzazione Exchange ActiveSync, non può essere cancellato in questo modo: il cambio di password lo esclude.
- I diritti che aveva altrove. Se la persona aveva accesso a una casella condivisa, al calendario di un dirigente o a cartelle condivise, revochi questi diritti. Si dimenticano più spesso della casella stessa.
3. Dare l’accesso al successore
Non trasmetta la password della persona uscita. L’amministratore dà al successore un diritto sulla casella, con il suo account personale: consultare, o gestire il contenuto, e se necessario inviare «a nome di» o «come» questo indirizzo. Il successore ritrova la casella nella sua webmail, accanto alla propria. Ogni risposta resta attribuita a qualcuno.
Se più persone riprendono il portafoglio, trasformi la casella in casella condivisa e ripartisca i diritti. La configurazione è descritta in caselle condivise, alias e più entità.
Esempio. Una commerciale lascia una PMI di 30 persone (caso ipotetico). Il giorno stesso, l’amministratore blocca il suo accesso e cancella i dati di posta dal suo telefono aziendale. Dà al suo successore il diritto di gestire la sua casella e di inviare a nome di questo indirizzo, imposta una risposta automatica che indica il nuovo contatto e rimuove l’ex commerciale dalla lista team-vendite@. Tre mesi dopo, il flusso si è esaurito: l’indirizzo diventa un alias della casella del successore.
4. Rivedere gli alias e le liste
- Rimuova la persona dalle liste di distribuzione di cui era membro.
- Se degli alias arrivavano nella sua casella, per esempio preventivi@, li colleghi alla casella del successore.
- Verifichi le applicazioni che inviavano avvisi o documenti al suo indirizzo.
5. Conservare la casella a lungo
I backup Klytic permettono di tornare indietro sugli ultimi 30 giorni. Non servono a conservare una casella per diversi anni. Se la casella deve essere conservata per un obbligo o un rischio di contenzioso, preveda l’archiviazione finché l’account è ancora sotto controllo: si veda archiviare i messaggi. I messaggi identificati come personali seguono regole proprie: faccia convalidare la sua prassi dal suo consulente.
6. Documenti e telefono
I file della persona in Klytic Docs seguono una procedura propria: uscita di un dipendente o di un team. Se aveva un interno in Klytic Tel, avvisi l’amministratore della telefonia.
Domande frequenti
La casella riceve ancora posta quando l’accesso è bloccato?
Sì. Bloccare l’accesso impedisce alla persona di entrare; la casella continua a ricevere e il successore la legge tramite delega.
Il dipendente ha cancellato dei messaggi prima di andarsene. È possibile recuperarli?
Sì, entro 30 giorni. Controlli prima nella cartella degli elementi eliminati della casella, senza costi. Oltre, il supporto ripristina dai backup: è incluso, nel limite di 3 richieste al mese. Si veda ripristinare un messaggio o una casella.
Per quanto tempo tenere aperta la casella?
Il tempo necessario perché i corrispondenti cambino indirizzo. Dopo, basta un alias o una risposta automatica, e la cronologia rientra nell’archiviazione.
E se l’indirizzo appartiene a una casella condivisa?
Basta revocare i diritti della persona. Si veda caselle condivise e alias.
