Tres acciones que los equipos confunden
| Acción | Quién | Duración | Para qué sirve | Lo que no hace |
|---|
| Ordenar en una carpeta | El usuario | Mientras el usuario conserve el mensaje | Organizar, encontrar | Proteger contra una eliminación |
| Carpeta de elementos eliminados | El usuario | Corta | Recuperar un mensaje eliminado por error | Conservar a largo plazo |
| Archivo legal (opción) | Definido con Klytic | Según lo definido en el presupuesto | Conservar mensajes para poder presentarlos | Sustituir la copia de seguridad de recuperación |
Ordenar: la organización del buzón
Un mensaje guardado en una carpeta «Clientes 2025» permanece en el buzón. Cuenta en el espacio de almacenamiento del buzón, 5 GB en Standard, 15 GB en Pro, ampliable bajo demanda. Puede encontrarse con la búsqueda, moverse y ser eliminado por el usuario.
- Clasifique por cliente, por asunto o por año, con carpetas y filtros que ordenan automáticamente el correo entrante.
- Para un equipo, prefiera un buzón o carpetas compartidas a copias dispersas en cada buzón.
- Evite los archivos locales de Outlook. La función de archivo de Outlook mueve los mensajes a un fichero en el ordenador: salen del servidor y, por tanto, de las copias de seguridad de Klytic. Si se pierde el equipo, también se pierden.
Si un buzón se acerca a su límite, aumente el espacio o pase el buzón a Pro en lugar de trasladar el historial a un equipo.
La carpeta de elementos eliminados: recuperar, no conservar
Un mensaje eliminado, incluso después de vaciar la papelera, pasa por la carpeta de elementos eliminados. El usuario puede encontrarlo allí por sí mismo durante un tiempo limitado y devolverlo a una carpeta. Es una red de seguridad contra los errores de manipulación, no un lugar de conservación. El procedimiento se describe en restaurar un mensaje o un buzón.
El archivo legal: una opción que hay que definir
El archivo legal se ofrece como opción para las fórmulas Standard y Pro. No es un botón que cada usuario activa: es un servicio implantado con Klytic para conservar mensajes aparte, con el fin de poder presentarlos, con un valor probatorio que depende de lo definido en el presupuesto.
Antes de solicitarlo, prepare las respuestas a estas preguntas:
- El ámbito. ¿Todos los buzones, determinadas funciones (dirección, contabilidad, compras) o determinados buzones compartidos?
- La duración. ¿Cuánto tiempo conservar, y por qué motivo: obligación, contrato, riesgo de litigio?
- El acceso. ¿Quién podrá buscar en los archivos y extraer un mensaje: la dirección, el departamento jurídico, un auditor?
- El historial. ¿Hay que incorporar los mensajes ya presentes en los buzones o solo los que lleguen después de la implantación? Plantéele la pregunta expresamente a Klytic.
- La salida. ¿En qué forma se devuelven los archivos al final del contrato?
El ajuste fino se hace con Klytic, en el momento del presupuesto.
Ejemplo. Una oficina técnica de 40 personas (caso hipotético) debe poder presentar, en caso de litigio sobre una obra, los intercambios con sus clientes y sus subcontratistas. Solicita el archivo legal para los buzones de los jefes de proyecto y para el buzón compartido proyectos@, reserva la búsqueda en los archivos a la dirección y fija la duración con su asesor. Los demás buzones siguen con la copia de seguridad de 30 días y la carpeta de elementos eliminados.
Lo que el archivo no sustituye
- La copia de seguridad de recuperación. Las copias de seguridad de Klytic, cada hora y conservadas 30 días, sirven para devolver un buzón o un mensaje a un estado anterior. El archivo no sirve para eso, y viceversa. Véase restaurar un mensaje o un buzón.
- Una política de plazos. Decidir cuánto tiempo conservar qué corresponde a una norma escrita de la empresa, no a un ajuste del correo. El método es el mismo que para los documentos: conservar y archivar los documentos.
- Un espacio de almacenamiento adicional. El archivo legal no es un medio para vaciar un buzón lleno.
La salida de un empleado
Si hay que conservar el buzón de una persona que se va, el archivo se decide mientras la cuenta sigue bajo control: antes de eliminar el buzón, antes de convertirlo en alias y dentro del plazo de 30 días de copia de seguridad si se han borrado mensajes. El procedimiento completo está en buzón de un empleado que se va.
Preguntas frecuentes
¿Está incluido el archivo legal en Klytic Mail?
No, es una opción, disponible tanto en Standard como en Pro. El detalle de la oferta está en la página Klytic Mail.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los correos?
No hay un plazo único. Depende de la naturaleza de los mensajes y de sus obligaciones. Véase conservar y archivar los documentos.
¿Puede un usuario eliminar un mensaje guardado en una carpeta?
Sí. Ordenar no es conservar. Solo el archivo legal, según lo definido, pone los mensajes a salvo de las eliminaciones.
¿Puede servir de archivo la copia de seguridad de 30 días?
No. Sirve para volver atrás. El porqué se explica en copia de seguridad, eliminación y continuidad.
