Три действия, които екипите бъркат
| Действие | Кой | Срок | За какво служи | Какво не прави |
|---|
| Подреждане в папка | Потребителят | Докато потребителят пази съобщението | Организиране, намиране | Защита от изтриване |
| Папка „Контейнер“ | Потребителят | Кратък | Връщане на съобщение, изтрито по грешка | Дългосрочно съхранение |
| Законово архивиране (опция) | Уточнява се с Klytic | Според условията в офертата | Съхранение на съобщения, за да могат да бъдат представени | Замяна на резервното копие за възстановяване |
Подреждане: организацията на кутията
Съобщение, подредено в папка „Клиенти 2025“, остава в кутията. То заема място от пространството на кутията – 5 GB в Standard, 15 GB в Pro, с възможност за увеличение при заявка. То може да бъде намерено чрез търсенето, преместено и изтрито от потребителя.
- Подреждайте по клиент, по сделка или по година, с папки и филтри, които автоматично подреждат входящата поща.
- За екип предпочетете споделена кутия или споделени папки пред копия, разпръснати във всяка кутия.
- Избягвайте локалните архиви на Outlook. Функцията за архивиране на Outlook премества съобщенията във файл на компютъра: те напускат сървъра, а оттам и резервните копия на Klytic. Ако компютърът бъде изгубен, се губят и те.
Ако кутия наближава лимита си, увеличете пространството или я прехвърлете към Pro, вместо да премествате историята на компютър.
Папката „Контейнер“: за връщане, не за съхранение
Изтрито съобщение, дори след изпразване на кошчето, минава през папката „Контейнер“. Потребителят може сам да го намери там в рамките на ограничен срок и да го върне в папка. Това е предпазна мрежа срещу грешна манипулация, а не място за съхранение. Действието е описано във Възстановяване на съобщение или пощенска кутия.
Законовото архивиране: опция, която се уточнява
Законовото архивиране се предлага като опция за плановете Standard и Pro. Това не е бутон, който всеки потребител включва: това е услуга, въведена съвместно с Klytic, за отделно съхранение на съобщения, за да могат да бъдат представени, с доказателствена стойност, която зависи от условията, определени в офертата.
Преди да го поискате, подгответе отговори на следните въпроси:
- Обхватът. Всички кутии, определени функции (ръководство, счетоводство, доставки) или определени споделени кутии?
- Срокът. Колко дълго да се съхраняват и по каква причина: задължение, договор, риск от спор?
- Достъпът. Кой ще може да търси в архивите и да извлича съобщение: ръководството, юридическият отдел, одитор?
- Историята. Трябва ли да се пренесат съобщенията, които вече са в кутиите, или само тези, които ще пристигнат след въвеждането? Задайте въпроса изрично на Klytic.
- Изходът. В каква форма се връщат архивите в края на договора?
Детайлната настройка се прави с Klytic при изготвянето на офертата.
Пример. Проектантско бюро с 40 души (хипотетичен случай) трябва да може да представи при спор за обект кореспонденцията си с клиенти и подизпълнители. То заявява законово архивиране за кутиите на ръководителите на проекти и за споделената кутия projets@, ограничава търсенето в архивите до ръководството и определя срока съвместно с своя юрист. Останалите кутии остават с резервното копие за 30 дни и папката „Контейнер“.
Какво не замества архивирането
- Резервното копие за възстановяване. Резервните копия на Klytic, правени на всеки час и съхранявани 30 дни, служат за връщане на кутия или съобщение в предишно състояние. Архивирането не служи за това, и обратното. Вижте Възстановяване на съобщение или пощенска кутия.
- Политиката за срокове. Решението колко дълго да се пази какво е въпрос на писмено правило на дружеството, а не на настройка в пощата. Методът е същият като за документите: Съхранение на важните документи и избор на политика за архивиране.
- Допълнително пространство за съхранение. Законовото архивиране не е начин да се изпразни препълнена кутия.
Напускане на служител
Ако кутията на напускащ служител трябва да се запази, архивирането се решава, докато акаунтът е все още под контрол: преди изтриването на кутията, преди превръщането ѝ в псевдоним и в рамките на 30-дневния срок на резервните копия, ако са били изтрити съобщения. Пълната процедура е в Пощенската кутия на напускащ служител.
Често задавани въпроси
Включено ли е законовото архивиране в Klytic Mail?
Не, то е опция, налична както за Standard, така и за Pro. Подробности за услугата има на страницата Klytic Mail.
Колко дълго трябва да се пазят имейлите?
Няма единен срок. Той зависи от естеството на съобщенията и от вашите задължения. Вижте Съхранение на важните документи и избор на политика за архивиране.
Може ли потребител да изтрие съобщение, подредено в папка?
Да. Подреждането не е съхранение. Само законовото архивиране, според условията му, пази съобщенията от изтриване.
Може ли резервното копие за 30 дни да служи за архив?
Не. То служи за връщане назад. Причината е обяснена в Резервни копия, изтриване и непрекъснатост на електронната поща.
