Tri radnje koje timovi brkaju
| Radnja | Tko | Trajanje | Čemu služi | Što ne radi |
|---|
| Razvrstati u mapu | Korisnik | Dok god korisnik zadržava poruku | Organizirati, pronaći | Štititi od brisanja |
| Mapa za oporavak | Korisnik | Kratko | Vratiti poruku izbrisanu greškom | Dugoročno čuvati |
| Zakonsko arhiviranje (opcija) | Dogovoreno s Klyticom | Prema dogovoru u ponudi | Čuvati poruke kako bi se mogle predočiti | Zamijeniti sigurnosnu kopiju za oporavak |
Razvrstati: organizacija sandučića
Poruka razvrstana u mapu „Klijenti 2025“ ostaje u sandučiću. Ulazi u prostor za pohranu sandučića, 5 GB u paketu Standard, 15 GB u paketu Pro, proširivo na zahtjev. Može se pronaći pretraživanjem, premjestiti i izbrisati od strane korisnika.
- Razvrstavajte po klijentu, predmetu ili godini, mapama i filtrima koji automatski razvrstavaju dolaznu poštu.
- Za tim radije koristite zajednički sandučić ili dijeljene mape nego kopije raspršene po svakom sandučiću.
- Izbjegavajte lokalne arhive Outlooka. Funkcija arhiviranja u Outlooku premješta poruke u datoteku na računalu: napuštaju poslužitelj, a time i sigurnosne kopije Klytic. Ako se računalo izgubi, gube se i one.
Ako se sandučić približava ograničenju, povećajte prostor ili prebacite sandučić na Pro umjesto da povijest premještate na računalo.
Mapa za oporavak: vratiti, a ne čuvati
Izbrisana poruka, čak i nakon pražnjenja koša za smeće, prolazi kroz mapu za oporavak. Korisnik je tamo može sam pronaći tijekom ograničenog razdoblja i vratiti u mapu. To je sigurnosna mreža za pogrešnu radnju, a ne mjesto za čuvanje. Postupak je opisan u vratiti poruku ili poštanski sandučić.
Zakonsko arhiviranje: opcija koju treba dogovoriti
Zakonsko arhiviranje nudi se kao dodatna opcija za pakete Standard i Pro. Nije gumb koji svaki korisnik uključuje: to je usluga uspostavljena s Klyticom, za zasebno čuvanje poruka kako bi se mogle predočiti, s dokaznom vrijednošću koja ovisi o okviru utvrđenom u ponudi.
Prije nego što je zatražite, pripremite odgovore na ova pitanja:
- Opseg. Svi sandučići, određene funkcije (uprava, računovodstvo, nabava) ili određeni zajednički sandučići?
- Trajanje. Koliko dugo čuvati i zbog čega: obveza, ugovor, rizik od spora?
- Pristup. Tko će moći pretraživati arhive i iz njih izdvojiti poruku: uprava, pravna služba, revizor?
- Povijest. Treba li preuzeti poruke koje su već u sandučićima ili samo one koje stižu nakon uspostave? Izričito postavite to pitanje Klyticu.
- Izlaz. U kojem se obliku arhive vraćaju na kraju ugovora?
Detaljne postavke dogovaraju se s Klyticom, u trenutku izrade ponude.
Primjer. Projektni ured s 40 zaposlenika (hipotetski slučaj) u slučaju spora oko gradilišta mora moći predočiti prepisku s klijentima i podizvođačima. Traži zakonsko arhiviranje za sandučiće voditelja projekata i za zajednički sandučić projekti@, pretraživanje arhiva ograničava na upravu, a trajanje određuje sa svojim savjetnikom. Ostali sandučići ostaju na sigurnosnoj kopiji od 30 dana i mapi za oporavak.
Što arhiviranje ne zamjenjuje
- Sigurnosnu kopiju za oporavak. Sigurnosne kopije Klytic, izrađene svakih sat vremena i čuvane 30 dana, služe za vraćanje sandučića ili poruke u prijašnje stanje. Arhiviranje tome ne služi, i obrnuto. Pogledajte vratiti poruku ili poštanski sandučić.
- Politiku rokova. Odluka o tome koliko dugo čuvati što stvar je pisanog pravila poduzeća, a ne postavke e-pošte. Metoda je ista kao za dokumente: čuvati važne dokumente i odlučiti o politici arhiviranja.
- Dodatni prostor za pohranu. Zakonsko arhiviranje nije način za pražnjenje punog sandučića.
Odlazak zaposlenika
Ako se sandučić osobe koja odlazi mora sačuvati, o arhiviranju se odlučuje dok je korisnički račun još pod kontrolom: prije brisanja sandučića, prije njegova pretvaranja u alias i unutar razdoblja od 30 dana sigurnosnih kopija ako su poruke izbrisane. Cijeli postupak opisan je u poštanski sandučić zaposlenika koji odlazi.
Česta pitanja
Je li zakonsko arhiviranje uključeno u Klytic Mail?
Nije, to je dodatna opcija, dostupna i u paketu Standard i u paketu Pro. Pojedinosti ponude nalaze se na stranici Klytic Mail.
Koliko dugo treba čuvati e-poruke?
Ne postoji jedinstven rok. Ovisi o vrsti poruka i vašim obvezama. Pogledajte čuvati važne dokumente i odlučiti o politici arhiviranja.
Može li korisnik izbrisati poruku razvrstanu u mapu?
Može. Razvrstati ne znači sačuvati. Samo zakonsko arhiviranje, ovisno o dogovorenom okviru, štiti poruke od brisanja.
Može li sigurnosna kopija od 30 dana poslužiti kao arhiva?
Ne može. Ona služi za povratak unatrag. Razlog je objašnjen u sigurnosno kopiranje, brisanje i kontinuitet e-pošte.
