Mit kap
Miután szervezete felállította a szabályt, a Klytic Tel lehetővé teszi:
- hogy csak azokat a vonalakat vagy várakozási sorokat rögzítse, amelyeknél erre ok van, például az ügyfélfogadást;
- hogy a meghallgatást kevés személynek tartsa fenn, anélkül, hogy minden mellék megkapná;
- hogy tudja, hol vannak a hívásrögzítések, és mi létezik belőlük máshol, például az e-mailben kapott hangüzenetek.
Magának a szabálynak, vagyis annak, hogy miért rögzít, kit tájékoztat, és meddig őrzi meg, a meghatározása szervezete feladata. Ezt a Meddig kell megőrizni a hívásrögzítéseket útmutató magyarázza el. Ez az oldal csak a szolgáltatásban történő megvalósítását írja le.
Hol vannak a hívásrögzítések
A Klytic Tel minden ügyfélszervezete saját telefonszerverrel rendelkezik. A hívásrögzítéseket ezen tárolja a rendszer, a megrendeléskor választott hosztolási zónában: a Klytic-felhőben, alapértelmezés szerint Európában, Mauritiuson vagy az alkalmazandó joghatóságnak megfelelő más zónában, vagy az Ön saját szerverein.
Egy szervezet hívásrögzítései nem keverednek egy másikéval. A készülékek vagy alkalmazások és a szerver közötti útvonal titkosított (SRTP és TLS).
A szervert a Klytic mentései naponta mentik. Ezek a másolatok kizárólag a szolgáltatás egy incidens utáni visszaállítására szolgálnak; felhasználói nem tekinthetik meg őket.
Ki hallgathatja meg őket
Az elv egyszerű: a hívásindítás lehetősége nem ad jogot a meghallgatásra. Az a munkavállaló, akinek a vonalát rögzítik, ettől még nem fér hozzá kollégái hívásrögzítéseihez.
A meghallgatási jogot a szervezete által név szerint kijelölt személyek kapják, általában egy részlegvezető, vagy a minőségért vagy a képzésért felelős személy. A jogosult személyek számát a választott cél igényeire kell korlátozni.
Ki mit tesz:
- Szervezete dönti el, kinek van szüksége meghallgatásra, és milyen célból.
- Telefonközpontja kijelölt adminisztrátora, vagy kérésére a Klytic az üzembe helyezéskor vagy az ügyfélszolgálaton keresztül, adja meg vagy vonja vissza ezt a jogot.
- A jogosult személyek a hatáskörükbe tartozó hívásrögzítéseket hallgatják meg.
A jogosult személyek listáját az üzembe helyezés előtt készítse el. A Klytic átvezeti a telefonközpont beállításaiba.
Csak azt rögzítse, aminek oka van
A hívásrögzítés már az Egyszerű vonaltól elérhető, de nem arra való, hogy mindenhol bekapcsolják. A CNIL szerint az összes hívás állandó vagy rendszeres rögzítése nem megengedett, kivéve, ha külön jogszabály előírja.
A gyakorlatban, a Klytickel:
- Sorolja fel azokat a vonalakat vagy várakozási sorokat, amelyeknek van céljuk: az ügyfélfogadást a minőség érdekében, egy értékesítési vonalat egy megrendelés bizonyítására, ha jogszabály előírja, egy ügyféltámogatási sort a képzés céljából.
- A többi melléket hagyja rögzítés nélkül, és biztosítson nem rögzített vonalakat a magánhívásokhoz és a munkavállalói képviselők számára.
- A rögzített vonalakon a hívások elejére tegyenek tájékoztató bejelentést. A Klytic ezt beépíti a hangos fogadóüzenetbe.
- A megőrzési időt szabálya szerint határozza meg. A Klytic Tel nem ír elő Önnek törvényes időtartamot; a módszert a megőrzési időről szóló útmutató írja le.
Ha használja a beszélgetések átírását és összefoglalását, amely a Business vonal része, ezek a szövegek is a hívásból származó adatok. Szabályának ezekre is ki kell terjednie.
A hozzáférések ellenőrzése
Az minden körülmények között elérhető ellenőrzés a jogosultságok felülvizsgálata: rendszeresen ellenőrizni kell, kinek van meghallgatási joga, és vissza kell vonni azoktól, akiknek már nincs rá szükségük. Végezze el legalább évente egyszer, valamint minden munkakörváltáskor vagy távozáskor.
Ha a meghallgatások részletes előzményére van szüksége, kérdezze meg az ügyfélszolgálatot, mit rögzít az Ön konfigurációja. Ez az oldal nem ígér olyan naplót, amely minden fájlnál jelzi, ki és mikor hallgatta meg.
Egy jogosult munkavállaló távozásakor kérje jogának visszavonását a melléke megszüntetésével egy időben.
Az e-mailben kapott hangüzenet
A Klytic Tel a hangüzeneteket e-mailben küldi el. Ez az üzenet a hívó fél felvételének másolatát tartalmazza. Ettől kezdve már nem a telefonközpont jogosultságaitól függ, hanem a cél-postafiókétól: bárki meghallgathatja, aki hozzáfér a postafiókhoz, delegálás révén vagy mert megosztott postafiókról van szó. A levelezőrendszer mentését és megőrzési idejét is követi.
Egy fogadóvonal esetén ezért gondosan válassza ki, melyik postafiók kapja a hangüzeneteket. A megosztott postafiókok működését a Megosztott postafiókok, aliasok, domainek és adminisztrátorok oldal írja le.
A szolgáltatás korlátai
- Tévesen törölt hívásrögzítés esetén forduljon az ügyfélszolgálathoz: a telefónia mentései az elmúlt 30 napot fedik le, és az ügyfélszolgálat megmondja, mi állítható vissza. Ez a beavatkozás díjköteles támogatási jegy tárgya.
- Egy külső számra indított hívás csak a Klytic platformig titkosított; azon túl védelme a szolgáltatóktól függ.
- A munkavállalók és a hívó felek tájékoztatása szervezete feladata marad.
Gyakori kérdések
Meddig kell megőrizni egy hívásrögzítést?
Ez a céljától függ. Lásd: Meddig kell megőrizni a hívásrögzítéseket.
Meghallgathatja-e a Klytic a hívásrögzítéseinket?
A Klytic technikusai csak a szolgáltatás igényei szerint, nyomon követhető módon avatkoznak be. A keretet a Mit tud egy telefonplatform az Ön vállalatáról útmutató magyarázza el.
Visszanyerhető-e egy törölt hívásrögzítés?
Forduljon az ügyfélszolgálathoz. A telefónia napi mentései az elmúlt 30 napot fedik le. A tévesen törölt hívásrögzítés helytelen kezelésnek minősül: visszaállítása díjköteles támogatási jegy tárgya. Csak egy munkavállaló által távozásakor szándékosan végrehajtott törlés visszaszerzése díjmentes, havi 3 kérés erejéig. Az elvet a Biztonság és mentés oldal írja le.
Jelentenek-e kockázatot a hívásrögzítések csalás esetén?
Igen, ha túl sok ember számára hozzáférhetők. Lásd: Az IP-telefónia biztonsága.
