Vad ni får
När er organisations regel väl är bestämd gör Klytic Tel det möjligt att:
- spela in bara de linjer eller köer som har ett skäl till det, till exempel kundmottagningen;
- reservera avlyssningen för ett litet antal personer, utan att ge den till varje anknytning;
- veta var inspelningarna finns och vad som finns av dem på andra ställen, som röstmeddelanden som tas emot via e-post.
Själva regeln, det vill säga varför man spelar in, vem som ska informeras och hur länge inspelningen sparas, är er organisations sak. Den förklaras i Hur länge samtalsinspelningar ska sparas. Den här sidan beskriver bara hur den genomförs i tjänsten.
Var inspelningarna finns
Varje kundorganisation i Klytic Tel har en egen telefoniserver. Inspelningarna sparas där, i den driftzon som valdes vid tecknandet: Klytics moln, som standard i Europa, på Mauritius eller i en annan zon som överensstämmer med tillämplig jurisdiktion, eller era egna servrar.
En organisations inspelningar blandas inte med en annans. Vägen mellan telefoner eller appar och servern är krypterad (SRTP och TLS).
Servern säkerhetskopieras varje dag genom Klytics säkerhetskopiering. Kopiorna används bara för att återställa tjänsten efter en incident; de kan inte läsas av era användare.
Vem kan lyssna
Principen är enkel: att kunna ringa ger inte rätt att lyssna. En anställd vars linje spelas in har inte, enbart av det skälet, åtkomst till kollegornas inspelningar.
Rätten att lyssna tilldelas personer som er organisation utser med namn, i allmänhet en avdelningschef eller den som ansvarar för kvalitet eller utbildning. Antalet behöriga ska hållas begränsat till vad det valda ändamålet kräver.
Vem gör vad:
- Er organisation bestämmer vem som behöver lyssna, och för vilket ändamål.
- Den utsedda administratören för er växel, eller Klytic på hens begäran vid driftstarten eller via supporten, tilldelar eller tar bort rätten.
- De behöriga personerna lyssnar på de inspelningar som hör till deras område.
Förbered listan över behöriga personer före driftstarten. Klytic för in den i växelns inställningar.
Spela bara in det som har ett skäl
Inspelning finns redan i Enkel linje, men den är inte tänkt att aktiveras överallt. Den franska dataskyddsmyndigheten CNIL anser att permanent eller systematisk inspelning av alla samtal inte godtas, utom när en särskild författning föreskriver det.
I praktiken, med Klytic:
- Lista de linjer eller köer som har ett ändamål: kundmottagningen för kvalitet, en säljlinje för bevis om en beställning när en författning föreskriver det, en supportkö för utbildning.
- Låt övriga anknytningar vara utan inspelning, och se till att det finns linjer utan inspelning för privata samtal och för personalrepresentanter.
- Låt lägga in informationsmeddelandet i början av samtalen på de inspelade linjerna. Klytic lägger in det i röstvälkomnandet.
- Bestäm lagringstiden enligt er regel. Klytic Tel påtvingar er ingen lagstadgad tid; metoden finns i guiden om lagringstid.
Om ni använder transkribering och sammanfattning av samtalen, som ingår i Business-linjen, är även dessa texter data som hämtats ur samtalet. Er regel måste täcka dem.
Kontrollera åtkomsten
Den kontroll som alltid finns tillgänglig är genomgång av behörigheter: kontrollera regelbundet vem som har rätt att lyssna, och ta bort den från dem som inte längre behöver den. Gör det minst en gång per år, och vid varje byte av tjänst eller avgång.
Om ni behöver en detaljerad historik över avlyssningar, fråga supporten vad er konfiguration registrerar. Den här sidan utlovar ingen logg som för varje fil anger vem som lyssnade på den och när.
När en behörig anställd slutar, begär att hens rätt tas bort samtidigt som hens anknytning stängs.
Röstmeddelanden som tas emot via e-post
Klytic Tel skickar röstmeddelanden via e-post. Meddelandet innehåller en kopia av den uppringandes inspelning. Det är då inte längre beroende av växelns behörigheter, utan av brevlådans: alla som har åtkomst till brevlådan, via delegering eller för att den är delad, kan lyssna på det. Det följer också e-postens säkerhetskopiering och lagringstider.
För en receptionslinje bör ni alltså välja noga vilken brevlåda som tar emot röstmeddelandena. Hur delade brevlådor fungerar beskrivs i Delade brevlådor, alias, domäner och administratörer.
Tjänstens begränsningar
- För en inspelning som raderats av misstag, kontakta supporten: säkerhetskopiorna av telefonin täcker de senaste 30 dagarna, och supporten säger vad som kan återställas. Åtgärden debiteras som ett supportärende.
- Ett samtal till ett externt nummer är bara krypterat fram till Klytics plattform; därefter beror skyddet på operatörerna.
- Information till anställda och samtalsparter är fortfarande er organisations ansvar.
Vanliga frågor
Hur länge ska en inspelning sparas?
Det beror på ert ändamål. Se Hur länge samtalsinspelningar ska sparas.
Kan Klytic lyssna på våra inspelningar?
Klytics tekniker ingriper bara när tjänsten kräver det, och det loggas. Ramen förklaras i Vad en telefoniplattform vet om ert företag.
Kan man få tillbaka en raderad inspelning?
Kontakta supporten. Säkerhetskopiorna av telefonin, som görs dagligen, täcker de senaste 30 dagarna. En inspelning som raderats av misstag räknas som ett felgrepp: återställningen debiteras som ett supportärende. Bara avsiktlig radering av en anställd i samband med att hen slutar ingår, högst 3 begäranden per månad. Principen beskrivs i Säkerhet & säkerhetskopiering.
Är inspelningarna en risk vid bedrägerier?
De är det om för många har åtkomst till dem. Se Säkra IP-telefoni.
