Kaj dobite
Ko vaša organizacija določi pravilo, vam Klytic Tel omogoča:
- snemanje le tistih linij ali čakalnih vrst, za katere obstaja razlog, na primer sprejem strank;
- omejitev poslušanja na majhno število oseb, ne da bi ga dali vsakemu telefonu;
- vedenje, kje so posnetki in kaj od njih obstaja drugje, na primer glasovna sporočila, prejeta po e-pošti.
Samo pravilo, torej zakaj snemati, koga obvestiti in kako dolgo hraniti, je stvar vaše organizacije. Pojasnjeno je v Kako dolgo hraniti telefonske posnetke. Ta stran opisuje le njegovo izvedbo v storitvi.
Kje so posnetki
Vsaka organizacija, ki je stranka Klytic Tel, ima svoj telefonski strežnik. Posnetki se hranijo na njem, v območju gostovanja, izbranem ob naročilu: v oblaku Klytic, privzeto v Evropi, na Mavriciju ali v drugem območju, skladnem z veljavno jurisdikcijo, ali na vaših lastnih strežnikih.
Posnetki ene organizacije se ne mešajo s posnetki druge. Pot med telefoni ali aplikacijami in strežnikom je šifrirana (SRTP in TLS).
Strežnik se vsak dan varnostno kopira z varnostnimi kopijami Klytic. Te kopije služijo izključno obnovi storitve po incidentu; vaši uporabniki do njih nimajo dostopa.
Kdo lahko posluša
Načelo je preprosto: možnost klicanja ne daje pravice do poslušanja. Zaposleni, katerega linija se snema, zgolj zaradi tega nima dostopa do posnetkov svojih sodelavcev.
Pravica do poslušanja se dodeli osebam, ki jih vaša organizacija imensko določi, praviloma vodji oddelka ali osebi, odgovorni za kakovost ali usposabljanje. Število pooblaščenih oseb mora ostati omejeno na potrebe izbranega namena.
Kdo naredi kaj:
- Vaša organizacija odloči, kdo mora poslušati in za kateri namen.
- Določeni skrbnik vaše telefonske centrale ali Klytic na njegovo zahtevo ob vzpostavitvi ali prek podpore to pravico dodeli ali odvzame.
- Pooblaščene osebe poslušajo posnetke, ki ustrezajo njihovemu področju.
Seznam pooblaščenih oseb pripravite pred vzpostavitvijo. Klytic ga prenese v nastavitve centrale.
Snemajte le tisto, za kar obstaja razlog
Snemanje je na voljo že v Osnovni liniji, vendar ni namenjeno temu, da bi bilo vklopljeno povsod. CNIL meni, da trajno ali sistematično snemanje vseh klicev ni dopustno, razen če to določa poseben predpis.
V praksi s Klytic:
- Naštejte linije ali čakalne vrste, ki imajo namen: sprejem strank za kakovost, prodajno linijo za dokaz naročila, kadar to predvideva predpis, čakalno vrsto podpore za usposabljanje.
- Druge telefone pustite brez snemanja in predvidite linije brez snemanja za osebne klice in za predstavnike zaposlenih.
- Na začetku klicev na snemanih linijah naj se doda obvestilo. Klytic ga vključi v glasovni sprejem.
- Rok hrambe določite po svojem pravilu. Klytic Tel vam ne nalaga zakonskega roka; metoda je v vodniku o roku hrambe.
Če uporabljate prepis in povzetek pogovorov, vključena v Linijo Business, so tudi ta besedila podatki, pridobljeni iz klica. Vaše pravilo jih mora pokrivati.
Nadzor dostopov
Nadzor, ki je na voljo v vseh okoliščinah, je pregled pravic: redno preverjajte, kdo ima pravico do poslušanja, in jo odvzemite tistim, ki je ne potrebujejo več. Opravite ga vsaj enkrat letno ter ob vsaki spremembi delovnega mesta ali odhodu.
Če potrebujete podrobno zgodovino poslušanj, vprašajte podporo, kaj beleži vaša konfiguracija. Ta stran ne obljublja dnevnika, ki bi za vsako datoteko navajal, kdo jo je poslušal in ob kateri uri.
Ob odhodu pooblaščenega zaposlenega zahtevajte odvzem njegove pravice hkrati z zaprtjem njegovega telefona.
Glasovno sporočilo, prejeto po e-pošti
Klytic Tel glasovna sporočila pošilja po e-pošti. To sporočilo vsebuje kopijo posnetka klicatelja. Tedaj ni več odvisno od pravic v centrali, temveč od pravic nabiralnika: vsaka oseba z dostopom do nabiralnika, prek pooblastila ali ker gre za skupni nabiralnik, ga lahko posluša. Zanj veljajo tudi varnostno kopiranje in roki e-pošte.
Za sprejemno linijo zato skrbno izberite nabiralnik, ki prejema glasovna sporočila. Delovanje skupnih nabiralnikov je opisano v Skupni nabiralniki, vzdevki, domene in skrbniki.
Omejitve storitve
- Za pomotoma izbrisan posnetek se obrnite na podporo: varnostne kopije telefonije pokrivajo zadnjih 30 dni, podpora pa vam pove, kaj je mogoče obnoviti. Ta poseg se obravnava kot plačljiv zahtevek za podporo.
- Klic na zunanjo številko je šifriran le do platforme Klytic; naprej je njegova zaščita odvisna od operaterjev.
- Obveščanje zaposlenih in sogovornikov ostaja naloga vaše organizacije.
Pogosta vprašanja
Kako dolgo hraniti posnetek?
To je odvisno od vašega namena. Glejte Kako dolgo hraniti telefonske posnetke.
Ali lahko Klytic posluša naše posnetke?
Tehniki Klytic posegajo le za potrebe storitve, sledljivo. Okvir je pojasnjen v Kaj telefonska platforma ve o vašem podjetju.
Ali lahko izbrisan posnetek obnovimo?
Obrnite se na podporo. Dnevne varnostne kopije telefonije pokrivajo zadnjih 30 dni. Pomotoma izbrisan posnetek sodi med napačne posege: njegova obnova se obravnava kot plačljiv zahtevek za podporo. Vključen je le namerni izbris, ki ga opravi zaposleni ob odhodu, do 3 zahtevkov na mesec. Načelo je opisano v Varnost in varnostno kopiranje.
Ali so posnetki tveganje v primeru zlorabe?
So, če je do njih dostop preveč osebam. Glejte Zavarovanje IP-telefonije.
