Hvad I får
Når jeres organisations regel er fastlagt, giver Klytic Tel jer mulighed for:
- kun at optage de linjer eller opkaldskøer, der har en grund til det, for eksempel kundemodtagelsen;
- at forbeholde aflytning til et lille antal personer uden at give den til hver telefon;
- at vide, hvor optagelserne ligger, og hvad der findes af dem andre steder, som telefonsvarerbeskeder modtaget pr. e-mail.
Selve reglen, det vil sige hvorfor der optages, hvem der skal informeres, og hvor længe der gemmes, hører under jeres organisation. Den forklares i Hvor længe skal optagelser af telefonsamtaler opbevares. Denne side beskriver kun, hvordan den gennemføres i tjenesten.
Hvor optagelserne ligger
Hver organisation, der er kunde i Klytic Tel, har sin egen telefoniserver. Optagelserne opbevares der, i den hostingzone, der blev valgt ved tegningen: Klytic-cloud, som standard i Europa, på Mauritius eller i en anden zone, der svarer til den gældende jurisdiktion, eller jeres egne servere.
Én organisations optagelser blandes ikke med en andens. Forbindelsen mellem telefoner eller programmer og serveren er krypteret (SRTP og TLS).
Serveren sikkerhedskopieres hver dag af Klytics backup. Disse kopier bruges kun til at gendanne tjenesten efter en hændelse; jeres brugere kan ikke se dem.
Hvem kan lytte
Princippet er enkelt: at kunne ringe giver ikke ret til at lytte. En medarbejder, hvis linje optages, har ikke derved adgang til kollegernes optagelser.
Retten til at lytte tildeles personer, som jeres organisation udpeger ved navn, normalt en afdelingsleder eller den person, der har ansvaret for kvalitet eller oplæring. Antallet af personer med adgang skal begrænses til det, som det valgte formål kræver.
Hvem gør hvad:
- Jeres organisation beslutter, hvem der har brug for at lytte, og til hvilket formål.
- Den udpegede administrator af jeres omstilling, eller Klytic på dennes anmodning ved idriftsættelsen eller via supporten, tildeler eller fjerner denne ret.
- De autoriserede personer lytter til de optagelser, der hører under deres område.
Forbered listen over autoriserede personer før idriftsættelsen. Klytic overfører den til opsætningen af omstillingen.
Optag kun det, der har en grund
Optagelse er tilgængelig fra og med Enkel linje, men det er ikke meningen, at den skal slås til overalt. Den franske datatilsynsmyndighed CNIL mener, at permanent eller systematisk optagelse af alle opkald ikke er tilladt, medmindre en særlig regel foreskriver det.
I praksis med Klytic:
- List de linjer eller køer, der har et formål: kundemodtagelsen af hensyn til kvaliteten, en salgslinje som bevis for en ordre, når en regel foreskriver det, en supportkø til oplæring.
- Lad de øvrige telefoner være uden optagelse, og sørg for linjer uden optagelse til private opkald og til medarbejderrepræsentanter.
- Få tilføjet en informationsmeddelelse i starten af opkaldene på de linjer, der optages. Klytic indarbejder den i talemenuen.
- Fastlæg opbevaringsperioden efter jeres regel. Klytic Tel pålægger jer ikke en lovbestemt periode; metoden står i vejledningen om opbevaringsperioden.
Bruger I transskription og resumé af samtaler, der er inkluderet i Business-linjen, er disse tekster også data, der stammer fra opkaldet. Jeres regel skal også dække dem.
Kontrollér adgangen
Den kontrol, der altid er mulig, er gennemgang af rettighederne: kontrollér regelmæssigt, hvem der har ret til at lytte, og fjern den for dem, der ikke længere har brug for den. Gør det mindst én gang om året og ved hvert jobskifte eller hver fratrædelse.
Har I brug for en detaljeret historik over aflytninger, så spørg supporten, hvad jeres konfiguration registrerer. Denne side lover ikke en log, der for hver fil viser, hvem der har lyttet til den, og hvornår.
Når en autoriseret medarbejder stopper, så bed om, at vedkommendes ret fjernes, samtidig med at telefonen lukkes.
Telefonsvarerbeskeder modtaget pr. e-mail
Klytic Tel sender telefonsvarerbeskeder pr. e-mail. E-mailen indeholder en kopi af optagelsen af den, der ringede. Den afhænger så ikke længere af omstillingens rettigheder, men af modtagerpostkassens: alle med adgang til postkassen, via delegering eller fordi det er en delt postkasse, kan lytte til den. Den følger også e-mailsystemets backup og opbevaringsperioder.
For en modtagelseslinje skal I derfor omhyggeligt vælge den postkasse, der modtager telefonsvarerbeskederne. Delte postkasser er beskrevet i Delte postkasser, aliasser, domæner og administratorer.
Tjenestens begrænsninger
- Er en optagelse slettet ved en fejl, så kontakt supporten: telefoniens backups dækker de seneste 30 dage, og supporten fortæller jer, hvad der kan gendannes. Indgrebet sker via en betalt supportsag.
- Et opkald til et eksternt nummer er kun krypteret frem til Klytic-platformen; derefter afhænger beskyttelsen af operatørerne.
- Information af medarbejdere og samtalepartnere er fortsat jeres organisations ansvar.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor længe skal en optagelse gemmes?
Det afhænger af jeres formål. Se Hvor længe skal optagelser af telefonsamtaler opbevares.
Kan Klytic lytte til vores optagelser?
Klytics teknikere griber kun ind af hensyn til tjenesten og på en sporbar måde. Rammen forklares i Hvad en telefoniplatform ved om jeres virksomhed.
Kan en slettet optagelse hentes tilbage?
Kontakt supporten. Telefoniens daglige backups dækker de seneste 30 dage. En optagelse, der er slettet ved en fejl, betragtes som en fejlbetjening: gendannelsen sker via en betalt supportsag. Kun en bevidst sletning foretaget af en medarbejder i forbindelse med fratrædelse er inkluderet, med højst 3 anmodninger om måneden. Princippet er beskrevet i Sikkerhed & backup.
Er optagelser en risiko ved svindel?
Det er de, hvis for mange har adgang til dem. Se Sikr IP-telefoni, og begræns svindel.
