Mida saate
Kui teie organisatsiooni reegel on paigas, võimaldab Klytic Tel:
- salvestada ainult neid liine või ootejärjekordi, millel on selleks põhjus, näiteks klienditeenindus;
- lubada kuulamist väikesele arvule inimestele, andmata seda igale telefonile;
- teada, kus salvestised asuvad ja mis neist mujal olemas on, näiteks e-postiga saadud kõneposti sõnumid.
Reegel ise, st miks salvestada, keda teavitada ja kui kaua säilitada, kuulub teie organisatsiooni pädevusse. Seda selgitab juhend Kui kaua kõnesalvestisi säilitada. See leht kirjeldab ainult selle rakendamist teenuses.
Kus salvestised asuvad
Igal Klytic Teli kliendiorganisatsioonil on oma telefoniserver. Salvestisi hoitakse seal, tellimisel valitud majutuspiirkonnas: Klyticu pilves, vaikimisi Euroopas, Mauritiusel või muus kohaldatavale jurisdiktsioonile vastavas piirkonnas, või teie enda serverites.
Ühe organisatsiooni salvestisi ei segata teise omadega. Teekond telefonide või rakenduste ja serveri vahel on krüpteeritud (SRTP ja TLS).
Serverit varundatakse iga päev Klyticu varundustega. Neid koopiaid kasutatakse ainult teenuse taastamiseks pärast intsidenti; teie kasutajad ei saa neid vaadata.
Kes saab kuulata
Põhimõte on lihtne: helistamise võimalus ei anna õigust kuulata. Töötajal, kelle liini salvestatakse, ei ole ainuuksi selle tõttu juurdepääsu kolleegide salvestistele.
Kuulamisõigus antakse teie organisatsiooni nimeliselt määratud inimestele, tavaliselt osakonnajuhile või kvaliteedi või koolituse eest vastutavale inimesele. Volitatud isikute arv peab piirduma valitud eesmärgi vajadustega.
Kes mida teeb:
- Teie organisatsioon otsustab, kes peab kuulama ja millisel eesmärgil.
- Teie keskjaama määratud administraator või tema palvel Klytic kasutuselevõtu ajal või toe kaudu annab või võtab selle õiguse.
- Volitatud isikud kuulavad oma vastutusalasse kuuluvaid salvestisi.
Valmistage volitatud isikute nimekiri ette enne kasutuselevõttu. Klytic kannab selle keskjaama seadistustesse.
Salvestage ainult seda, millel on põhjus
Salvestamine on saadaval alates Põhiliinist, kuid seda ei ole mõeldud kõikjal sisse lülitama. CNIL leiab, et kõigi kõnede püsiv või süstemaatiline salvestamine ei ole lubatud, välja arvatud eriakti alusel.
Praktikas koos Klyticuga:
- Loetlege liinid või järjekorrad, millel on eesmärk: klienditeenindus kvaliteedi jaoks, müügiliin tellimuse tõendamiseks, kui õigusakt seda ette näeb, tugijärjekord koolituse jaoks.
- Jätke teised telefonid salvestamata ning nähke ette salvestamata liinid isiklike kõnede ja töötajate esindajate jaoks.
- Laske salvestatavatel liinidel kõnede algusesse lisada teavitusteade. Klytic lisab selle häälmenüüsse.
- Määrake säilitamisaeg oma reegli järgi. Klytic Tel ei kehtesta teile seadusjärgset kestust; meetod on säilitamisaja juhendis.
Kui kasutate Business-liini kuuluvat vestluste transkriptsiooni ja kokkuvõtet, on ka need tekstid kõnest saadud andmed. Teie reegel peab ka neid katma.
Juurdepääsude kontroll
Kõigil juhtudel kättesaadav kontroll on õiguste ülevaatus: kontrollige korrapäraselt, kellel on kuulamisõigus, ja võtke see ära neilt, kes seda enam ei vaja. Tehke seda vähemalt kord aastas ning iga ametikoha muutuse või lahkumise korral.
Kui vajate kuulamiste üksikasjalikku ajalugu, küsige toelt, mida teie seadistus logib. See leht ei luba logi, mis näitaks iga faili kohta, kes seda kuulas ja mis kell.
Volitatud töötaja lahkumisel taotlege tema õiguse eemaldamist samal ajal tema telefoni sulgemisega.
E-postiga saadud kõneposti sõnum
Klytic Tel saadab kõneposti sõnumid e-postiga. See kiri sisaldab helistaja salvestise koopiat. Siis ei sõltu see enam keskjaama õigustest, vaid postkasti õigustest: iga inimene, kellel on postkastile juurdepääs delegeerimise kaudu või seetõttu, et see on jagatud postkast, saab seda kuulata. Samuti kehtivad sellele e-posti varundus ja tähtajad.
Valige seega klienditeeninduse liini jaoks hoolikalt postkast, mis kõneposti sõnumid vastu võtab. Jagatud postkastide toimimist kirjeldab juhend Jagatud postkastid, aliased, domeenid ja administraatorid.
Teenuse piirangud
- Ekslikult kustutatud salvestise korral võtke ühendust toega: telefonside varukoopiad katavad viimased 30 päeva ja tugi ütleb teile, mida saab taastada. See toiming tehakse tasulise tugipöördumise alusel.
- Kõne välisnumbrile on krüpteeritud ainult kuni Klyticu platvormini; edasi sõltub selle kaitse operaatoritest.
- Töötajate ja vestluspartnerite teavitamine jääb teie organisatsiooni ülesandeks.
Korduma kippuvad küsimused
Kui kaua salvestist hoida?
See sõltub teie eesmärgist. Vt Kui kaua kõnesalvestisi säilitada.
Kas Klytic saab meie salvestisi kuulata?
Klyticu tehnikud sekkuvad ainult teenuse vajadusteks ja jälgitavalt. Raamistikku selgitab juhend Mida telefoniplatvorm teie ettevõttest teab.
Kas kustutatud salvestise saab tagasi?
Võtke ühendust toega. Telefonside igapäevased varukoopiad katavad viimased 30 päeva. Ekslikult kustutatud salvestis on vale käsitsemise juhtum: selle taastamine tehakse tasulise tugipöördumise alusel. Hinna sees on ainult töötaja tahtlik kustutamine tema lahkumisel, kuni 3 taotlust kuus. Põhimõtet kirjeldab leht Turvalisus ja varundus.
Kas salvestised on pettuse korral risk?
On, kui need on liiga paljudele kättesaadavad. Vt IP-telefonside turvamine ja pettuste piiramine.
