Mit kap Ön
Minden munkatárs három dolgot lát: a személyes területét, a csoportjai számára megnyitott csapatmappákat, és azokat az elemeket, amelyeket egy kolléga megosztott vele. Mást nem. A jogok felhasználónként, csoportonként és mappánként állíthatók be, egy kizárólag az Ön vállalatának szóló példányban.
A jó beállítás egy mondatban: egy csapatmappa minden állandó egységhez (osztály, telephely, vállalat), egy csoport minden felhasználói körhöz, az egyéni megosztások pedig az alkalmi esetekre.
Két szint: a fiók és a mappa
A fiók dönti el, ki léphet be. A példánya egyik adminisztrátora hozza létre, tiltja le vagy törli. A bejelentkezés megerősítésére kétlépcsős hitelesítés áll rendelkezésre.
A mappa dönti el, mit tehet a személy a belépés után. A legtöbb esetben három szint elegendő:
| Jog | Mit tesz lehetővé | Példa |
|---|
| Olvasás | Megnyitás és megtekintés | Minőségirányítási eljárások a teljes személyzet számára |
| Módosítás | Fájlok létrehozása, módosítása, törlése | Az értékesítési osztály munkamappája |
| Továbbmegosztás | Hozzáférés továbbadása más személyeknek | Projektvezető, aki kollégákat von be |
A továbbmegosztás joga a legérzékenyebb: ez viszi ki a dokumentumot a tervezett körből. Csak azoknak adja meg, akiknek valóban szükségük van rá.
Csoportokban gondolkodjon, ne nevekben
Amint a csapat néhány főnél nagyobb, a jogokat csoportokra adja meg: „Könyvelés”, „Lyoni műhely”, „Vezetés”. Egy csoport egyetlen lépéssel karbantartható:
- belépés: a személyt hozzáadják a csoporthoz, és azonnal látja osztálya mappáit;
- munkakörváltás: csoportot vált, a hozzáférései követik;
- távozás egy csapatból: kilép a csoportból, a hozzáférés megszűnik, a mappákhoz nem kell nyúlni.
A névre szólóan megadott jogok előbb-utóbb eltérnek a valós szervezettől. Végül senki sem tudja, miért látja még mindig egy egykori gyakornok az árajánlatok mappáját.
A csapatmappa: egy osztály, egy telephely, egy vállalat
A csapatmappa a szervezeté, nem egy személyé. Egy adminisztrátor hozza létre, egy vagy több csoportot rendel hozzá, és mindegyiknek meghatározza a jogosultsági szintjét. Az ide feltöltött fájlok a helyükön maradnak, amikor szerzőjük munkakört vált vagy elhagyja a vállalatot.
Egy osztályon belüli érzékenyebb tartalomhoz, például a bérszámfejtéshez a HR-en belül, a legegyszerűbb egy külön csapatmappa, amely egy szűkebb csoport számára nyitott. Egy almappára finomabb jogok is megadhatók, ha ez a beállítás engedélyezve van a példányán: kérje a Klytic ügyfélszolgálatától.
Vállalat vagy leányvállalat: egy példányon belül ugyanaz az eszköz, vállalatonként egy csoport és csapatmappák. Ha a vállalatokat úgy kell elkülöníteni, hogy egyetlen közös adminisztrátor se lássa a másikat, az más architektúra, amelyet a Több vállalat a Klytic Docsban oldal ír le. Ott annak az esete is szerepel, aki két leányvállalatnak dolgozik.
Ki mit adminisztrál
- A példánya adminisztrátora, egy személy az Ön szervezetéből: létrehozza a fiókokat és a csoportokat, megnyitja a csapatmappákat, mindenkire érvényes megosztási szabályokat határoz meg.
- Egy csoportadminisztrátor, ha delegál: kezeli csoportja fiókjait (létrehozás, jelszó, kvóta), az általános beállításokhoz való hozzáférés nélkül. Hasznos egy olyan telephely vagy leányvállalat számára, amely maga kezeli az új belépőket.
- Minden felhasználó: megosztja saját fájljait, az adminisztrátor által meghatározott keretek között.
- A Klytic ügyfélszolgálata: segít kialakítani ezt a szervezést, biztosítja a karbantartást és a visszaállításokat, amelyek az okuktól függően díjmentesek vagy díjkötelesek (lásd Egy dokumentum korábbi verziójának visszakeresése). A Klytic technikusai csak a szolgáltatás igényei szerint, nyomon követhető módon avatkoznak be. Nem ők döntik el Ön helyett, ki mit lát.
Annak ellenőrzése, ki fér hozzá egy fájlhoz
Egy fájl vagy mappa részletek panelje megmutatja, kivel van megosztva. Azokat is feltünteti, akik azért férnek hozzá, mert egy szülőmappát osztottak meg velük. Ez az információ a tulajdonos és a továbbmegosztási joggal rendelkezők számára látható. Ez az első ellenőrzés, mielőtt egy érzékeny dokumentumot egy meglévő mappába tölt fel.
A hozzáférések áttekintése: a napló
A Klytic Docs naplót vezet a mappák hozzáféréseiről és tevékenységéről: létrehozások, módosítások, törlések, megosztások. Segítségével olyan kérdésekre válaszolhat, mint „ki osztotta meg ezt a mappát?” vagy „ki törölte ezt a fájlt, és mikor?”. A hozzáférési és adminisztrációs naplók a saját felügyeleti eszközeibe is exportálhatók.
Ha részletesebb nyomkövetésre van szüksége, például egy adott fájl puszta megtekintésére, ellenőrizze a Klytic ügyfélszolgálatával, mit rögzít a példánya, mielőtt belső szabályt csinálna belőle.
Példa: egy 40 fős kkv
| Csapatmappa | Módosítási joggal rendelkező csoport | Olvasási joggal rendelkező csoport |
|---|
| Kereskedelem | Értékesítők | Vezetés |
| Könyvelés | Könyvelés | Vezetés |
| HR | HR | nincs |
| Eljárások | Minőségügy | Teljes személyzet |
Továbbmegosztási jogot csak az osztályvezetők kapnak. Egy új értékesítőt hozzáadnak az „Értékesítők” csoporthoz: más teendő nincs.
Gyakori kérdések
Egy munkavállaló elhagyja a vállalatot: mi legyen a hozzáféréseivel?
Vegye ki a csoportjaiból, vegye át a személyes fájljait, majd tiltsa le a fiókját. A teendőket a Dokumentumok egy munkavállaló vagy egy csapat távozásakor oldal tartalmazza.
Megakadályozhatom, hogy egy csoport külső feleknek osszon meg?
Igen, az adminisztrátor bizonyos csoportokat kizárhat a megosztások létrehozásából. Lásd: Megosztási linkek, partnerek és letöltések.
Két leányvállalatnak két példányra van szüksége?
Csak akkor, ha egyetlen közös adminisztrátor sem láthatja a másik vállalatot. A két megoldást a Több vállalat a Klytic Docsban oldal hasonlítja össze.
Egy fájlt tévedésből töröltek: ki tudja visszahozni?
A felhasználó, a lomtárból, díjmentesen. Ha a lomtár már nem elegendő, a Klytic ügyfélszolgálata az elmúlt 30 nap mentéseiből állítja vissza. A téves törlés helytelen kezelésnek minősül: ez a visszaállítás díjköteles támogatási jegy tárgya. Lásd: Egy dokumentum korábbi verziójának visszakeresése.
