X’tiksbu
Kull impjegat jara tliet affarijiet: l-ispazju personali tiegħu, il-folders tat-tim miftuħa għall-gruppi tiegħu, u l-elementi li kollegħ qasam miegħu. Xejn aktar. Id-drittijiet jissettjaw skont l-utent, il-grupp u l-folder, f’istanza dedikata għall-kumpanija tagħkom.
L-issettjar it-tajjeb jitqies f’sentenza waħda: folder tat-tim għal kull perimetru stabbli (dipartiment, sit, kumpanija), grupp għal kull popolazzjoni, u kondiviżjonijiet individwali riżervati għal każi okkażjonali.
Żewġ livelli: il-kont u l-folder
Il-kont jiddeċidi min jidħol. Jinħoloq, jiġi diżattivat jew imħassar minn amministratur tal-istanza tagħkom. L-awtentikazzjoni b’żewġ fatturi hi disponibbli biex issaħħaħ il-login.
Il-folder jiddeċidi x’tista’ tagħmel il-persuna ladarba tkun daħlet. Tliet livelli huma biżżejjed fil-biċċa l-kbira tal-każi:
| Dritt | X’jippermetti | Eżempju |
|---|
| Qari | Tiftaħ u tikkonsulta | Proceduri tal-kwalità għall-persunal kollu |
| Modifika | Toħloq, timmodifika, tħassar fajls | Folder tax-xogħol tad-dipartiment tal-bejgħ |
| Kondiviżjoni mill-ġdid | Tagħti min-naħa tiegħek aċċess lil persuni oħra | Maniġer ta’ proġett li jinvolvi kollegħi |
Id-dritt tal-kondiviżjoni mill-ġdid huwa l-aktar sensittiv: huwa dak li joħroġ dokument mill-perimetru previst. Agħtuh biss lil min għandu bżonnu.
Raġunaw f’termini ta’ gruppi, mhux ta’ ismijiet
Hekk kif it-tim ikun aktar minn ftit persuni, agħtu d-drittijiet lil gruppi: “Kontabilità”, “Workshop ta’ Lyon”, “Direzzjoni”. Grupp jinżamm aġġornat b’pass wieħed:
- wasla: il-persuna tiżdied mal-grupp, u minnufih tara l-folders tad-dipartiment tagħha;
- bidla fl-irwol: tibdel il-grupp, u l-aċċessi tagħha jsegwu;
- tluq minn tim: toħroġ mill-grupp, u l-aċċess jisparixxi mingħajr ma jintmissu l-folders.
Drittijiet mogħtija isem b’isem dejjem jispiċċaw ma jaqblux mal-organizzazzjoni reali. Ħadd ma jibqa’ jaf għaliex trainee ta’ qabel għadu jara l-folder tal-kwotazzjonijiet.
Il-folder tat-tim: dipartiment, sit, kumpanija
Folder tat-tim huwa tal-organizzazzjoni, mhux ta’ persuna. Amministratur joħolqu, jassoċjah ma’ grupp wieħed jew aktar u jiffissa l-livell tad-dritt ta’ kull wieħed. Il-fajls depożitati fih jibqgħu f’posthom meta l-awtur tagħhom jibdel l-irwol jew jitlaq mill-kumpanija.
Għal kontenut aktar sensittiv ġewwa dipartiment, pereżempju l-pagi fi ħdan ir-riżorsi umani, l-aktar sempliċi hu folder tat-tim separat, miftuħ għal grupp aktar ristrett. Drittijiet aktar fini fuq sub-folder jistgħu jingħataw ukoll meta dan is-setting ikun attivat fl-istanza tagħkom: itolbuh lis-support ta’ Klytic.
Kumpanija jew sussidjarja: fl-istess istanza, l-għodda hi l-istess, grupp u folders tat-tim għal kull kumpanija. Jekk il-kumpaniji jridu jkunu iżolati sal-punt li l-ebda amministratur komuni ma jara lill-oħra, din hi arkitettura oħra, deskritta f’Aktar minn kumpanija waħda f’Klytic Docs. Il-każ ta’ persuna li taħdem għal żewġ sussidjarji huwa ttrattat ukoll hemm.
Min jamministra x’hiex
- L-amministratur tal-istanza tagħkom, persuna mill-organizzazzjoni tagħkom: joħloq il-kontijiet u l-gruppi, jiftħu l-folders tat-tim, jiffissa r-regoli tal-kondiviżjoni għal kulħadd.
- Amministratur ta’ grupp, jekk tiddelegaw: jimmaniġġja l-kontijiet tal-grupp tiegħu (ħolqien, password, kwota), mingħajr aċċess għas-settings ġenerali. Utli għal sit jew sussidjarja li tmexxi l-wasliet tagħha.
- Kull utent: jaqsam il-fajls tiegħu, fil-limiti stabbiliti mill-amministratur.
- Is-support ta’ Klytic: jgħinkom twaqqfu din l-organizzazzjoni, jieħu ħsieb il-manutenzjoni u r-restawri, inklużi jew imħallsa skont il-kawża tagħhom (ara Kif issibu verżjoni ta’ dokument). It-teknixins ta’ Klytic jintervjenu biss għall-bżonnijiet tas-servizz, b’mod irreġistrat. Ma jiddeċidux minflokom min jara x’hiex.
Ivverifikaw min għandu aċċess għal fajl
Il-panew tad-dettalji ta’ fajl jew folder juri ma’ min hu kondiviz. Jindika wkoll il-persuni li għandhom aċċess għalih għax folder ewlieni ntaqsam magħhom. Din l-informazzjoni hi viżibbli għas-sid u għall-persuni li għandhom id-dritt tal-kondiviżjoni mill-ġdid. Hija l-ewwel verifika li għandha ssir qabel ma tqiegħdu dokument sensittiv f’folder eżistenti.
Irrevedu l-aċċessi: il-log
Klytic Docs iżomm log tal-aċċessi u tal-attività tal-folders: ħolqien, modifiki, tħassir, kondiviżjonijiet. Jippermetti li tweġbu mistoqsijiet bħal “min qasam dan il-folder?” jew “min ħassar dan il-fajl, u meta?”. Il-logs tal-aċċess u tal-amministrazzjoni jistgħu jiġu esportati wkoll lejn l-għodda ta’ monitoraġġ tagħkom.
Jekk għandkom bżonn raġġa aktar fina, pereżempju is-sempliċi konsultazzjoni ta’ fajl speċifiku, ivverifikaw mas-support ta’ Klytic x’tirreġistra l-istanza tagħkom qabel ma tagħmluha regola interna.
Eżempju: SME ta’ 40 persuna
| Folder tat-tim | Grupp b’modifika | Grupp bi qari |
|---|
| Bejgħ | Bejjiegħa | Direzzjoni |
| Kontabilità | Kontabilità | Direzzjoni |
| HR | HR | ħadd |
| Proceduri | Kwalità | Il-persunal kollu |
Il-kondiviżjoni mill-ġdid tingħata biss lill-maniġers tad-dipartimenti. Bejjiegħ ġdid jiżdied mal-grupp “Bejjiegħa”: m’hemm xejn ieħor x’tagħmlu.
Mistoqsijiet frekwenti
Impjegat qed jitlaq mill-kumpanija: x’nagħmlu bl-aċċessi tiegħu?
Neħħuh mill-gruppi tiegħu, irkupraw il-fajls personali tiegħu, imbagħad iddiżattivaw il-kont tiegħu. Il-proċedura tinsab f’Id-dokumenti mat-tluq ta’ impjegat jew ta’ tim.
Nistgħu nwaqqfu grupp milli jaqsam ma’ persuni barra?
Iva, l-amministratur jista’ jeskludi ċerti gruppi mill-ħolqien ta’ kondiviżjonijiet. Ara Links ta’ kondiviżjoni, sħab u tniżżil.
Żewġ sussidjarji għandu jkollhom żewġ istanzi?
Biss jekk l-ebda amministratur komuni m’għandu jara l-kumpanija l-oħra. Iż-żewġ reġimi huma mqabbla f’Aktar minn kumpanija waħda f’Klytic Docs.
Fajl ġie mħassar bi żball: min jista’ jirkuprah?
L-utent, mir-recycle bin, b’xejn. Jekk ir-recycle bin ma jibqax biżżejjed, is-support ta’ Klytic jirrestawra mill-backups tal-aħħar 30 jum. Tħassir bi żball huwa żball fl-użu: dan ir-restawr jiġi ttrattat permezz ta’ ticket ta’ assistenza bi ħlas. Ara Kif issibu verżjoni ta’ dokument.
