Vad ni får
Varje medarbetare ser tre saker: sitt personliga utrymme, de teammappar som är öppna för hens grupper och det som en kollega har delat med hen. Inget annat. Behörigheter ställs in per användare, per grupp och per mapp, i en instans som är dedikerad till ert företag.
Rätt inställning ryms i en mening: en teammapp per stabil enhet (avdelning, anläggning, bolag), en grupp per personalkategori och individuella delningar för enstaka fall.
Två nivåer: kontot och mappen
Kontot avgör vem som kommer in. Det skapas, inaktiveras eller raderas av en administratör för er instans. Tvåfaktorsautentisering finns för att stärka inloggningen.
Mappen avgör vad personen får göra väl inne. Tre nivåer räcker i de flesta fall:
| Behörighet | Vad den tillåter | Exempel |
|---|
| Läsa | Öppna och visa | Kvalitetsrutiner för all personal |
| Ändra | Skapa, ändra och radera filer | Försäljningsavdelningens arbetsmapp |
| Dela vidare | Ge andra personer åtkomst i sin tur | Projektansvarig som tar in kollegor |
Rätten att dela vidare är den känsligaste: det är den som gör att ett dokument hamnar utanför den tänkta kretsen. Ge den bara till dem som behöver den.
Tänk i grupper, inte i namn
Så fort teamet är större än några få personer, sätt behörigheterna på grupper: ”Ekonomi”, ”Verkstad Lyon”, ”Ledning”. En grupp underhålls med en enda åtgärd:
- en nyanställning: personen läggs till i gruppen och ser direkt sin avdelnings mappar;
- ett rollbyte: personen byter grupp och åtkomsten följer med;
- när någon lämnar ett team: personen tas bort ur gruppen och åtkomsten försvinner utan att mapparna påverkas.
Behörigheter som sätts namn för namn hamnar alltid i otakt med den verkliga organisationen. Till slut vet ingen varför en tidigare praktikant fortfarande ser offertmappen.
Teammappen: en avdelning, en anläggning, ett bolag
En teammapp tillhör organisationen, inte en person. En administratör skapar den, kopplar en eller flera grupper till den och bestämmer behörighetsnivån för var och en. Filer som läggs där ligger kvar när upphovspersonen byter roll eller lämnar företaget.
För känsligare innehåll inom en avdelning, till exempel löner inom HR, är det enklast med en separat teammapp som är öppen för en mindre grupp. Mer detaljerade behörigheter på en undermapp kan också sättas om den inställningen är aktiverad i er instans: be Klytics support om det.
Bolag eller dotterbolag: i en och samma instans är verktyget detsamma, en grupp och teammappar per bolag. Om bolagen måste vara så isolerade att ingen gemensam administratör ser det andra bolaget krävs en annan arkitektur, som beskrivs i Flera bolag i Klytic Docs. Där behandlas även fallet med en person som arbetar för två dotterbolag.
Vem administrerar vad
- Administratören för er instans, en person i er organisation: skapar konton och grupper, öppnar teammappar och fastställer delningsreglerna för alla.
- En gruppadministratör, om ni delegerar: hanterar kontona i sin grupp (skapande, lösenord, kvot), utan åtkomst till de allmänna inställningarna. Praktiskt för en anläggning eller ett dotterbolag som sköter sina egna nyanställningar.
- Varje användare: delar sina egna filer, inom de gränser som administratören har satt.
- Klytics support: hjälper er att införa organisationen, sköter underhåll och återställningar, som ingår eller debiteras beroende på orsak (se Hitta en tidigare version av ett dokument). Klytics tekniker ingriper bara när tjänsten kräver det, och det loggas. De bestämmer inte i ert ställe vem som ser vad.
Kontrollera vem som har åtkomst till en fil
Detaljpanelen för en fil eller mapp visar vem den är delad med. Den visar också personer som har åtkomst eftersom en överordnad mapp har delats med dem. Informationen är synlig för ägaren och för dem som har rätt att dela vidare. Det är den första kontrollen att göra innan ni lägger ett känsligt dokument i en befintlig mapp.
Granska åtkomsten: loggen
Klytic Docs för en logg över åtkomst och aktivitet i mapparna: skapanden, ändringar, raderingar och delningar. Den gör det möjligt att svara på frågor som ”vem delade den här mappen?” eller ”vem raderade den här filen, och när?”. Åtkomst- och administrationsloggarna kan också exporteras till era egna övervakningsverktyg.
Om ni behöver en mer detaljerad spårning, till exempel när någon bara öppnar en viss fil, kontrollera med Klytics support vad er instans registrerar innan ni gör det till en intern regel.
Exempel: ett företag med 40 anställda
| Teammapp | Grupp med ändringsrätt | Grupp med läsrätt |
|---|
| Försäljning | Säljare | Ledning |
| Ekonomi | Ekonomi | Ledning |
| HR | HR | ingen |
| Rutiner | Kvalitet | All personal |
Rätten att dela vidare ges bara till avdelningscheferna. En ny säljare läggs till i gruppen ”Säljare”: inget mer behöver göras.
Vanliga frågor
En anställd lämnar företaget: vad gör vi med hens åtkomst?
Ta bort personen från sina grupper, hämta hens personliga filer och inaktivera sedan kontot. Tillvägagångssättet finns i Dokument när en anställd eller ett team slutar.
Kan jag hindra en grupp från att dela externt?
Ja, administratören kan utesluta vissa grupper från att skapa delningar. Se Delningslänkar, partner och nedladdningar.
Måste två dotterbolag ha två instanser?
Bara om ingen gemensam administratör får se det andra bolaget. De två modellerna jämförs i Flera bolag i Klytic Docs.
En fil raderades av misstag: vem kan hämta tillbaka den?
Användaren, från papperskorgen, utan kostnad. Om papperskorgen inte räcker återställer Klytics support från säkerhetskopiorna för de senaste 30 dagarna. En radering av misstag är ett felgrepp: återställningen hanteras som ett avgiftsbelagt supportärende. Se Hitta en tidigare version av ett dokument.
