Ko jūs iegūstat
Katrs darbinieks redz trīs lietas: savu personīgo vietu, komandu mapes, kas atvērtas viņa grupām, un elementus, ko ar viņu kopīgojis kolēģis. Neko citu. Tiesības nosaka pa lietotājiem, grupām un mapēm jūsu uzņēmumam paredzētā instancē.
Pareizo iestatījumu var aprakstīt vienā teikumā: viena komandas mape katram stabilam lokam (nodaļai, objektam, uzņēmumam), viena grupa katrai cilvēku kategorijai un individuāli kopīgojumi tikai atsevišķos gadījumos.
Divi līmeņi: konts un mape
Konts nosaka, kas iekļūst. To izveido, deaktivizē vai dzēš jūsu instances administrators. Lai pastiprinātu pieteikšanos, ir pieejama divfaktoru autentifikācija.
Mape nosaka, ko persona pēc iekļūšanas drīkst darīt. Lielākajā daļā gadījumu pietiek ar trim līmeņiem:
| Tiesības | Ko tās ļauj | Piemērs |
|---|
| Lasīšana | Atvērt un skatīt | Kvalitātes procedūras visiem darbiniekiem |
| Labošana | Izveidot, labot, dzēst failus | Pārdošanas nodaļas darba mape |
| Tālāka kopīgošana | Savukārt piešķirt piekļuvi citiem | Projekta vadītājs, kas iesaista kolēģus |
Tālākas kopīgošanas tiesības ir visjutīgākās: tieši tās ļauj dokumentam iziet ārpus paredzētā loka. Piešķiriet tās tikai tiem, kam tās ir vajadzīgas.
Domājiet grupās, nevis vārdos
Tiklīdz komandā ir vairāk nekā daži cilvēki, piešķiriet tiesības grupām: „Grāmatvedība”, „Darbnīca Liepāja”, „Vadība”. Grupu uztur ar vienu darbību:
- jauns darbinieks: persona tiek pievienota grupai un uzreiz redz savas nodaļas mapes;
- amata maiņa: viņa mainā grupu, un piekļuve seko;
- aiziešana no komandas: viņa pamet grupu, piekļuve pazūd, mapēm neaizskarot.
Tiesības, kas piešķirtas pēc vārdiem, agri vai vēlu atšķiras no reālās organizācijas. Neviens vairs nezina, kāpēc kāds bijušais praktikants joprojām redz piedāvājumu mapi.
Komandas mape: nodaļa, objekts, uzņēmums
Komandas mape pieder organizācijai, nevis personai. Administrators to izveido, piesaista tai vienu vai vairākas grupas un katrai nosaka tiesību līmeni. Tajā ievietotie faili paliek vietā, kad to autors maina amatu vai aiziet no uzņēmuma.
Jutīgākam saturam nodaļas ietvaros, piemēram, algu dokumentiem personāla nodaļā, vienkāršākais risinājums ir atsevišķa komandas mape, kas atvērta šaurākai grupai. Smālkākas tiesības apakšmapē var piešķirt arī tad, ja jūsu instancē šis iestatījums ir aktivizēts: pieprasījiet to Klytic atbalstam.
Uzņēmums vai meitasuzņēmums: vienā instancē svira ir tā pati – grupa un komandu mapes katram uzņēmumam. Ja uzņēmumi jāizolē tā, lai neviens kopīgs administrators neredzētu otru, tā ir cita arhitektūra, kas aprakstīta rakstā Vairāki uzņēmumi Klytic Docs. Tur aplūkots arī gadījums, kad persona strādā diviem meitasuzņēmumiem.
Kas ko administrē
- Jūsu instances administrators, cilvēks no jūsu organizācijas: izveido kontus un grupas, atver komandu mapes, nosaka kopīgošanas noteikumus visiem.
- Grupas administrators, ja deleģējat: pārvalda savas grupas kontus (izveide, parole, kvota) bez piekļuves vispārējiem iestatījumiem. Noderīgi objektam vai meitasuzņēmumam, kas pats pārvalda jaunos darbiniekus.
- Katrs lietotājs: kopīgo savus failus administratora noteiktajās robežās.
- Klytic atbalsts: palīdz ieviest šo organizāciju, nodrošina uzturēšanu un atjaunošanu, kas ir iekļauta vai apmaksājama atkarībā no iemesla (skatiet Kā atrast dokumenta versiju). Klytic speciālisti iejaucas tikai pakalpojuma vajadzībām, un tas tiek reģistrēts. Viņi jūsu vietā neizlēm, kurš ko redz.
Kā pārbaudīt, kam ir piekļuve failam
Faila vai mapes informācijas panelī redzams, ar ko tas ir kopīgots. Tur norādītas arī personas, kurām ir piekļuve tāpēc, ka ar tām kopīgota virsmape. Šī informācija ir redzama īpašniekam un personām ar tālākas kopīgošanas tiesībām. Tas ir pirmais, kas jāpārbauda, pirms ievietot jutīgu dokumentu esošā mapē.
Piekļuves pārskatīšana: žurnāls
Klytic Docs uztur mapju piekļuves un aktivitātes žurnālu: izveide, izmaiņas, dzēšana, kopīgošana. Tas ļauj atbildēt uz tādiem jautājumiem kā „kas kopīgoja šo mapi?” vai „kas un kad dzēsa šo failu?”. Piekļuves un administrēšanas žurnālus var arī eksportēt uz jūsu pašu uzraudzības rīkiem.
Ja jums vajadzīga smālkāka izsekošana, piemēram, konkrēta faila vienkārša skatīšana, pārbaudiet ar Klytic atbalstu, ko reģistrē jūsu instance, pirms padarāt to par iekšējo noteikumu.
Piemērs: MVU ar 40 darbiniekiem
| Komandas mape | Grupa ar labošanas tiesībām | Grupa ar lasīšanas tiesībām |
|---|
| Pārdošana | Pārdevēji | Vadība |
| Grāmatvedība | Grāmatvedība | Vadība |
| Personāls | Personāls | neviena |
| Procedūras | Kvalitāte | Visi darbinieki |
Tālākas kopīgošanas tiesības ir tikai nodaļu vadītājiem. Jaunu pārdevēju pievieno grupai „Pārdevēji”: nekas cits nav jādara.
Biežāk uzdotie jautājumi
Darbinieks aiziet no uzņēmuma. Ko darīt ar viņa piekļuvi?
Izņemiet viņu no grupām, atgūstiet viņa personīgos failus un pēc tam deaktivizējiet kontu. Rīcības kārtība ir aprakstīta rakstā Dokumenti, kad aiziet darbinieks vai komanda.
Vai varu liegt grupai kopīgot ar ārējiem adresātiem?
Jā, administrators var izslēgt noteiktas grupas no kopīgojumu veidošanas. Skatiet Kopīgošanas saites, partneri un augšupielādes.
Vai diviem meitasuzņēmumiem vajadzīgas divas instances?
Tikai tad, ja neviens kopīgs administrators nedrīkst redzēt otru uzņēmumu. Abi režīmi salīdzināti rakstā Vairāki uzņēmumi Klytic Docs.
Fails tika kļūdas pēc izdzēsts. Kas to var atgūt?
Lietotājs no miskastes, bez maksas. Ja ar miskasti vairs nepietiek, Klytic atbalsts atjauno no pēdējo 30 dienu rezerves kopijām. Kļūdaina dzēšana ir nepareiza darbība: šādai atjaunošanai tiek atvērts maksas atbalsta pieprasījums. Skatiet Kā atrast dokumenta versiju.
