Tres mecanismos, tres fallos
Las tres palabras designan copias. No designan las mismas copias, ni en el mismo lugar, ni durante el mismo tiempo. La pregunta correcta no es «¿tenemos una copia?», sino «¿qué copia queda intacta después de tal fallo?».
Versionado: el historial de un archivo, conservado en el servicio. Replicación: una segunda copia del servicio, actualizada de forma continua. Copia de seguridad: una copia separada, fechada, conservada durante un plazo elegido.
El versionado: el historial de un archivo, dentro del servicio
Cada guardado crea una versión. Un párrafo borrado por error, una tabla sobrescrita, una fórmula equivocada: el usuario abre el historial y vuelve a la versión del martes. Es rápido, sin intermediarios, y es la respuesta más útil en el día a día.
Sus límites se deben a su ubicación. El historial vive en el mismo servicio que el archivo:
- cuando se elimina el archivo, sus versiones lo siguen, primero a la papelera y después fuera del servicio cuando se vacía la papelera;
- la cuenta que tiene permiso para borrar una carpeta puede, en general, borrar también lo que contiene, historial incluido;
- el número de versiones y su duración están limitados por la configuración del servicio;
- si el servicio entero se destruye o se ve comprometido, el historial desaparece con él.
La papelera pertenece a la misma familia. Es una prórroga antes del borrado, no una copia.
La replicación: una segunda copia, en servicio
La replicación mantiene una copia del servicio en otro servidor u otro emplazamiento. Si un centro de datos cae, el otro toma el relevo. Responde a la disponibilidad. La ANSSI la orienta a las necesidades de pérdida de datos muy baja: cuando la pérdida admisible es inferior a 24 horas, recomienda dar prioridad a la replicación, síncrona o asíncrona.
Su defecto es su fidelidad. Una copia que sigue a la producción también sigue sus errores. Una eliminación se replica. Un archivo cifrado por un ransomware se replica. En replicación síncrona, eso lleva unos segundos. La sincronización de un equipo de trabajo es una replicación a pequeña escala: tiene el mismo defecto.
La copia de seguridad: una copia separada, fechada, conservada
La copia de seguridad está hecha para volver atrás. Solo tiene valor si sigue intacta cuando la producción ya no lo está. Eso supone varias propiedades:
- la separación: otro sistema, otras cuentas. La ANSSI pide que la infraestructura de copia de seguridad sea independiente de los directorios de producción y esté administrada por cuentas nominativas y dedicadas;
- la retención: una profundidad de historial decidida. La ANSSI pone como ejemplo quince días de copias diarias, un año de mensuales y cinco años de anuales, como ilustración, no como regla;
- la protección contra la modificación: la ANSSI exige un control de acceso que garantice que las copias no serán modificadas ni alteradas. Una copia de seguridad inmutable (WORM) responde a esta necesidad. No obstante, la ANSSI considera una copia sin conexión más robusta que una solución WORM en línea, y propone combinar ambas;
- la regla 3-2-1: tres copias de los datos, de las cuales dos copias de seguridad en soportes diferentes, y una sin conexión;
- las pruebas: una copia de seguridad que nunca se ha restaurado es una hipótesis. La ANSSI exige pruebas periódicas.
Dos medidas completan el cuadro. La pérdida de datos máxima admisible (PDMA o RPO) indica cuánto trabajo se acepta perder. La duración máxima de interrupción admisible (DMIA o RTO) indica cuánto tiempo se acepta esperar. Una copia de seguridad cada hora limita la pérdida a una hora aproximadamente. No dice nada del tiempo de puesta en servicio.
Quién responde a cada fallo
| Fallo | Versionado | Replicación | Copia de seguridad |
|---|
| Error de edición en un archivo | Sí, en autoservicio | No, el error se copia | Sí, mediante una restauración |
| Archivo eliminado ayer | Sí, mediante la papelera | No | Sí |
| Archivo eliminado hace tres meses | No, papelera vaciada | No | Solo si la retención llega hasta esa fecha |
| Caída de un centro de datos | No | Sí | Sí, más despacio |
| Carpeta borrada por una cuenta de administración comprometida | No | No | Sí, si las copias escapan al alcance de esa cuenta |
| Ransomware que cifra los archivos de un equipo sincronizado | A veces, si el historial está intacto | No | Sí, a partir de un punto anterior |
La demostración: por qué hacer copia de una gestión documental que guarda versiones
Tomemos el fallo más temido. Un atacante obtiene la contraseña de un administrador. Elimina la carpeta «Contratos» y vacía la papelera.
- El versionado no sirve de nada: las versiones estaban guardadas con los archivos eliminados.
- La replicación tampoco: la eliminación se copió en el segundo emplazamiento en unos segundos.
- La copia de seguridad del día anterior, o de la hora anterior, contiene la carpeta. Si es inmutable y la administran otras cuentas, el atacante no ha podido tocarla.
El versionado y la replicación hacen bien su trabajo. Simplemente no es este trabajo. El caso del ransomware, con el orden de recuperación, se trata en proteger una gestión documental contra un ransomware y restaurarla.
Cinco preguntas para su proveedor
- ¿Con qué frecuencia se hace copia de seguridad de los documentos y cuánto tiempo se conservan las copias?
- ¿Puede una cuenta de administración del servicio eliminar o modificar una copia de seguridad?
- ¿Dónde están las copias, en cuántos lugares, y existe una copia sin conexión?
- ¿Cuándo se probó una restauración por última vez?
- ¿Quién solicita una restauración, con qué información, y en cuánto tiempo se realiza?
Las respuestas por escrito a estas cinco preguntas valen más que un porcentaje de disponibilidad.
Los errores frecuentes
- «Cada equipo tiene una copia sincronizada.» Esas copias siguen al servidor, eliminaciones incluidas.
- «La papelera lo guarda todo treinta días.» Guarda lo que no se vacía. Un atacante la vacía.
- «Estamos replicados en dos emplazamientos.» Eso es disponibilidad, no una vuelta atrás.
- «La copia de seguridad funciona.» Falta que se haya restaurado al menos una vez y que su retención cubra el plazo de descubrimiento de un incidente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo recuperar una versión antigua de un archivo?
Mediante el historial del archivo, sin pasar por una restauración. El procedimiento se describe en recuperar una versión de un documento.
¿La copia de seguridad sustituye al versionado?
No. El versionado es inmediato y está en manos del usuario. La restauración de una copia de seguridad es una operación más pesada, a menudo realizada por un administrador o por el proveedor.
¿Una copia de seguridad es un archivo?
No. Una copia de seguridad dura días o semanas. Un archivo responde a un plazo de conservación fijado por un texto o una política. Véase conservar y archivar los documentos.
¿Y para el correo electrónico?
El razonamiento es el mismo, con sus propios mecanismos. Véase copia de seguridad, eliminación y continuidad del correo electrónico.
Dónde se sitúa Klytic
Versionado. Klytic Docs conserva el historial de versiones de cada archivo y dispone de una papelera. El propio usuario recupera una versión anterior.
Copia de seguridad. Se hace copia de seguridad de los documentos cada hora, igual que del correo y del CRM. Las copias están cifradas, se conservan 30 días, se replican en varios emplazamientos y son inmutables: una copia escrita ya no puede modificarse ni eliminarse, ni siquiera por un atacante. Están supervisadas y las restauraciones se prueban cada mes. Los objetivos son una puesta en servicio en menos de 4 horas (RTO) y como máximo menos de 2 horas de datos perdidos (RPO).
Restauración. Se solicita al soporte de Klytic, indicando lo afectado y la fecha aproximada. Está incluida en caso de fallo del servicio, de eliminación voluntaria por un empleado o de cuenta eliminada demasiado pronto durante una baja (con un límite de 3 solicitudes al mes), o de ataque sufrido pese a tener los equipos correctamente protegidos. Tras una eliminación accidental, una manipulación errónea, o si los equipos no estaban suficientemente protegidos, requiere un ticket de asistencia de pago. El historial de versiones y la papelera, sin coste, siguen siendo el primer recurso.
La copia de seguridad se realiza con WeDoBack, especialista en copias de seguridad seguras, como indica la página seguridad y copia de seguridad. WeDoBack se encarga de la copia de seguridad; el historial de versiones es una función de Klytic Docs.
Los límites: treinta días de retención no cubren una eliminación descubierta después de ese plazo, y no constituyen un archivo. Klytic no es una oferta cualificada SecNumCloud.
Esta página describe mecanismos generales. Los plazos y objetivos de su propio servicio se comprueban en su contrato.
Fuentes
Consultadas en octubre de 2026.
- ANSSI, «Sauvegarde des systèmes d’information» (Copia de seguridad de los sistemas de información), guía ANSSI-BP-100, v1.1: regla 3-2-1 con una copia sin conexión, copia sin conexión considerada más robusta que el WORM en línea, plazos de retención por definir, PDMA y DMIA, replicación para una pérdida inferior a 24 h, cuentas de administración dedicadas, pruebas periódicas. messervices.cyber.gouv.fr
- ANSSI, «Les Essentiels — Sauvegarde des systèmes d’information» (Lo esencial: copia de seguridad de los sistemas de información), v1.1: copias sin conexión periódicas, control de acceso para que no sean modificadas ni alteradas, infraestructura independiente de los directorios de producción. messervices.cyber.gouv.fr
- Klytic, Seguridad y copia de seguridad: copia cifrada, 30 días, inmutable, replicada en varios lugares, restauraciones probadas cada mes, RTO inferior a 4 h, RPO inferior a 2 h, copia de seguridad realizada con WeDoBack. klytic.com
- Klytic, preguntas frecuentes: copia de seguridad cada hora, cifrada, conservada 30 días; objetivos RTO y RPO. klytic.com
