Qué abarca esta sección
Una empresa maneja dos tipos de documentos. Están los archivos del día a día: borradores, presentaciones, hojas de seguimiento, fotos de obra. Deben estar disponibles en todas partes y compartirse rápido. Y están los documentos que comprometen a la empresa: contratos, facturas, expedientes del personal, procedimientos de calidad. Para ellos, la cuestión ya no es solo el acceso. Es la versión que da fe, el circuito de validación, el plazo de conservación y la capacidad de volver atrás tras un error o un ataque.
Las mismas palabras se usan a menudo para ambos: almacenamiento, uso compartido, sincronización, gestión documental. No prometen lo mismo. Las guías siguientes las distinguen y, después, las guías prácticas muestran cómo se resuelve cada necesidad en Klytic Docs.
¿Busca una acción concreta en su espacio? Vaya directamente a «Usar Klytic Docs». ¿Prepara una elección o un pliego de condiciones? Empiece por «Entender».
Entender
Siete guías con fuentes. Siguen siendo válidas sea cual sea la herramienta elegida, y dicen cuándo Klytic no es la respuesta adecuada.
- Almacenamiento, sincronización, uso compartido y gestión documental: cuatro palabras que se usan unas por otras, y lo que cada una promete realmente.
- Trabajar en equipo sin una suite estadounidense: lo que se sustituye bien en un navegador y lo que sigue ligado a una suite ofimática.
- Versionado, replicación y copia de seguridad: tres mecanismos que responden a tres fallos distintos, y por qué el historial de versiones no sustituye a la copia de seguridad.
- Ransomware: proteger y restaurar una gestión documental: reducir lo que una cuenta comprometida puede alcanzar y el orden de las operaciones para volver a un estado sano.
- Conservar y archivar los documentos: lo que fija una política de archivo, y por qué el plazo lo determina la obligación, no el disco.
- Conectar la gestión documental con el ERP, el CRM y el correo: enlace, conector o desarrollo, y lo que hay que decidir antes de conectar dos herramientas.
- IA y documentos, sin enviarlos fuera: lo que sale de la empresa cuando un archivo pasa por un servicio de inteligencia artificial, y las condiciones de un tratamiento local.
Usar Klytic Docs
Siete guías prácticas para los clientes. Describen quién actúa (el usuario, el administrador de su instancia o el soporte de Klytic) y lo que usted obtiene.
- Permisos por persona, grupo y carpeta: definir quién ve qué documentos, con grupos y carpetas de equipo.
- Enlaces para compartir y envíos externos: contraseña, fecha de caducidad, socios, y las protecciones que el administrador puede hacer obligatorias.
- Salida de un empleado o de un equipo: recuperar los archivos, cerrar los enlaces y retirar el acceso sin perder nada.
- Varias sociedades en la plataforma: una instancia por sociedad o ámbitos separados en una sola, y el caso de la persona que trabaja para dos filiales.
- Recuperar una versión: volver a una versión anterior, recuperar un archivo eliminado y cuándo pedir una restauración al soporte, incluida o facturada según la causa.
- Sincronizar sus dispositivos: ordenador, teléfono y navegador, conflictos de copia y dispositivo perdido.
- Búsqueda, etiquetas y clasificación: carpetas, etiquetas, búsqueda y circuitos de validación.
Ubicación de los datos y custodia de las claves
Dónde se alojan los documentos, quién opera el servicio y quién custodia las claves de cifrado: estas cuestiones corresponden a la soberanía digital, tratada en una sección aparte. La guía ¿Qué es una nube soberana? explica lo que protege el cifrado según quién custodie la clave. La página Alojamiento y soberanía describe los modos de despliegue de Klytic: nube Klytic, instancia dedicada o servidores del cliente, en cualquier zona geográfica que corresponda a la jurisdicción aplicable, sujeto a la disponibilidad de los servicios, en particular en Europa o en Mauricio.
Para las copias de seguridad, su frecuencia y su restauración, consulte también Seguridad y copia de seguridad. La oferta en sí se presenta en la página Klytic Docs.
