Τι αποκτάτε
- Κανένα μήνυμα πελάτη δεν χάνεται μετά την αποχώρηση.
- Καμία πρόσβαση πλέον για το άτομο που αποχωρεί, ούτε από πρόγραμμα περιήγησης ούτε από το τηλέφωνό του.
- Ένας διάδοχος που διαβάζει και απαντά με τον δικό του λογαριασμό, με ιχνηλασιμότητα.
- Ενημερωμένες συλλογικές διευθύνσεις.
Ποιος κάνει τι
- Ο προϊστάμενος του ατόμου αποφασίζει τι θα γίνει το γραμματοκιβώτιο και ορίζει τον διάδοχο.
- Ο διαχειριστής του λογαριασμού σας στο Klytic Mail κάνει τις ρυθμίσεις στην κονσόλα διαχείρισης.
- Η υποστήριξη της Klytic παρεμβαίνει για επαναφορά από τα αντίγραφα ασφαλείας (περιλαμβάνεται για εσκεμμένη διαγραφή κατά την αποχώρηση ενός εργαζομένου ή για γραμματοκιβώτιο που διαγράφηκε πρόωρα, έως 3 αιτήματα τον μήνα· με χρέωση μετά από ακούσια διαγραφή), για τη νομική αρχειοθέτηση, αν έχει ενεργοποιηθεί, και για κάθε ερώτηση σχετικά με μια συσκευή.
1. Απόφαση πριν από το κλείσιμο
Την ημέρα της αποχώρησης υπάρχουν τρεις επιλογές. Αποφασίζονται πριν, όχι μετά.
| Επιλογή | Πότε | Αποτέλεσμα |
|---|
| Το γραμματοκιβώτιο μένει ανοιχτό | Πελάτες ή προμηθευτές γράφουν ακόμη σε αυτή τη διεύθυνση | Το γραμματοκιβώτιο συνεχίζει να λαμβάνει· ο διάδοχος το διαβάζει μέσω εξουσιοδότησης |
| Κλείσιμο με απάντηση ή προώθηση | Ο όγκος είναι μικρός, το ιστορικό μεταφέρεται αλλού | Οι αποστολείς λαμβάνουν απάντηση με τη νέα επαφή ή τα μηνύματά τους προωθούνται |
| Η διεύθυνση γίνεται ψευδώνυμο | Η διεύθυνση πρέπει να συνεχίσει να υπάρχει, όχι όμως το γραμματοκιβώτιο | Τα μηνύματα φτάνουν απευθείας στον διάδοχο, αφού το ιστορικό έχει διατηρηθεί ή αρχειοθετηθεί |
Και στις τρεις περιπτώσεις, το ιστορικό είναι ξεχωριστό ζήτημα: πρέπει να διατηρηθεί, να μεταβιβαστεί ή να αρχειοθετηθεί πριν από οποιαδήποτε διαγραφή του γραμματοκιβωτίου.
2. Αφαίρεση της σύνδεσης του ατόμου
- Ο κωδικός πρόσβασης. Ο διαχειριστής τον αλλάζει ή μπλοκάρει τη σύνδεση του λογαριασμού. Το μπλοκάρισμα εμποδίζει το άτομο να συνδεθεί, ενώ το γραμματοκιβώτιο συνεχίζει να λαμβάνει αλληλογραφία.
- Οι συσκευές. Τα συγχρονισμένα τηλέφωνα και tablet εμφανίζονται στη λίστα συσκευών του λογαριασμού. Ο διαχειριστής μπορεί να διαγράψει επί του προκειμένου εξ αποστάσεως τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας συσκευής που χάθηκε ή επιστράφηκε. Ανάλογα με το μοντέλο και την έκδοσή της, η διαγραφή μπορεί να αφορά ολόκληρη τη συσκευή: για ένα προσωπικό τηλέφωνο, αφαιρέστε καλύτερα τη συσκευή από τον συγχρονισμό και ζητήστε τη γνώμη της υποστήριξης πριν διαγράψετε. Μια συσκευή ρυθμισμένη σε IMAP, χωρίς συγχρονισμό Exchange ActiveSync, δεν μπορεί να διαγραφεί με αυτόν τον τρόπο: η αλλαγή κωδικού την αποσυνδέει.
- Τα δικαιώματα που είχε αλλού. Αν το άτομο είχε πρόσβαση σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, στο ημερολόγιο ενός διευθυντικού στελέχους ή σε κοινόχρηστους φακέλους, αφαιρέστε αυτά τα δικαιώματα. Τα ξεχνάμε συχνότερα από ό,τι το ίδιο το γραμματοκιβώτιο.
3. Πρόσβαση στον διάδοχο
Μη μεταβιβάζετε τον κωδικό του ατόμου που έφυγε. Ο διαχειριστής δίνει στον διάδοχο ένα δικαίωμα στο γραμματοκιβώτιο, με τον δικό του λογαριασμό: ανάγνωση ή διαχείριση του περιεχομένου και, αν χρειάζεται, αποστολή «εκ μέρους» ή «ως» αυτή η διεύθυνση. Ο διάδοχος βλέπει το γραμματοκιβώτιο στο webmail του, δίπλα στο δικό του. Κάθε απάντηση παραμένει αποδοσμένη σε κάποιον.
Αν το χαρτοφυλάκιο το αναλαμβάνουν πολλά άτομα, μετατρέψτε το γραμματοκιβώτιο σε κοινόχρηστο και κατανείμετε τα δικαιώματα. Η ρύθμιση περιγράφεται στη σελίδα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, ψευδώνυμα, τομείς και διαχειριστές.
Παράδειγμα. Μια πωλήτρια αποχωρεί από μια ΜμΕ 30 ατόμων (υποθετική περίπτωση). Την ίδια μέρα, ο διαχειριστής μπλοκάρει τη σύνδεσή της και διαγράφει τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το εταιρικό της τηλέφωνο. Δίνει στον διάδοχό της το δικαίωμα να διαχειρίζεται το γραμματοκιβώτιό της και να στέλνει εκ μέρους αυτής της διεύθυνσης, ορίζει μια αυτόματη απάντηση που αναφέρει τη νέα επαφή και αφαιρεί την πρώην πωλήτρια από τη λίστα equipe-commerciale@. Τρεις μήνες αργότερα, η ροή έχει στερέψει: η διεύθυνση γίνεται ψευδώνυμο του γραμματοκιβωτίου του διαδόχου.
4. Έλεγχος ψευδωνύμων και λιστών
- Αφαιρέστε το άτομο από τις λίστες διανομής στις οποίες ήταν μέλος.
- Αν κάποια ψευδώνυμα κατέληγαν στο γραμματοκιβώτιό του, για παράδειγμα devis@, συνδέστε τα με το γραμματοκιβώτιο του διαδόχου.
- Ελέγξτε τις εφαρμογές που έστελναν ειδοποιήσεις ή έγγραφα στη διεύθυνσή του.
5. Μακροχρόνια διατήρηση του γραμματοκιβωτίου
Τα αντίγραφα ασφαλείας της Klytic επιτρέπουν επιστροφή στις τελευταίες 30 ημέρες. Δεν χρησιμεύουν για τη διατήρηση ενός γραμματοκιβωτίου για χρόνια. Αν το γραμματοκιβώτιο πρέπει να διατηρηθεί λόγω υποχρέωσης ή κινδύνου διαφοράς, προβλέψτε την αρχειοθέτηση όσο ο λογαριασμός είναι ακόμη υπό έλεγχο: δείτε αρχειοθέτηση μηνυμάτων στο Klytic Mail. Τα μηνύματα που χαρακτηρίζονται ως προσωπικά υπόκεινται σε ιδιαίτερους κανόνες: ζητήστε από τον νομικό σας σύμβουλο να επικυρώσει την πρακτική σας.
Συχνές ερωτήσεις
Λαμβάνει ακόμη αλληλογραφία το γραμματοκιβώτιο όταν η σύνδεση είναι μπλοκαρισμένη;
Ναι. Το μπλοκάρισμα της σύνδεσης εμποδίζει το άτομο να μπει· το γραμματοκιβώτιο συνεχίζει να λαμβάνει και ο διάδοχος το διαβάζει μέσω εξουσιοδότησης.
Ο εργαζόμενος διέγραψε μηνύματα πριν φύγει. Μπορούν να ανακτηθούν;
Ναι, μέσα σε 30 ημέρες. Κοιτάξτε πρώτα στον φάκελο ανάκτησης του γραμματοκιβωτίου, χωρίς χρέωση. Θέτερα, η υποστήριξη κάνει επαναφορά από τα αντίγραφα ασφαλείας: περιλαμβάνεται, έως 3 αιτήματα τον μήνα. Δείτε επαναφορά ενός μηνύματος ή ενός γραμματοκιβωτίου.
Πόσο καιρό να μείνει ανοιχτό το γραμματοκιβώτιο;
Όσο χρειάζεται ώστε οι ανταποκριτές να αλλάξουν διεύθυνση. Μετά, αρκεί ένα ψευδώνυμο ή μια αυτόματη απάντηση, και το ιστορικό αφορά την αρχειοθέτηση.
Και αν η διεύθυνση ανήκει σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;
Αρκεί να αφαιρέσετε τα δικαιώματα του ατόμου. Δείτε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, ψευδώνυμα, τομείς και διαχειριστές.
