Domů›Příručky›E-mail
E-mail · Používat Klytic Mail
V Klytic Mail zahrnuje „archivace“ tři různé úkony: zařazení zprávy do složky, obnovení odstraněné zprávy ze složky odstraněných položek a dlouhodobé uchování zpráv díky archivaci pro zákonné účely, nabízené jako doplněk. Jen ta poslední odpovídá na povinnost uchovávání. Její rámec se stanoví s Klyticem v cenové nabídce a rozhodnout o ní je třeba, dokud jsou účty ještě pod kontrolou.
| Úkon | Kdo | Doba | K čemu slouží | Co nedělá |
|---|---|---|---|---|
| Zařazení do složky | Uživatel | Dokud si uživatel zprávu ponechá | Organizovat, vyhledat | Chránit před odstraněním |
| Složka odstraněných položek | Uživatel | Krátká | Obnovit omylem odstraněnou zprávu | Dlouhodobě uchovávat |
| Archivace pro zákonné účely (doplněk) | Stanoveno s Klyticem | Podle rámce v cenové nabídce | Uchovat zprávy, aby je bylo možné předložit | Nahradit zálohu pro obnovu |
Zpráva zařazená do složky „Klienti 2025“ zůstává ve schránce. Započítává se do úložného prostoru schránky, 5 GB ve variantě Standard, 15 GB ve variantě Pro, s možností rozšíření na požádání. Uživatel ji může najít vyhledáváním, přesunout i odstranit.
Blíží-li se schránka svému limitu, zvětšete prostor nebo převeďte schránku na variantu Pro, místo abyste historii přesouvali do počítače.
Odstraněná zpráva, i po vyprázdnění koše, projde složkou odstraněných položek. Uživatel ji tam může po omezenou dobu sám najít a vrátit do složky. Je to záchranná síť proti chybné manipulaci, ne místo pro uchovávání. Postup popisuje praktický návod obnovení zprávy nebo schránky.
Archivace pro zákonné účely je nabízena jako doplněk k variantám Standard a Pro. Není to tlačítko, které si každý uživatel zapne: je to služba zavedená s Klyticem, která uchovává zprávy odděleně, aby je bylo možné předložit, s důkazní hodnotou, která závisí na rámci stanoveném v cenové nabídce.
Než o ni požádáte, připravte si odpovědi na tyto otázky:
Podrobné nastavení se provádí s Klyticem při přípravě cenové nabídky.
Příklad. Projekční kancelář se 40 zaměstnanci (hypotetický případ) musí být schopna v případě sporu o stavbu předložit komunikaci se svými klienty a subdodavateli. Požádá o archivaci pro zákonné účely pro schránky vedoucích projektů a pro sdílenou schránku projekty@, vyhledávání v archivech vyhradí vedení a dobu uchování stanoví se svým právním poradcem. Ostatní schránky zůstávají u 30denní zálohy a složky odstraněných položek.
Má-li se schránka odcházející osoby uchovat, o archivaci se rozhoduje, dokud je účet ještě pod kontrolou: před odstraněním schránky, před její přeměnou na alias a v rámci 30denního okna záloh, pokud byly některé zprávy smazány. Celý postup najdete v návodu schránka odcházejícího zaměstnance.
Ne, je to doplněk, dostupný ve variantě Standard i Pro. Podrobnosti nabídky najdete na stránce Klytic Mail.
Jednotná doba neexistuje. Závisí na povaze zpráv a na vašich povinnostech. Viz uchovávání a archivace dokumentů.
Ano. Zařadit neznamená uchovat. Jen archivace pro zákonné účely, podle svého rámce, chrání zprávy před odstraněním.
Ne. Slouží k návratu zpět. Proč, vysvětluje průvodce zálohování, odstraňování a kontinuita.
Rozsah, doba, přístup, převzetí historie: poradce Klytic s vámi připraví cenovou nabídku doplňku.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
