Kaj dobite
Skupinske naslove pokrivajo trije elementi. Od zunaj so si podobni, delujejo pa različno.
Vzdevek: dodaten naslov, ki prispe v obstoječ nabiralnik. Poštni seznam: naslov, ki kopijo razdeli v več nabiralnikov. Skupni nabiralnik: skupen nabiralnik z lastnim naslovom, ki ga več oseb odpira s svojim lastnim računom, glede na dodeljene pravice.
| Potreba | Element | Primer |
|---|
| Naslov obravnava ena sama oseba | Vzdevek | uprava@, ki prispe k direktorici |
| Vsak mora prejeti svojo kopijo | Poštni seznam | prodajna-ekipa@ za obveščanje vseh prodajalcev |
| Ekipa obravnava sporočila in vsak mora videti, kaj je narejeno | Skupni nabiralnik | kontakt@, racuni@, nabiralnik računovodstva |
Praktično pravilo: če bi dve osebi lahko odgovorili isti stranki, ne da bi za to vedeli, potrebujete skupni nabiralnik namesto seznama. V skupnem nabiralniku je sporočilo, ki je prebrano, razvrščeno ali obdelano, tako označeno za vse.
Kdo to lahko naredi
- Skrbnik vašega računa v skrbniški konzoli: ustvarjanje nabiralnikov, vzdevkov in seznamov, izbira domen, pravice do skupnih nabiralnikov, kvote.
- Vsak uporabnik v svoji spletni pošti: svoje samodejne odgovore, svoje filtre in deljenje svojih map in koledarjev s sodelavci.
- Podpora Klytic: dodajanje domene, zapisi SPF, DKIM in DMARC za to domeno ter zahteve, ki presegajo konzolo, na primer sprememba načina gostovanja.
Uporabnik zase ne ustvari vzdevka ali nabiralnika, razen ob izrecnem pooblastilu, o katerem odloči skrbnik. To pravilo prepreči naslove, ki jih nihče ne spremlja.
Vzpostavitev skupnega nabiralnika
- Ustvarite nabiralnik. Skrbnik ustvari nabiralnik s skupinskim naslovom, na primer racuni@. To je polnovreden nabiralnik z lastnim prostorom za shranjevanje.
- Dodelite pravice, osebo za osebo. Za vsakega sodelavca skrbnik izbere raven: samo pregledovanje; upravljanje vsebine (branje, razvrščanje, ustvarjanje map, brisanje); ali upravljanje, kar pomeni tudi upravljanje pravic drugih do tega nabiralnika. To zadnjo raven pridržite vodji oddelka.
- Nastavite pošiljanje. Obstajata dve ločeni pravici. »Pošlji kot«: prejemnik vidi le naslov skupnega nabiralnika. »Pošlji v imenu«: vidi nabiralnik in ime osebe, ki je pisala. Za racuni@ je praviloma boljša prva; za asistentko, ki piše za družbenika, je druga preglednejša.
- Preverite na delovnih postajah. Pooblaščene osebe najdejo skupni nabiralnik v svoji spletni pošti, poleg svojega. Prikaz se lahko razlikuje v Outlooku in na telefonu: preizkusite na eni napravi vsake vrste, preden ga napoveste vsej ekipi.
Gesla skupnega nabiralnika nikoli ne posredujte. Vsak ga odpre s svojim lastnim računom: ob odhodu osebe tako zadošča, da ji odvzamete pravico, vsako dejanje pa ostane pripisano nekomu.
Več domen v isti konzoli
Skupina, ki ohrani enotno upravljanje, lahko vse svoje domene združi v eni skrbniški konzoli: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Vsaka domena ima svoje naslove in svoje zapise SPF, DKIM in DMARC.
Oseba, ki dela za dve družbi, ima dve možnosti. Bodisi en nabiralnik v vsaki domeni, če morata dejavnosti ostati ločeni. Bodisi en sam nabiralnik z vzdevkom v drugi domeni, če mora vse obravnavati na enem mestu. V drugem primeru preverite, da je naslov, izbran za odgovor, res naslov prave družbe.
Ob vzpostavitvi storitve Klytic sporočite, ali naj se družbe vidijo v imeniku podjetja ali ostanejo ločene.
Ločevanje subjektov
Obstajajo tri ravni ločitve, od najlažje do najmočnejše.
- Ločene domene na isti platformi: naslovi so ločeni, celoto pa upravlja en skrbnik ali ena ekipa.
- Skrbniške pravice, omejene na eno domeno: platforma pozna to načelo, ki vodji hčerinske družbe omogoča upravljanje nabiralnikov njegove domene, ne da bi videl druge. O vzpostavitvi se odloči s Klytic, glede na vaš način gostovanja; ne štejte je za samoumevno pred pisno potrditvijo.
- Namenska instanca ali strežnik za vsak subjekt: kadar se skrbniki sploh ne smejo videti ali bi družba lahko bila jutri prodana, je to prava raven. Vzpostavi se po ponudbi.
Razmislek je enak za dokumente: glejte več družb v Klytic Docs.
Koledarji, sobe in imenik podjetja
Koledarji in imenik so skupni elementi, ločeni od nabiralnikov. Klytic Mail vključuje osebne in skupne koledarje, pregled razpoložljivosti, rezervacijo sejnih sob in globalni imenik podjetja. Dostop do skupnega nabiralnika ne pomeni nujno dostopa do njegovega koledarja: vsak element ima svoje pravice. Za asistentko, ki upravlja koledar direktorja, nastavite oboje.
Omejitve storitve
- Klytic ne obljublja pooblastil »po hčerinskih družbah« onkraj tega, kar je bilo potrjeno za vaš račun.
- Prevzem obstoječe organizacije (vzdevki, seznami, skupni nabiralniki iz drugega e-poštnega sistema) je del migracije, ki se izvede po ponudbi.
- Funkcije, ki jih je na splošno smiselno zahtevati od e-pošte, so opisane v vodniku katere funkcije pričakovati od poslovne e-pošte.
Pogosta vprašanja
Ali lahko uporabnik sam ustvari vzdevek?
Ne, ustvari ga skrbnik računa v konzoli. Uporabnik pa lahko deli svoje mape in koledarje.
Kaj se zgodi z naslovom zaposlenega, ki odhaja?
Lahko ostane aktiven, postane vzdevek ali se zapre s samodejnim odgovorom. Glejte ohranitev nabiralnika zaposlenega, ki odhaja.
Ali lahko dve hčerinski družbi popolnoma izoliramo?
Da, z namensko instanco ali strežnikom za vsak subjekt. Načini so opisani na strani gostovanje in suverenost.
Ali je sporočilo, izbrisano v skupnem nabiralniku, izgubljeno?
Ne. Najprej ga brezplačno obnovite iz mape Zabojnik. Sicer ga podpora obnovi iz varnostnih kopij zadnjih 30 dni, s posegom, ki je vključen ali zaračunan glede na vzrok. Glejte obnova sporočila ali nabiralnika.
