Što dobivate
Nijedan radni dokument nije izgubljen, nijedan pristup ne ostaje nakon odlaska, a kolege nastavljaju raditi bez prekida. Redoslijed koraka je važan: najprije se preuzima, zatim zatvara.
Dvije različite situacije
| Situacija | Glavni korak | Što osoba zadržava |
|---|
| Promjena tima ili kraj angažmana na projektu | Ukloniti je iz odgovarajuće grupe | Svoj korisnički račun, osobni prostor i ostale grupe |
| Odlazak cijelog tima ili vanjskog suradnika | Ukloniti grupu iz timske mape ili isprazniti grupu | Svoje korisničke račune, ako se koriste drugdje |
| Odlazak iz poduzeća | Preuzeti njezine datoteke, zatim deaktivirati i na kraju izbrisati korisnički račun | Ništa |
Ako su vaše radne mape timske mape, većina odlazaka rješava se uklanjanjem grupe. Datoteke spremljene u timsku mapu pripadaju organizaciji: ostaju na mjestu kada autor ode. Postavljanje grupa opisano je u Odrediti tko vidi koje dokumente.
Prije datuma odlaska
Obavite ove provjere dok je osoba još tu. Ona zna što je važno u njezinu prostoru.
- Popis osobnog prostora. Sve što služi poduzeću mora prijeći u timsku mapu: tekuće ponude, datoteke klijenata, predlošci.
- Prijenos datoteka. U svojim postavkama osoba može prenijeti vlasništvo nad datotekom ili mapom na kolegu. Kolega prihvaća prijenos i pronalazi stavke u svojem prostoru, s njihovim dijeljenjima. Za službeni dokument najjednostavnije je premjestiti ga u timsku mapu.
- Mape dijeljene iz njezina prostora. Ako je s kolegama dijelila osobnu mapu, prenesite je ili premjestite prije zatvaranja: u suprotnom će nestati zajedno s korisničkim računom.
- Vanjske poveznice. Pregledajte poveznice koje je izradila. Uklonite one koje više nisu potrebne. One koje klijent ili partner još koristi ponovno izradite s korisničkog računa koji ostaje.
- Uređaji. Predvidite odjavu klijenta za sinkronizaciju na njezinu računalu i telefonu te uklanjanje lokalnih kopija s vraćene opreme.
Na dan odlaska: deaktivirati korisnički račun
Administrator vaše instance deaktivira korisnički račun. Posljedice:
- osoba se više ne može prijaviti, ni u pregledniku ni sa svojih uređaja, koji prestaju sinkronizirati;
- javne poveznice i dijeljenja e-poštom koja je izradila prestaju raditi;
- prema zadanim postavkama interna dijeljenja koja je napravila ostaju dostupna kolegama, koji nastavljaju raditi;
- njezine se datoteke čuvaju. Korisnički račun može se ponovno aktivirati bez gubitka.
Deaktivacija je stoga siguran međukorak. Ostavlja vremena za provjeru da ništa ne nedostaje.
Nakon odlaska
Ako u prostoru deaktiviranog korisničkog računa ostanu datoteke, cjelokupni prijenos na kolegu može se provesti na poslužitelju. Zatražite ga od podrške Klytic, navodeći izvorni korisnički račun i onaj koji preuzima.
Tek tada administrator briše korisnički račun. Pozor: brisanje odmah uklanja sve datoteke iz osobnog prostora, uključujući one koje je osoba dijelila. Može se poništiti samo tijekom nekoliko sekundi.
Nešto ste zaboravili nakon brisanja? Sigurnosne kopije Klytic omogućuju vraćanje zatraženo od podrške, iz sigurnosnih kopija iz posljednjih 30 dana. Za korisnički račun izbrisan prerano pri odlasku to je vraćanje uključeno, do 3 zahtjeva mjesečno. Ta sigurnosna mreža nije arhiviranje mapa zaposlenika: nakon 30 dana ono što nije preuzeto je izgubljeno.
Primjer: odlazak komercijalistice
Komercijalistica napušta poduzeće krajem mjeseca. Dva tjedna prije njezin joj voditelj pomaže premjestiti tekuće ponude u timsku mapu „Prodaja“. Svojem nasljedniku prenosi osobnu mapu koju je dijelila s dvoje kolega. Njezine poveznice prema trima klijentima nasljednik ponovno izrađuje, s novom lozinkom. Posljednjeg dana administrator deaktivira njezin korisnički račun. Mjesec dana kasnije, nakon provjere, korisnički račun se briše.
Što ova stranica ne obuhvaća
- Poštanski sandučić osobe rješava se zasebno: Poštanski sandučić zaposlenika koji odlazi.
- Razdoblje tijekom kojeg se određeni kadrovski ili poslovni dokumenti moraju čuvati pitanje je politike arhiviranja: pogledajte vodič Čuvati važne dokumente.
- Kopiju već preuzetu na osobno računalo Klytic Docs ne može vratiti. To je pitanje internih pravila i upravljanja opremom.
Česta pitanja
Treba li odmah izbrisati korisnički račun?
Ne. Najprije ga deaktivirajte: pristup je prekinut, a ništa nije izgubljeno. Izbrišite ga kada provjerite da nije ostala nijedna korisna datoteka.
Kako izbjeći taj posao pri sljedećem odlasku?
Radom u timskim mapama umjesto u osobnim prostorima. Pogledajte Odrediti tko vidi koje dokumente.
Klijent je koristio poveznicu koju je izradio zaposlenik. Što učiniti?
Ponovno izradite poveznicu s korisničkog računa koji ostaje, s lozinkom i datumom isteka. Pogledajte Poveznice za dijeljenje, partneri i preuzimanja.
A njegov poštanski sandučić?
Rješava se u Klytic Mail: Poštanski sandučić zaposlenika koji odlazi.
