Domů›Příručky›Dokumenty a správa dokumentů (DMS)
Dokumenty a správa dokumentů (DMS) · Používat Klytic Docs
V Klytic Docs se přístup nastavuje ve dvou úrovních: účet, který osobu pustí do vaší instance, a složka, která určuje, co v ní smí dělat. Práva nastavuje administrátor vaší instance přednostně pro skupiny a týmové složky, ne soubor po souboru.
Každý spolupracovník vidí tři věci: svůj osobní prostor, týmové složky otevřené jeho skupinám a položky, které s ním sdílel kolega. Nic jiného. Práva se nastavují podle uživatele, skupiny a složky, v instanci vyhrazené vaší firmě.
Správné nastavení se vejde do jedné věty: jedna týmová složka pro každý stálý celek (oddělení, pobočka, společnost), jedna skupina pro každou skupinu lidí a individuální sdílení jen pro jednorázové případy.
Účet rozhoduje, kdo vstoupí. Vytváří, deaktivuje nebo maže ho administrátor vaší instance. Pro posilení přihlášení je k dispozici dvoufaktorové ověření.
Složka rozhoduje, co může osoba po vstupu dělat. Ve většině případů stačí tři úrovně:
| Právo | Co umožňuje | Příklad |
|---|---|---|
| Čtení | Otevřít a prohlížet | Postupy řízení kvality pro všechny zaměstnance |
| Úprava | Vytvářet, upravovat, mazat soubory | Pracovní složka obchodního oddělení |
| Další sdílení | Udělit přístup dalším osobám | Vedoucí projektu, který zapojuje kolegy |
Právo dalšího sdílení je nejcitlivější: právě díky němu dokument opouští plánovaný okruh. Udělujte ho jen těm, kdo ho potřebují.
Jakmile má tým víc než několik lidí, nastavujte práva pro skupiny: „Účetnictví“, „Dílna Lyon“, „Vedení“. Skupina se udržuje jedním krokem:
Práva nastavovaná jméno po jménu se vždy nakonec rozejdou se skutečnou organizací. Nikdo už neví, proč některý bývalý stážista stále vidí složku cenových nabídek.
Týmová složka patří organizaci, ne osobě. Administrátor ji vytvoří, přiřadí jí jednu nebo více skupin a každé nastaví úroveň práv. Soubory v ní uložené zůstávají na místě, když jejich autor změní pozici nebo odejde z firmy.
Pro citlivější obsah uvnitř oddělení, například mzdy v rámci personálního oddělení, je nejjednodušší samostatná týmová složka otevřená užší skupině. Jemnější práva pro podsložku lze nastavit také, pokud je tato funkce ve vaší instanci zapnutá: požádejte o ni podporu Klytic.
Společnost nebo dceřiná společnost: v jedné instanci je nástroj stejný, skupina a týmové složky pro každou společnost. Pokud musí být společnosti izolovány tak, aby žádný společný administrátor neviděl tu druhou, jde o jinou architekturu, popsanou v článku Více společností v Klytic Docs. Je v něm řešen i případ osoby, která pracuje pro dvě dceřiné společnosti.
Panel podrobností souboru nebo složky ukazuje, s kým je sdílen. Uvádí také osoby, které k němu mají přístup, protože s nimi byla sdílena nadřazená složka. Tuto informaci vidí vlastník a osoby s právem dalšího sdílení. Je to první kontrola, kterou je třeba provést, než uložíte citlivý dokument do existující složky.
Klytic Docs vede protokol přístupů a aktivity ve složkách: vytvoření, úpravy, smazání, sdílení. Umožňuje odpovědět na otázky jako „kdo sdílel tuto složku?“ nebo „kdo smazal tento soubor a kdy?“. Protokoly přístupů a administrace lze také exportovat do vašich vlastních monitorovacích nástrojů.
Pokud potřebujete podrobnější záznam, například prosté zobrazení konkrétního souboru, ověřte si u podpory Klytic, co vaše instance zaznamenává, dříve než z toho uděláte interní pravidlo.
| Týmová složka | Skupina s právem úpravy | Skupina s právem čtení |
|---|---|---|
| Obchod | Obchodníci | Vedení |
| Účetnictví | Účetnictví | Vedení |
| HR | HR | žádná |
| Postupy | Kvalita | Všichni zaměstnanci |
Další sdílení mají povoleno jen vedoucí oddělení. Nový obchodník se přidá do skupiny „Obchodníci“: nic dalšího není třeba dělat.
Omezení práv zápisu také zmenšuje, co může napadený účet zašifrovat nebo smazat. Celá úvaha je v příručce Ochrana správy dokumentů (DMS) před ransomwarem a její obnova.
Odeberte ho ze skupin, získejte jeho osobní soubory a pak deaktivujte jeho účet. Postup najdete v článku Dokumenty při odchodu zaměstnance nebo týmu.
Ano, administrátor může některým skupinám vytváření sdílení zakázat. Viz Odkazy pro sdílení, partneři a nahrávání.
Jen pokud žádný společný administrátor nesmí vidět druhou společnost. Oba režimy porovnává článek Více společností v Klytic Docs.
Uživatel z koše, zdarma. Pokud koš už nestačí, podpora Klytic obnoví soubor ze záloh za posledních 30 dní. Smazání omylem je chybný zásah: tato obnova se řeší placeným požadavkem na technickou podporu. Viz Najít verzi dokumentu.
Podpora Klytic vám pomůže převést vaši organizaci do skupin a týmových složek.
Uvítací nabídka
Zkušební nabídka bez závazků. Náš poradce vám zavolá, aby poznal vaše potřeby a připravil vaše prostředí Klytic.
