Vad ni får
Ett dokument som har en plats, som alla kan hitta utan att känna till vem som skapat det, och som följer ett flöde när det binder företaget. Sökningen visar bara det som personen har rätt att se: en gemensam struktur öppnar inte stängda mappar.
1. Teammappen: den stabila ramen
Huvudstrukturen bygger på teammappar: en per avdelning, per anläggning eller per större verksamhetsområde. Några regler förhindrar en mappstruktur som ingen förstår:
- högst tre eller fyra nivåer;
- en mapp per bestående objekt (kund, projekt, räkenskapsår), inte per person;
- en gemensam namnkonvention, till exempel 2026-03-12 Andersson offert takarbete: datum, motpart, ämne;
- favoriter för de mappar som öppnas varje dag.
Behörigheterna för dessa mappar beskrivs i Styr vem som ser vilka dokument.
2. Taggarna: korsvisa urval
En fil kan bara ligga i en mapp. Den kan ha flera taggar. De används för övergripande frågor: alla avtal, alla underlag från 2025, allt som väntar på underskrift.
- Sätta en tagg: från en fils detaljpanel, eller på flera markerade filer på en gång.
- Hitta via tagg: en egen vy listar alla filer som har en viss tagg, oavsett mapp, inom ramen för era behörigheter.
- Vem skapar taggar: en administratör för er instans. Hen kan låta användarna skapa taggar, eller förbehålla den rätten för att hålla listan ren.
En tagg kan vara synlig och sättas av alla, synlig men sättas bara av administratörer, eller osynlig och förbehållen automatiska regler. Förbehållna taggar används till exempel för att markera en status som bara godkännandeflödet ska kunna ändra.
Håll listan kort: ett tjugotal taggar som alla känner till är bättre än tvåhundra som var och en hittar på.
3. Sökningen
Sökfältet hittar filer och mappar via namnet, i allt ni har åtkomst till: ert eget utrymme, teammapparna och det som delats med er. Ett filterfält gör det också möjligt att begränsa vyn i den öppna mappen.
Sökning i filernas innehåll, och inte bara i namnet, beror på hur er instans är konfigurerad. Kontrollera med Klytics support om den är aktiverad hos er och för vilka format. Ett skannat dokument utan textigenkänning hittas till exempel bara via namn och taggar. Beroende på mappens krypteringsläge kan innehållet vara oindexerat.
Därför är filnamnet och taggarna fortfarande grunden. I en stor organisation sparar en gemensam namnkonvention mer tid än någon sökmotor.
Egenskaper och kommentarer
Varje fil har sina grunduppgifter: namn, plats, storlek, ändringsdatum, versionshistorik och aktivitet. Med kommentarer kan man diskutera en fil utan att ändra den eller skicka den via e-post.
Klytic Docs levererar inga skräddarsydda verksamhetsspecifika metadatafält, som ”avtalsnummer” eller ”förfallodatum”. Om er verksamhet behöver det, beskriv behovet för Klytic-teamet: taggar, namngivning eller ett konfigurerat flöde löser det ofta.
4. Godkännandeflödet
För dokument som binder företaget erbjuder Klytic Docs konfigurerbara godkännandeflöden. Exemplet leverantörsfaktura:
- Inlämnad: fakturan lämnas in i Klytic Docs, från datorn, telefonen eller webbläsaren.
- Godkänd: den skickas automatiskt till den person som ska godkänna den, som godkänner eller avvisar.
- Arkiverad: när den har godkänts läggs den i rätt mapp och sparas, redo att hittas.
Samma mönster gäller för ett avtal, ett utlägg eller en kvalitetsrutin. Konfigurationen fastställer tre saker: var dokumentet lämnas in, vem som godkänner och vart det sedan går. En administratör för er instans kan göra det med hjälp av supporten, eller så konfigurerar Klytic-teamet det efter er organisation.
Exempel: en byrå med 15 personer
Byrån har en teammapp ”Kunder”, med en undermapp per kund och räkenskapsår. Fyra taggar används av alla: ”Avtal”, ”Faktura”, ”Att signera”, ”Arkiverad”. Leverantörsfakturor går genom ett flöde: inlämning i ”Fakturor att godkänna”, godkännande av delägaren och sedan arkivering i ”Bokföring/2026”. För att hitta alla avtal för en kund räcker det att öppna kundens mapp och filtrera, eller att öppna vyn för taggen ”Avtal”.
