Bevarande, arkivering, säkerhetskopiering: tre tidsperspektiv
De tre orden blandas ofta ihop. De svarar inte på samma fråga.
| Fråga | Typisk tid |
|---|
| Säkerhetskopiering | Gå tillbaka efter en incident | Dagar eller veckor |
| Arkivering | Spara ett dokument som inte längre används dagligen, oförändrat och sökbart | Den som skyldigheten eller användningen kräver |
| Bevarande | Hur länge dokumentet måste eller får finnas | Fastställs av lag, avtal eller internt beslut |
För personuppgifter beskriver CNIL tre faser. Den aktiva databasen, så länge uppgiften används för det ändamål den samlades in för. Mellanarkivering, när den inte längre används för det ändamålet men fortfarande är till nytta, till exempel vid en tvist eller för en lagstadgad skyldighet: den hålls då åtskild och används bara vid behov av behöriga personer. Och slutligen slutarkivering, för viss information som bevaras på grund av sitt värde. Den indelningen passar bra för alla dokument.
Säkerhetskopiering har en egen guide: versionshantering, replikering och säkerhetskopiering. En säkerhetskopia som sparas i trettio dagar är ingen arkivering.
Vad en arkiveringspolicy fastställer
En policy ryms på några sidor. För varje dokumentkategori svarar den på sju frågor:
- vad: dokumentkategorin (fakturor, avtal, personalakter, protokoll);
- hur länge, och från när: räkenskapsårets slut, avtalets upphörande, den anställdes avgång;
- var: vilken mapp, vilken avdelning, vilken hosting;
- i vilken form: pappersoriginal, digital kopia, filformat;
- vem som ansvarar: en ansvarig per kategori, inte ”IT”;
- vem som fortfarande har åtkomst: ett arkiv är inte öppet för alla som såg den aktiva mappen;
- vad som sker till slut: förstöring, permanent bevarande eller överlämning till tredje part, med dokumentation av beslutet.
Allt börjar med en inventering. Utan den är policyn en slogan: den fastställer tider för dokument som ingen vet var de finns.
Lagringstider som följer av lag
I Frankrike fastställs flera lagringstider i lag. Den officiella webbplatsen Service Public Entreprendre samlar dem, med hänvisningar. Här är några av de vanligaste för ett företag:
| Dokument | Tid | Från | Lagrum |
|---|
| Räkenskapsböcker och register | 10 år | Räkenskapsårets slut | Code de commerce, art. L123-22 |
| Verifikationer (beställningar, följesedlar, fakturor) | 10 år | Räkenskapsårets slut | Code de commerce, art. L123-22 |
| Skattedokument (huvudregel) | 6 år | Senaste angivna transaktion eller upprättandedatum | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Avtal och affärskorrespondens | 5 år | Enligt tillämplig preskription | Code de commerce, art. L110-1 till L110-4 |
| Kopia av lönebesked (arbetsgivaren) | 5 år | Anges inte i källan | Code du travail, art. L3243-1 till L3243-5 |
| Personalregister | 5 år | Den anställdes avgång | Code du travail, art. R1221-26 |
Tre kommentarer. Ett och samma dokument kan omfattas av flera lagringstider: en faktura är både en verifikation och ett skattedokument. Den skatterättsliga tiden blir tio år vid dold verksamhet. Och tabellen gäller bara Frankrike: bransch (vård, bank, försäkring) och läsarens land påverkar lagringstiderna. Det finns ingen enhetlig tabell som gäller för alla företag.
Personalakter och personuppgifter
Ett dokument som innehåller personuppgifter får inte sparas hur länge som helst. GDPR kräver en begränsad tid, som den personuppgiftsansvarige bestämmer utifrån ändamålet, vilket CNIL påminner om.
För HR publicerade CNIL i april 2026 ett referensdokument om lagringstider, ordnat efter verksamhet: rekrytering, personaladministration, löner, arbetsskador och visselblåsning. Referensdokumentet är vägledande: det är inte obligatoriskt att följa det. Däremot är vissa av de tider det tar upp lagstadgade, och arbetsgivaren får inte avvika från dem. Flera lagringstider kan gälla för en och samma behandling.
I praktiken behöver en personalakt i ett dokumenthanteringssystem två regler: vem som fortfarande får öppna den efter att den anställda har slutat, och när den gallras. Att spara ”för säkerhets skull” är ingen regel.
Format och läsbarhet om tio år
Att spara en fil i tio år är meningslöst om ingen kan öppna den. Platsen spelar roll, formatet också:
- välj öppna och dokumenterade format, och ett låst dokument (en PDF) i stället för en redigerbar fil för de handlingar som har bevisvärde;
- var inte beroende av en programvara som kan försvinna eller byta licens;
- behåll metadata: datum, typ, lagringstid, ansvarig, utan vilka arkivet bara är en hög filer;
- planera för utgången: kunna exportera arkiven i standardformat om ni byter leverantör.
Vilket värde en digital kopia av ett pappersoriginal har styrs av egna regler. Kontrollera dem med er revisor eller rådgivare innan ni förstör original.
Exempel: en policy på en halv dag
Ett hypotetiskt fall. Ett företag med fyrtio anställda samlar sin redovisningsansvariga, sin HR-ansvariga och sin VD. På en halv dag listar de sex dokumentkategorier.
Leverantörsfakturor går genom ett godkännandeflöde och arkiveras sedan per år; de sparas i tio år efter räkenskapsårets slut. Kundavtal arkiveras per kund och sparas i fem år efter att de upphört. Personalakter ligger i en mapp med begränsad åtkomst; deras lagringstider följer CNIL:s referensdokument, kontrollerat för varje handling. Utkast och arbetsdokument har ingen policy: de lever och försvinner med projekten.
Varje år i februari identifierar den redovisningsansvariga de mappar vars tid har löpt ut, låter förstöringen godkännas och dokumenterar beslutet. Policyn ryms på två sidor.
Vanliga misstag
- Att spara allt. Det är inte försiktigt när det gäller personuppgifter, och det gör sökningen långsammare.
- Att ta säkerhetskopian för ett arkiv. Den raderas när lagringstiden löpt ut.
- Att arkivera i e-posten. En e-postbilaga har varken struktur, flöde eller lagringstid. Arkivering av meddelanden är en separat fråga.
- Att glömma kopiorna. Bilagor, synkroniserade datorer, USB-minnen: en gallring i dokumenthanteringssystemet raderar inte dem.
Vanliga frågor
Kan man spara allt för alltid?
För dokument utan personuppgifter är det möjligt, men kostsamt och svåröverskådligt. För personuppgifter, nej: tiden måste begränsas till ändamålet.
Är en säkerhetskopia som sparas i trettio dagar en arkivering?
Nej. Den används för att gå tillbaka efter en incident. Se versionshantering, replikering och säkerhetskopiering.
Ska e-post arkiveras?
Det är en separat fråga, med egna verktyg. Se arkivera meddelanden.
Hur hittar man ett arkiv om fem år?
Genom en stabil struktur och taggar som sätts när dokumentet lämnas in. Se hitta, tagga och skicka runt ett dokument.
Var ska arkiven hostas?
Frågan om plats och driftsansvarig behandlas i vad är ett suveränt moln?
Var Klytic står
Klytic Docs bevarar mappar, versioner och taggar i kundens dedikerade instans, så länge kunden låter dem ligga kvar. Godkännandeflödena arkiverar och bevarar ett dokument när det har godkänts, som leverantörsfakturan i det publicerade exemplet. Behörigheter per grupp gör det möjligt att begränsa åtkomsten till en arkivmapp. Era data kan när som helst exporteras i standardformat, och kan exporteras i trettio dagar efter att avtalet upphört innan de raderas.
Två saker får inte blandas ihop. Klytics säkerhetskopiering gäller i trettio dagar: den skyddar mot en incident, det är ingen tioårig arkivering. Den lagenliga arkivering som aviserats för Klytic Mail är ett tillval för e-posten: den gör inte Klytic Docs till ett arkivsystem med bevisvärde.
Själva policyn (kategorier, lagringstider, förstöring) är företagets eget beslut, som tillämpas av dess administratörer. Hosting är möjlig i varje geografisk zon som motsvarar tillämplig jurisdiktion, i mån av tillgänglighet för tjänsterna, bland annat i Europa eller på Mauritius, eller på kundens egna servrar. Klytic är inte ett SecNumCloud-kvalificerat erbjudande.
Den här sidan beskriver en allmän ram. Den ersätter inte råd från er revisor eller rådgivare.
Juridisk lägesbild per den 11 oktober 2026. De angivna tiderna följer fransk lag, så som de presenteras på den officiella webbplatsen Service Public Entreprendre, som bland annat hänvisar till artikel L123-22 i Code de commerce och artikel L102 B i Livre des procédures fiscales. De varierar beroende på land, bransch och typ av dokument.
Källor
Hämtade i oktober 2026.
- Service Public Entreprendre (franska premiärministerns kansli), lagringstider för företags dokument: 10 år för räkenskapsböcker och verifikationer (C. com., art. L123-22), 6 år för skattedokument (LPF, art. L102 B), 5 år för kommersiella avtal, lagringstider för personaldokument. service-public.gouv.fr
- CNIL, Les durées de conservation des données: begränsad tid som bestäms utifrån ändamålet; aktiv databas, mellanarkivering, slutarkivering. cnil.fr
- CNIL, referensdokument om lagringstider för personaladministration (april 2026): vägledande, ordnat efter verksamhet; vissa tider är lagstadgade. cnil.fr
- Klytic, Klytic Mail: lagenlig arkivering som tillval. klytic.com
- Klytic, Hosting och suveränitet: export när som helst i standardformat, data kan exporteras i 30 dagar efter avtalets slut och raderas sedan. klytic.com
