Otázka, ktorú treba rozhodnúť ako prvú
Skôr než začnete s priečinkami a skupinami, položte si túto otázku: má jedna osoba právo spravovať dokumenty všetkých spoločností?
Administrátor inštancie vytvára účty, skupiny a tímové priečinky. Technicky si teda môže dať prístup k ľubovoľnému priečinku. V spoločnej inštancii závisí oddelenie spoločností od nastavení, ktoré určí, nie od bariéry, ktorú by nemohol prekročiť.
- Ak je odpoveď áno (holding a dcérske spoločnosti spravované rovnakým tímom, overená dôvera): jedna inštancia s oddelenými rozsahmi.
- Ak je odpoveď nie (spoločnosti s rôznymi akcionármi, entita, ktorú musí byť možné predať, profesijné tajomstvo vlastné určitej činnosti): jedna inštancia na spoločnosť.
Režim 1: jedna inštancia na spoločnosť
Toto je silná izolácia. Klytic Docs vždy beží na vyhradenej inštancii: bez ohľadu na spôsob hostingu sa vaše súbory nikdy nemiešajú so súbormi iného klienta. Rovnaký princíp platí medzi spoločnosťami skupiny, ktoré túto bariéru chcú.
- Každá inštancia má vlastné účty, vlastných administrátorov a vlastné pravidlá zdieľania.
- Každá inštancia šifruje svoje údaje vlastným kľúčom, ktorý nezdieľa so žiadnou inou inštanciou.
- Každá inštancia môže byť hostovaná spôsobom zvoleným pre danú spoločnosť: cloud Klytic, dedikovaný server alebo servery spoločnosti. Zóna hostingu sa volí podľa príslušnej jurisdikcie, v závislosti od dostupnosti služieb.
- Predaj alebo oddelenie sa stáva jednoduchým: inštancia príslušnej spoločnosti odchádza s ňou.
Medzi dvoma inštanciami prebieha výmena cez odkazy na zdieľanie, ako s externým partnerom: Odkazy na zdieľanie a externé odosielanie. Výber hostingu podrobne opisuje stránka Hosting a suverenita.
Režim 2: jedna inštancia, oddelené rozsahy
Jedna inštancia vyhovuje, keď si ľudia dôverujú a niektoré priečinky sú spoločné pre celú skupinu. Oddelenie stojí na skupinách a tímových priečinkoch:
- Jedna skupina na spoločnosť, napríklad „Spoločnosť A – zamestnanci“ a „Spoločnosť B – zamestnanci“, prípadne ďalej rozdelená podľa oddelení.
- Tímové priečinky pre každú spoločnosť, otvorené iba skupine tejto spoločnosti.
- Spoločné priečinky skupiny (postupy, zásady, šablóny), otvorené všetkým na čítanie.
- Pravidlo zdieľania: administrátor môže obmedziť interné zdieľanie na členov skupín každej osoby. Zamestnanec spoločnosti A potom môže zdieľať iba s kolegami zo svojej skupiny.
- Delegácia, ak si každá spoločnosť spravuje nástupy sama: administrátor skupiny v každej spoločnosti vytvára a spravuje účty svojej skupiny bez prístupu k všeobecným nastaveniam.
Podrobnosti o právach podľa skupiny a priečinka nájdete v článku Ako nastaviť, kto vidí ktoré dokumenty.
Porovnanie oboch režimov
| Kritérium | Jedna inštancia na spoločnosť | Spoločná inštancia |
|---|
| Spoločný administrátor | Nie, iba pri výslovnej voľbe | Áno |
| Šifrovací kľúč | Jeden na spoločnosť | Jeden pre inštanciu |
| Spoločné priečinky skupiny | Cez odkazy na zdieľanie | Tímové priečinky otvorené viacerým skupinám |
| Osoba v dvoch spoločnostiach | Účet v každej inštancii | Jeden účet, dve skupiny |
| Predaj spoločnosti | Inštancia odchádza s ňou | Treba zorganizovať vyňatie priečinkov |
Osoba, ktorá pracuje pre dve dcérske spoločnosti
V spoločnej inštancii patrí do oboch skupín. Vidí teda oba rozsahy, každý so svojimi právami. To je očakávané správanie.
Rizikom je, že sa stane mostom: presunie alebo ďalej zdieľa dokument spoločnosti A smerom k spoločnosti B. Obmedzujú to tri nastavenia:
- dať jej iba právo na čítanie v rozsahu, v ktorom nemá vytvárať dokumenty;
- neudeliť jej právo ďalšieho zdieľania na citlivé priečinky;
- samostatne nastaviť jej práva na externé zdieľanie, aby dokument jednej spoločnosti neodišiel odkazom v mene druhej.
Ak toto riziko nie je prijateľné, je to znak, že obe spoločnosti patria do režimu 1. Osoba potom má účet v každej inštancii a každý účet vidí iba svoju spoločnosť.
Príklad: skupina troch spoločností
Holding vlastní obchodnú spoločnosť a projekčnú kanceláriu viazanú povinnosťou mlčanlivosti voči svojim klientom. Holding a obchodná spoločnosť zdieľajú jednu inštanciu: skupina pre každú spoločnosť, oddelené tímové priečinky, spoločný priečinok „Skupina – postupy“. Projekčná kancelária má vlastnú inštanciu s vlastným administrátorom. Finančná riaditeľka, ktorá pracuje pre všetky tri, má účet v každej inštancii.
Zmena režimu neskôr
Spôsob hostingu sa môže meniť, napríklad z cloudu Klytic na vyhradenú inštanciu. Rozdelenie spoločnej inštancie na dve alebo zlúčenie dvoch je projekt, ktorý treba pripraviť s Klytic: inventár priečinkov, účtov a odkazov a potom migrácia. Otázku spoločného administrátora je lepšie rozhodnúť hneď na začiatku.
