O que abrange esta secção
Uma empresa lida com dois tipos de documentos. Há os ficheiros do dia a dia: rascunhos, apresentações, folhas de acompanhamento, fotografias de obra. Têm de estar disponíveis em todo o lado e ser partilhados depressa. Há também os documentos que vinculam a empresa: contratos, faturas, processos individuais dos trabalhadores, procedimentos de qualidade. Para estes, a questão já não é apenas o acesso. É a versão que faz fé, o circuito de validação, o prazo de conservação e a capacidade de voltar atrás após um erro ou um ataque.
As mesmas palavras servem muitas vezes para os dois: armazenamento, partilha, sincronização, gestão documental. Não prometem a mesma coisa. Os guias abaixo distinguem-nas e, depois, os guias práticos mostram como cada necessidade se configura no Klytic Docs.
Procura um gesto concreto no seu espaço: vá diretamente a «Utilizar o Klytic Docs». Está a preparar uma escolha ou um caderno de encargos: comece por «Compreender».
Compreender
Sete guias com fontes. Mantêm-se válidos seja qual for a ferramenta escolhida e dizem quando a Klytic não é a resposta certa.
- Armazenamento, sincronização, partilha e gestão documental: quatro palavras usadas umas pelas outras, e o que cada uma promete realmente.
- Trabalhar em conjunto sem uma suite americana: o que se substitui bem num navegador e o que continua ligado a uma suite de escritório.
- Controlo de versões, replicação e cópia de segurança: três mecanismos que respondem a três avarias diferentes, e porque é que o histórico de versões não substitui a cópia de segurança.
- Ransomware: proteger e restaurar a gestão documental: reduzir o que uma conta comprometida consegue atingir e, depois, a ordem das operações para voltar a um estado são.
- Conservar e arquivar os documentos: o que uma política de arquivo fixa, e porque é que o prazo decorre da obrigação, não do disco.
- Ligar a gestão documental ao ERP, ao CRM e ao correio eletrónico: ligação, conector ou desenvolvimento, e o que é preciso decidir antes de ligar duas ferramentas.
- IA e documentos, sem os enviar para fora: o que sai da empresa quando um ficheiro passa por um serviço de inteligência artificial, e as condições de um tratamento no local.
Utilizar o Klytic Docs
Sete guias práticos para os clientes. Descrevem quem atua (o utilizador, o administrador da sua instância ou o suporte da Klytic) e o que obtém.
- Direitos por pessoa, grupo e pasta: definir quem vê que documentos, com grupos e pastas de equipa.
- Ligações de partilha e envios externos: palavra-passe, data de expiração, parceiros, e as proteções que o administrador pode tornar obrigatórias.
- Saída de um trabalhador ou de uma equipa: recuperar os ficheiros, encerrar as ligações e fechar o acesso sem perder nada.
- Várias empresas na plataforma: uma instância por empresa ou perímetros separados numa só, e o caso da pessoa que trabalha para duas filiais.
- Recuperar uma versão: voltar a uma versão anterior, recuperar um ficheiro eliminado, e quando pedir uma restauração ao suporte, incluída ou faturada consoante a causa.
- Sincronizar os seus dispositivos: computador, telemóvel e navegador, conflitos de cópia e dispositivo perdido.
- Pesquisa, etiquetas e classificação: pastas, etiquetas, pesquisa e circuitos de validação.
Localização dos dados e detenção das chaves
Onde estão alojados os documentos, quem opera o serviço e quem detém as chaves de encriptação: estas questões dizem respeito à soberania digital, tratada numa secção à parte. O guia O que é uma nuvem soberana? explica o que a encriptação protege consoante quem detém a chave. A página Alojamento e soberania descreve os modos de implementação da Klytic: nuvem Klytic, instância dedicada ou servidores do cliente, em qualquer zona geográfica que corresponda à jurisdição aplicável, sujeito à disponibilidade dos serviços, nomeadamente na Europa ou na Maurícia.
Sobre as cópias de segurança, a sua frequência e a sua restauração, veja também Segurança e cópias de segurança. A oferta propriamente dita é apresentada na página Klytic Docs.
