Какво обхваща разделът
Всяко дружество работи с два вида документи. Има ежедневни файлове: чернови, презентации, таблици за проследяване, снимки от обекти. Те трябва да са достъпни отвсякъде и да се споделят бързо. Има и документи, които обвързват дружеството: договори, фактури, досиета на персонала, процедури за качество. При тях въпросът вече не е само достъпът. Важни са валидната версия, работният поток за одобрение, срокът на съхранение и възможността да се върнете назад след грешка или атака.
Едни и същи думи често се използват за двата: съхранение, споделяне, синхронизация, DMS. Те не обещават едно и също. Ръководствата по-долу ги разграничават, а указанията показват как всяка нужда се решава в Klytic Docs.
Търсите конкретно действие в вашето пространство: отидете директно на „Използване на Klytic Docs“. Подготвяте избор или техническо задание: започнете с „Разбиране“.
Разбиране
Седем ръководства с източници. Те остават валидни, независимо кой инструмент е избран, и казват кога Klytic не е правилният отговор.
- Съхранение, синхронизация, споделяне и DMS: четири думи, които се използват една вместо друга, и какво наистина обещава всяка от тях.
- Съвместна работа без американски офис пакет: какво се замества добре в браузъра и какво остава свързано с офис пакет.
- Версиониране, репликация и резервни копия: три механизма за три различни аварии и защо историята на версиите не замества резервното копие.
- Рансъмуер: защита и възстановяване на DMS: как да ограничите до какво може да стигне компрометиран акаунт и в какъв ред да се върнете към чисто състояние.
- Съхранение и архивиране на документи: какво определя политиката за архивиране и защо срокът произтича от задължението, а не от диска.
- Свързване на DMS с ERP, CRM и електронната поща: връзка, конектор или разработка и какво трябва да се реши, преди да се свържат два инструмента.
- ИИ за документи, без изпращане навън: какво напуска дружеството, когато файл мине през услуга за изкуствен интелект, и условията за обработка на място.
Използване на Klytic Docs
Седем указания за клиенти. Те посочват кой действа (потребителят, администраторът на вашата инстанция или поддръжката на Klytic) и какво получавате.
- Права по човек, група и папка: как да определите кой какви документи вижда, с групи и екипни папки.
- Връзки за споделяне и външно изпращане: парола, крайна дата, партньори и защитите, които администраторът може да наложи като задължителни.
- Напускане на служител или екип: придобиване на файловете, затваряне на връзките и прекратяване на достъпа, без да се загуби нищо.
- Няколко дружества в платформата: по една инстанция на дружество или отделни периметри в една инстанция, и случаят на човек, който работи за две дъщерни дружества.
- Връщане на версия: връщане към предишна версия, възстановяване на изтрит файл и кога да поискате възстановяване от поддръжката – включено или платено според причината.
- Синхронизиране на устройствата: компютър, телефон и браузър, конфликти между копия и изгубено устройство.
- Търсене, етикети и класиране: папки, етикети, търсене и работни потоци за одобрение.
Място на данните и притежание на ключовете
Къде се хостват документите, кой експлоатира услугата и кой притежава ключовете за криптиране: тези въпроси са част от цифровия суверенитет и се разглеждат в отделен раздел. Ръководството Какво е суверенен облак? обяснява какво защитава криптирането според това кой притежава ключа. Страницата Хостинг и суверенитет описва начините на внедряване на Klytic: облакът на Klytic, отделна инстанция или сървърите на клиента, във всяка географска зона, съответстваща на приложимата юрисдикция, при наличност на услугите, по-специално в Европа или в Мавриций.
За резервните копия, тяхната честота и възстановяването вижте и Сигурност и резервни копия. Самата услуга е представена на страницата Klytic Docs.
