Hvad sektionen dækker
En virksomhed håndterer to slags dokumenter. Der er hverdagens filer: udkast, præsentationer, opfølgningsark, billeder fra byggepladsen. De skal være tilgængelige overalt og hurtigt kunne deles. Og der er de dokumenter, der forpligter virksomheden: kontrakter, fakturaer, personalesager, kvalitetsprocedurer. For dem handler det ikke længere kun om adgang. Det handler om den gældende version, godkendelsesforløbet, opbevaringsperioden og muligheden for at gå tilbage efter en fejl eller et angreb.
De samme ord bruges ofte om begge dele: lagring, deling, synkronisering, dokumentstyring. De lover ikke det samme. Guiderne nedenfor adskiller dem, og vejledningerne viser derefter, hvordan hvert behov indstilles i Klytic Docs.
Søger I en bestemt handling i jeres område, så gå direkte til »Brug Klytic Docs«. Forbereder I et valg eller en kravspecifikation, så begynd med »Forstå«.
Forstå
Syv guider med kilder. De gælder uanset det valgte værktøj og siger, hvornår Klytic ikke er det rette svar.
- Lagring, synkronisering, deling og dokumentstyring: fire ord, der bruges i flæng, og hvad hvert af dem reelt lover.
- Samarbejde om dokumenter uden en amerikansk kontorpakke: hvad der fint kan erstattes i en browser, og hvad der stadig er bundet til en kontorpakke.
- Versionering, replikering og backup: tre mekanismer, der svarer på tre forskellige nedbrud, og hvorfor versionshistorikken ikke erstatter backup.
- Ransomware: beskyt og gendan dokumentstyringen: begræns, hvad en kompromitteret konto kan nå, og følg rækkefølgen for at komme tilbage til en ren tilstand.
- Opbevar og arkivér dokumenter: hvad en arkiveringspolitik fastlægger, og hvorfor varigheden kommer fra forpligtelsen og ikke fra disken.
- Forbind dokumentstyringen med ERP, CRM og e-mail: link, connector eller udvikling, og hvad der skal afgøres, før to værktøjer forbindes.
- AI og dokumenter uden at sende dem ud af huset: hvad der forlader virksomheden, når en fil passerer gennem en AI-tjeneste, og betingelserne for en lokal behandling.
Brug Klytic Docs
Syv vejledninger til kunder. De beskriver, hvem der handler (brugeren, administratoren af jeres instans eller Klytic-supporten), og hvad I opnår.
- Rettigheder pr. person, gruppe og mappe: styr, hvem der ser hvilke dokumenter, med grupper og teammapper.
- Delingslinks og eksterne forsendelser: adgangskode, udløbsdato, partnere og de beskyttelser, administratoren kan gøre obligatoriske.
- Når en medarbejder eller et team stopper: hent filerne, luk links, og luk adgangen uden at miste noget.
- Flere selskaber på platformen: én instans pr. selskab eller adskilte områder i én instans, og tilfældet med en person, der arbejder for to datterselskaber.
- Find en version: gå tilbage til en tidligere version, hent en slettet fil, og hvornår man skal bede supporten om en gendannelse, inkluderet eller faktureret afhængigt af årsagen.
- Synkronisér jeres enheder: computer, telefon og browser, kopikonflikter og mistet enhed.
- Søgning, mærker og klassificering: mapper, mærker, søgning og godkendelsesforløb.
Datas placering og ejerskab af nøglerne
Hvor dokumenterne hostes, hvem der driver tjenesten, og hvem der har krypteringsnøglerne: disse spørgsmål hører under digital suverænitet, som behandles i en særskilt sektion. Guiden Hvad er en suveræn cloud? forklarer, hvad krypteringen beskytter, afhængigt af hvem der har nøglen. Siden Hosting og suverænitet beskriver Klytics driftsformer: Klytic-cloud, dedikeret instans eller kundens egne servere, i enhver geografisk zone, der svarer til den gældende jurisdiktion, med forbehold for tjenesternes tilgængelighed, blandt andet i Europa eller på Mauritius.
Om backup, hyppighed og gendannelse, se også Sikkerhed og backup. Selve tilbuddet præsenteres på siden Klytic Docs.
