Pytanie, które trzeba rozstrzygnąć najpierw
Zanim zajmą się Państwo folderami i grupami, proszę zadać sobie pytanie: czy jedna osoba może administrować dokumentami wszystkich spółek?
Administrator instancji tworzy konta, grupy i foldery zespołów. Technicznie może więc nadać sobie dostęp do dowolnego folderu. We wspólnej instancji rozdział między spółkami opiera się na jego ustawieniach, a nie na barierze, której nie mógłby pokonać.
- Jeśli odpowiedź brzmi tak (holding i spółki zależne zarządzane przez ten sam zespół, ugruntowane zaufanie): jedna instancja z odrębnymi zakresami.
- Jeśli odpowiedź brzmi nie (spółki o różnych udziałowcach, podmiot, który musi dać się sprzedać, tajemnica zawodowa właściwa dla danej działalności): instancja dla każdej spółki.
Model 1: instancja dla każdej spółki
To silna izolacja. Klytic Docs zawsze działa na dedykowanej instancji: niezależnie od trybu hostingu Państwa pliki nie sąsiadują z plikami żadnego innego klienta. Ta sama zasada obowiązuje między spółkami z grupy, które chcą takiej bariery.
- Każda instancja ma własne konta, własnych administratorów i własne zasady udostępniania.
- Każda instancja szyfruje swoje dane własnym kluczem, który nie jest współdzielony z żadną inną instancją.
- Każda instancja może być hostowana w trybie wybranym dla danej spółki: chmura Klytic, serwer dedykowany lub serwery spółki. Strefę hostingu wybiera się według właściwej jurysdykcji, z zastrzeżeniem dostępności usług.
- Sprzedaż lub wydzielenie spółki staje się proste: instancja danej spółki odchodzi razem z nią.
Między dwiema instancjami wymiana odbywa się za pomocą linków udostępniania, tak jak z partnerem zewnętrznym: Linki udostępniania, partnerzy i pobieranie. Wybór hostingu opisano szczegółowo na stronie Hosting i suwerenność.
Model 2: jedna instancja, odrębne zakresy
Jedna instancja sprawdza się, gdy ludzie sobie ufają, a niektóre foldery są wspólne dla grupy. Rozdział opiera się na grupach i folderach zespołów:
- Grupa dla każdej spółki, na przykład „Spółka A – pracownicy” i „Spółka B – pracownicy”, ewentualnie podzielona na działy.
- Foldery zespołów dla każdej spółki, otwarte wyłącznie dla grupy tej spółki.
- Foldery wspólne dla grupy kapitałowej (procedury, regulaminy, szablony), otwarte dla wszystkich do odczytu.
- Zasada udostępniania: administrator może ograniczyć udostępnianie wewnętrzne do członków grup danej osoby. Pracownik spółki A może wtedy udostępniać tylko współpracownikom ze swojej grupy.
- Delegowanie, jeśli każda spółka sama obsługuje nowych pracowników: administrator grupy w każdej spółce tworzy konta swojej grupy i nimi zarządza, bez dostępu do ustawień ogólnych.
Szczegóły uprawnień według grupy i folderu opisano w Jak ustawić, kto widzi które dokumenty.
Porównanie obu modeli
| Kryterium | Instancja dla każdej spółki | Wspólna instancja |
|---|
| Wspólny administrator | Nie, chyba że zostanie to wyraźnie wybrane | Tak |
| Klucz szyfrowania | Jeden na spółkę | Jeden dla instancji |
| Foldery wspólne dla grupy | Przez linki udostępniania | Foldery zespołów otwarte dla kilku grup |
| Osoba w dwóch spółkach | Konto w każdej instancji | Jedno konto, dwie grupy |
| Sprzedaż spółki | Instancja odchodzi razem z nią | Trzeba zorganizować wyodrębnienie folderów |
Osoba pracująca dla dwóch spółek zależnych
We wspólnej instancji należy do obu grup. Widzi więc oba zakresy, każdy z odpowiednimi uprawnieniami. Tak ma być.
Ryzyko polega na tym, że stanie się pomostem: przeniesie lub udostępni dalej dokument spółki A do spółki B. Ograniczają to trzy ustawienia:
- nadanie jej tylko prawa odczytu w zakresie, w którym nie musi tworzyć dokumentów;
- nieprzyznawanie jej prawa dalszego udostępniania w folderach wrażliwych;
- osobne ustawienie jej uprawnień do udostępniania zewnętrznego, aby dokument jednej spółki nie wyszedł przez link w imieniu drugiej.
Jeśli tego ryzyka nie da się zaakceptować, oznacza to, że obie spółki wymagają modelu 1. Osoba ma wtedy konto w każdej instancji, a każde konto widzi tylko swoją spółkę.
Przykład: grupa trzech spółek
Holding posiada spółkę handlową i biuro projektowe zobowiązane do zachowania poufności wobec swoich klientów. Holding i spółka handlowa dzielą jedną instancję: grupa dla każdej spółki, odrębne foldery zespołów, wspólny folder „Grupa – procedury”. Biuro projektowe ma własną instancję z własnym administratorem. Dyrektor finansowa, która pracuje dla wszystkich trzech, ma konto w każdej instancji.
Późniejsza zmiana modelu
Tryb hostingu może się zmienić, na przykład z chmury Klytic na instancję dedykowaną. Podział wspólnej instancji na dwie lub połączenie dwóch to projekt, który trzeba przygotować z Klytic: inwentaryzacja folderów, kont i linków, a następnie migracja. Lepiej rozstrzygnąć kwestię wspólnego administratora od samego początku.
