Co obejmuje ten dział
Firma ma do czynienia z dwoma rodzajami dokumentów. Są pliki codziennego użytku: szkice, prezentacje, tabele monitorowania, zdjęcia z budowy. Muszą być dostępne wszędzie i szybko udostępniane. Są też dokumenty, które wiążą firmę: umowy, faktury, akta osobowe, procedury jakości. W ich przypadku chodzi już nie tylko o dostęp. Liczy się wiążąca wersja, obieg zatwierdzania, okres przechowywania i możliwość cofnięcia się po błędzie lub ataku.
Te same słowa często służą do opisu obu rodzajów: przechowywanie, udostępnianie, synchronizacja, DMS. Nie obiecują one jednak tego samego. Poniższe poradniki je rozróżniają, a praktyczne przewodniki pokazują, jak każdą potrzebę rozwiązuje się w Klytic Docs.
Szukają Państwo konkretnej czynności w swojej przestrzeni: proszę przejść od razu do części „Korzystanie z Klytic Docs”. Przygotowują Państwo wybór rozwiązania lub specyfikację wymagań: proszę zacząć od części „Zrozumieć”.
Zrozumieć
Siedem poradników opartych na źródłach. Pozostają aktualne niezależnie od wybranego narzędzia i mówią, kiedy Klytic nie jest właściwą odpowiedzią.
- Przechowywanie, synchronizacja, udostępnianie i DMS: cztery pojęcia używane zamiennie i to, co każde z nich naprawdę obiecuje.
- Praca zespołowa bez amerykańskiego pakietu: co dobrze zastępuje się w przeglądarce, a co pozostaje związane z pakietem biurowym.
- Wersjonowanie, replikacja i kopia zapasowa: trzy mechanizmy, które odpowiadają na trzy różne awarie, i dlaczego historia wersji nie zastępuje kopii zapasowej.
- Ransomware: ochrona i przywracanie systemu DMS: jak ograniczyć to, do czego może dotrzeć przejęte konto, i kolejność działań, aby wrócić do czystego stanu.
- Przechowywanie i archiwizacja dokumentów: co ustala polityka archiwizacji i dlaczego okres przechowywania wynika z obowiązku prawnego, a nie z pojemności dysku.
- Połączenie DMS z ERP, CRM i pocztą: link, konektor czy rozwiązanie programistyczne i co trzeba rozstrzygnąć przed połączeniem dwóch narzędzi.
- AI i dokumenty bez wysyłania ich na zewnątrz: co opuszcza firmę, gdy plik trafia do usługi sztucznej inteligencji, i warunki przetwarzania na miejscu.
Korzystanie z Klytic Docs
Siedem praktycznych przewodników dla klientów. Opisują, kto działa (użytkownik, administrator Państwa instancji lub dział wsparcia Klytic) i co Państwo uzyskują.
- Uprawnienia dla osób, grup i folderów: ustalanie, kto widzi które dokumenty, za pomocą grup i folderów zespołowych.
- Linki udostępniania i wysyłki zewnętrzne: hasło, data wygaśnięcia, partnerzy i zabezpieczenia, które administrator może uczynić obowiązkowymi.
- Odejście pracownika lub zespołu: odzyskanie plików, zamknięcie linków i odebranie dostępu bez utraty danych.
- Kilka spółek na jednej platformie: jedna instancja na spółkę lub oddzielne zakresy w jednej instancji oraz przypadek osoby pracującej dla dwóch spółek zależnych.
- Odzyskiwanie wersji: powrót do wcześniejszej wersji, odzyskanie usuniętego pliku i kiedy zlecić przywrócenie działowi wsparcia – wliczone w cenę lub płatne w zależności od przyczyny.
- Synchronizacja urządzeń: komputer, telefon i przeglądarka, konflikty kopii i utracone urządzenie.
- Wyszukiwanie, etykiety i klasyfikacja: foldery, etykiety, wyszukiwanie i obiegi zatwierdzania.
Miejsce przechowywania danych i posiadanie kluczy
Gdzie hostowane są dokumenty, kto obsługuje usługę i kto posiada klucze szyfrowania: te pytania dotyczą suwerenności cyfrowej, omawianej w osobnym dziale. Poradnik Czym jest chmura suwerenna? wyjaśnia, co chroni szyfrowanie w zależności od tego, kto posiada klucz. Strona Hosting i suwerenność opisuje sposoby wdrożenia Klytic: chmura Klytic, instancja dedykowana lub serwery klienta, w dowolnej strefie geograficznej odpowiadającej właściwej jurysdykcji, z zastrzeżeniem dostępności usług, w szczególności w Europie lub na Mauritiusie.
Informacje o kopiach zapasowych, ich częstotliwości i przywracaniu znajdują się także na stronie Bezpieczeństwo i kopie zapasowe. Sama oferta jest przedstawiona na stronie Klytic Docs.
