Wat u krijgt
Drie middelen, van het snelste tot het ruimste:
| Situatie | Middel | Wie handelt |
|---|
| Een ongelukkige wijziging in een bestand | Versiegeschiedenis | U, in uw ruimte |
| Een verwijderd bestand of verwijderde map | Prullenbak | U, in uw ruimte |
| Prullenbak geleegd, hele map beschadigd, ruimer incident | Back-ups van Klytic, 30 dagen | De support van Klytic, op aanvraag |
De eerste twee middelen zijn onmiddellijk en kosteloos. Het derde is inbegrepen of gefactureerd naargelang de oorzaak: zie verderop.
Een oude versie herstellen
- Open in de browser het detailpaneel van het betrokken bestand.
- Toon de versiegeschiedenis. Elke versie is gedateerd.
- Om de inhoud te controleren voor u kiest, downloadt u de versie en opent u ze.
- Herstel de gewenste versie. Ze wordt opnieuw de huidige versie. De versie die u vervangt, gaat niet verloren: ze komt in de geschiedenis terecht, en u kunt ernaar terugkeren.
U kunt ook een naam geven aan een belangrijke versie, bijvoorbeeld ‘ondertekende versie’ of ‘verstuurd naar de klant’. Een versie met een naam is uitgesloten van de automatische opschoning die hieronder wordt beschreven.
Hoeveel versies worden bewaard
Klytic Docs bewaart niet alle versies voor onbepaalde tijd. Hoe ouder een versie, hoe ijler de geschiedenis:
- tijdens het eerste uur ongeveer één versie per minuut;
- tijdens de eerste dag één versie per uur;
- tot 30 dagen één versie per dag;
- daarna één versie per week.
Opslagmomenten die heel dicht bij elkaar liggen, worden samengevoegd: een nieuwe versie wordt alleen aangemaakt als er enkele minuten zijn verstreken sinds de vorige. Versies nemen ruimte in. Overschrijden ze het voorziene deel van de vrije ruimte van de gebruiker, dan worden de oudste eerst verwijderd. Hebt u een bijzondere vereiste voor het bewaren van versies, bespreek het dan met de support van Klytic.
Een verwijderd bestand terugvinden
Een verwijderd bestand of een verwijderde map gaat eerst naar de prullenbak. Vanuit de weergave van verwijderde bestanden kunt u het herstellen, downloaden of definitief verwijderen. Na herstel staat het terug op zijn oorspronkelijke locatie, met zijn versiegeschiedenis.
- Items in de prullenbak worden standaard minstens 30 dagen bewaard. Daarna kunnen ze definitief worden verwijderd als er ruimte tekortschiet.
- In een gedeelde map gaat een item dat een collega verwijdert naar de prullenbak van de eigenaar. Ziet u het niet in de uwe, vraag het dan aan de eigenaar van de map.
- In een teammap kunnen verwijderde items worden teruggehaald door de leden die toegang hebben tot de map.
Voorbij de prullenbak: de back-up van Klytic
De geschiedenis en de prullenbak bevinden zich in de dienst. Ze dekken geen geleegde prullenbak, een volledig overschreven map of een incident dat de instantie treft. Voor die gevallen wordt van Klytic Docs elk uur een back-up gemaakt. De back-ups zijn versleuteld, gerepliceerd over meerdere sites, onveranderlijk en worden 30 dagen bewaard.
Of een herstel ten laste wordt genomen, hangt af van de oorzaak:
- storing van de dienst van Klytic: inbegrepen;
- opzettelijke verwijdering door een werknemer, die bijvoorbeeld bij zijn vertrek zijn bestanden wist, of een account dat bij een vertrek te vroeg door een beheerder werd verwijderd: inbegrepen, binnen de grens van 3 aanvragen per maand;
- aanval ondanks correct beveiligde computers (updates toegepast, antivirus actief): inbegrepen;
- onopzettelijke verwijdering, verkeerde handeling, of onvoldoende beveiligde computers: betaald supportticket.
Een per vergissing verwijderd bestand of overschreven map valt onder verkeerde handeling. Controleer dus eerst de versiegeschiedenis en de prullenbak.
Om een herstel aan te vragen, neemt u contact op met de support van Klytic en vermeldt u:
- de betrokken map of het betrokken bestand, met het pad;
- de geschatte datum en het geschatte uur waarop het nog correct was;
- of het herstel het bestaande moet vervangen of ernaast moet worden geplaatst.
Waarom de versiegeschiedenis geen back-up vervangt: de gids Versiebeheer, replicatie en back-up van documenten legt het uitgebreid uit.
Samen bewerken en lokale kopieën
Wanneer meerdere personen een document in de browser bewerken, volgt de geschiedenis dat gemeenschappelijke bestand. De opslagmomenten tijdens de sessie verschijnen er als versies.
Een kopie die op een computer werd gedownload en daarna gewijzigd, hoort niet bij de geschiedenis zolang ze niet terug in Klytic Docs wordt geplaatst. Met de synchronisatieclient maakt elke verzending vanaf de computer daarentegen een nieuwe versie aan op de server. Zie Klytic Docs synchroniseren op uw apparaten.
Afhankelijk van de versleutelingsmodus van de map worden de geschiedenis en de voorvertoning van versies mogelijk niet op dezelfde manier aangeboden. Twijfelt u over een end-to-end versleutelde map, vraag het dan aan de support voordat u het nodig hebt.
Voorbeeld
Op een dinsdag om 16.00 uur plakt een medewerker per vergissing een oude prijstabel in het gemeenschappelijke tarievenoverzicht. Hij opent de geschiedenis, downloadt de versie van 11.00 uur om te controleren en herstelt ze daarna. De foute versie blijft in de geschiedenis. Op vrijdag wordt hetzelfde overzicht per vergissing verwijderd: de verantwoordelijke herstelt het uit de prullenbak van de teammap. Er was geen tussenkomst van de support nodig, en er werd niets gefactureerd.
Veelgestelde vragen
Is de synchronisatie op mijn computer een back-up?
Nee: een verwijdering op de computer wordt doorgevoerd in de dienst. Zie Klytic Docs synchroniseren op uw apparaten.
Kan ik een bestand terughalen dat twee maanden geleden werd verwijderd?
Alleen als het nog in de prullenbak staat. De back-ups van Klytic dekken de laatste 30 dagen. Voor langdurige bewaring, zie Documenten bewaren en archiveren.
Wat te doen als alle bestanden van een map door een virus zijn versleuteld?
Neem meteen contact op met de support van Klytic. Waren uw computers correct beveiligd, dan is het herstel inbegrepen: u bent slachtoffer van de aanval. Waren ze onvoldoende beveiligd, bijvoorbeeld bij gebrek aan updates of antivirus, dan wordt er een betaald supportticket voor aangemaakt. De werkwijze staat in Documentbeheer (DMS) beschermen tegen ransomware, en herstellen.
Wie heeft het bestand gewijzigd?
Het activiteitenlogboek van de map toont het. Zie Instellen wie welke documenten ziet.
